Nationale Suisse

Schnell und komfortabel durch den Konsolidierungsprozess

Die Lösung im Überblick

Nationale Suisse

Eingebettet in eine Umstellung auf IFRS war bei Nationale Suisse eine schnelle, professionelle Lösung zur Konsolidierung gefragt, die größtmögliche Prozessunterstützung bietet und zugleich einfach zu bedienen ist. Im Zuge des neuen Rechnungslegungsstandards wurde es notwendig, in Datenstruktur und Kontenpläne einzugreifen. Deshalb wurde die moderne Technologie von Tagetik zugleich dafür genutzt, die Konsolidierung in ihrem Leistungsumfang zu erweitern. Über die Daten für die externe Rechnungslegung hinaus ist der Fachbereich nun auch in der Lage, Daten zur internen Steuerung und Planung parallel aufzubereiten und damit das interne Rechnungswesen zu bedienen. Herzstück der Lösung ist ein ausgeklügeltes Berichtswesen, das sich abhängig von Gesellschaften und Kontenbereichen dynamisch aufbaut und den Anwendern ausschließlichen Zugriff auf die für sie relevanten Daten gewährt.

Die Umstellung des Rechnungslegungsstandards von Swiss GAAP (FER) auf IFRS ging bei Nationale Suisse einher mit der Einführung eines neuen Konsolidierungswerkzeugs. Ihren Jahresabschluss 2009 konsolidierte die Schweizerische National-Versicherungs-Gesellschaft erstmals mit Tagetik. Zu diesem Wechsel hatte sich die Unternehmensgruppe entschlossen, da bestimmte Anforderungen – z.B. hinsichtlich der Segmentberichterstattung – mit dem alten System nicht zu bewältigen gewesen wären bzw. es eines massiven Umbaus bedurft hätte. Zudem hatte der Hersteller angekündigt, die Software auslaufen zu lassen. Für Nationale Suisse lag es folglich auf der Hand, sich nach einer neuen, leistungsfähigen Lösung umzuschauen.

Um das optimale Produkt am Markt ausfindig zu machen, ging dem Projekt eine intensive Evaluierungsphase voraus, die sich über mehrere Monate erstreckte. Unter Federführung von Horvàth & Partners waren die einschlägigen Anbieter an dem mehrstufigen Verfahren (Fragebogen, Präsentationen und Prototyping) beteiligt. Am Ende gaben die Horvàth-Experten Tagetik den Vorzug, was sie vor allem mit dessen Schnelligkeit und Professionalität begründeten. Diesem Urteil schlossen sich die Verantwortlichen von Nationale Suisse an. Der Startschuss für das Projekt fiel alsbald.

„Ziel war es, einen IFRS Abschluss inklusive aller damit verbundenen Offenlegungen, wie z.B. eine Segmentberichterstattung, vollautomatisch abbilden zu können. Auch was die Geschwindigkeit und die Detailtiefe der Daten betrifft, wollten wir uns verbessern“, fasst Kirsten Fender, Leiterin Konzernrechnungswesen bei Nationale Suisse, die Anforderungen zusammen. Wurden mit dem alten System lediglich Daten aufbereitet, um die Halbjahres- und Jahresabschlüsse nach Swiss GAAP (FER) zu erstellen, ist die neue Lösung in ihrem Funktionsumfang deutlich breiter angelegt. Im Rahmen der unternehmensweiten Umstellung der Rechnungslegung auf IFRS werden die konsolidierten Daten künftig zugleich für das Controlling nutzbar gemacht und dort in ein Data Warehouse überführt.

Komplexe Konten-und Segmentstrukturen für das interne Rechnungswesen

Um dies zu gewährleisten, war es im Vorfeld notwendig, die Datenstruktur zu reorganisieren. Ursprünglich rein „legal entity“-orientiert, stellte Nationale Suisse auf eine Struktur um, die sich an den Reporting Units ausrichtet. Auf dieser Ebene finden nun Datenerhebung, Abstimmung und Konsolidierung statt. Eine zusätzliche Detaillierungstiefe ergibt sich aus der Segmentierung nach Branchengruppen/Geschäftsbereichen.

Dabei wird die Einteilung nach Branchengruppen/Geschäftsbereichen individuell nach Reporting Units verwaltet. Das bedeutet, dass jeder Reporting Unit aus einem Set von 170 Kombinationsmöglichkeiten die entsprechende Spezifikation zugewiesen und kontenspezifisch abgefragt werden – und zwar sowohl für die Bilanz als auch für die Gewinn- und Verlustrechnung. Diese Zuordnungsmatrizen sind in Tagetik hinterlegt, was eine administrationsarme und zugleich automatisierte Vorgehensweise gewährleistet.

Alles andere als trivial: Das dynamische Berichtswesen

Im Hinblick auf die komplexe Segmentierung war der Fachabteilung sehr daran gelegen, dass das Berichtswesen weitestgehend volldynamisch arbeitet. Das ausgeklügelte Konzept ist so angelegt, dass jeder User ausschließlich auf für ihn relevante Informationen und Strukturen zugreift. Zudem richtete sich das Augenmerk in der Projektrealisierung insbesondere auf die automatisierte Anbindung von Vorsystemen über Schnittstellen. Daten, die darüber nicht geliefert werden, können über das webfähige Berichtswesen erfasst werden. Auf diese Weise arbeitet das System stabil, und gleichzeitig bleibt die hochkomplexe Gesamtstruktur gut handhabbar für die Anwender. Die geforderte Detaillierungstiefe erstreckt sich dabei über partnergenaue Konten der Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Notes, inklusive der kontenabhängigen relevanten Spiegelaufrisse – natürlich unter Beachtung der Segmentierung. Im Vergleich zu der alten Lösung ergibt sich aus dieser Zergliederung ein erheblich vertiefter Datensatz, den es zu verwalten gilt.

Automatisierte Abstimmung der konzerninternen Beziehungen

Davon abgesehen gab es bei diesem Projekt noch einige branchenspezifische Besonderheiten zu beachten. Diese lassen sich in einer höheren Komplexität des verwendeten Kontenplanes und der konzerninternen Verflechtungen zusammenfassen. Für die Abstimmung der aufwändigen, konzerninternen Geschäftsvorfälle kommt dem IC Matching-Cockpit, einem speziellen Feature von Tagetik, besondere Bedeutung zu. Damit ist Nationale Suisse in der Lage, konzerninterne Beziehungen transaktionswährungsgenau abzustimmen – wahlweise auf Ebene der Reporting Units oder der Gesellschaft als Aggregat.

Bei der Realisierung fungierten Horvàth & Partners als Generalunternehmer und übernahmen das Projektmanagement. Neben der systemseitigen Betreuung war pmOne damit betraut, die Schnittstellen einzurichten. Dem langjährigen Partner Alper & Schetter oblag die Einrichtung der Konsolidierungsapplikation inklusive des Berichtswesens. Unterstützt wurde das Team durch vier Mitarbeiter des Konzernrechnungswesens von Nationale Suisse. Die Fachabteilung wiederum war parallel in weitere Projekte eingebunden, die inhaltlich z.T. miteinander verzahnt waren (unternehmensweite Einführung von IFRS, Einführung eines neuen Hauptbuches). Obwohl die Einführung der neuen Konsolidierungslösung ein Teilprojekt in diesem Geflecht darstellte, konnte es im beabsichtigten Zeitrahmen umgesetzt werden. Lediglich die Testphase fiel aufgrund der Abhängigkeit von den anderen Projekten letztendlich länger aus als veranschlagt.

Eingebettet in eine Umstellung auf IFRS und mit deutlich reorganisierten Datenstrukturen ist es dem Projektteam gelungen, eine schnelle, professionelle Lösung aufzusetzen, die die Anwender mit dem größtmöglichen Komfort durch den Konsolidierungsprozess leitet und übersichtlich und auf direktem Weg zur Abschlusserstellung führt. „Mit der neuen Lösung sind wir wesentlich schneller und detaillierter“, bringt es Kirsten Fender auf den Punkt.

Dass die Lösung zugleich auch flexibel ist, beweist die Tatsache, dass parallel und ohne großen Mehraufwand ein Extrakt erstellt wird. Mit dieser schlankeren Version kommt Nationale Suisse neuen Anforderungen der schweizerischen Finanzmarktaufsicht nach, die den Unternehmen vermehrte Berichtspflichten auferlegt hat.

Kundenprofil

Nationale Suisse ist eine innovative, international tätige und unabhängige Schweizer Versicherungsgruppe, die attraktive Risiko- und Vorsorgelösungen in den Bereichen Nichtleben und Leben sowie zunehmend auch maßgeschneiderte Specialty Lines-Deckungen anbietet. Die Bruttoprämien belaufen sich konsolidiert auf 1,8 Milliarden Schweizer Franken (2010). Die Gruppe umfasst das Stammhaus und rund 20 Tochtergesellschaften und Niederlassungen, die mit fokussierten Produktlinien in den Versicherungsmärkten Schweiz, Italien, Spanien, Deutschland, Belgien, Liechtenstein, Malaysia und Lateinamerika tätig sind. Der Hauptsitz der Schweizerischen National-Versicherungs-Gesellschaft AG ist in Basel. Die Aktie der Gesellschaft ist an der SIX Swiss Exchange notiert (NATN). Am 31. Dezember 2010 beschäftigte die Gruppe 1948 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Vollzeitstellen).

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Pluspunkte der Lösung

  • Geschwindigkeit und Professionalität bei der Abschlusserstellung
  • Konsolidierung mit hohem Automatisierungsgrad
  • Daten für externes und internes Rechnungswesen werden in einem Schritt aufbereitet
  • Dynamisches Berichtswesen bei fachabteilungstauglicher Verwaltung

Für uns ist Transparenz wichtig. Tagetik überzeugt uns durch die klare Strukturierung und Führung durch den Konsolidierungsprozess, wobei Einfachheit und Übersichtlichkeit gewahrt bleiben.

 

Martin Harmann, Chief Accountant, Nationale Suisse

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