Valora

Neues Managementreporting für eine vorausschauende Unternehmenssteuerung

Die Lösung im Überblick

Als börsenkotiertes Unternehmen verfügte Valora über ein Reporting (Berichtswesen), das stark auf den Bereich Finanzen und Konsolidierung fokussiert war. Mit der Unterstützung von pmOne hat Valora ein Management-Informationssystem auf Basis einer Microsoft Business Intelligence Plattform realisiert, das die Finanzsicht im Controlling durch flexible und aktuelle Reports und Analysen aus der Business-Sicht ergänzt und damit eine marktnahe Steuerung der dynamischen Geschäftsbereiche unterstützt.

Valora ist mit seinen Divisionen Retail, Services und Trade Marktführer im kleinflächigen Convenience- Handel und im Vertrieb von Presseerzeugnissen sowie exklusiver Vertreter von Food- und Non Food-Markenartikeln im Einzelhandel. Als börsenkotiertes Unternehmen verfügt Valora über eine ausgereifte IT-Landschaft für die Finanzberichterstattung. Für die Steuerung der dynamischen Geschäftsbereiche konnte das klassische Finanzcontrolling jedoch nicht immer die benötigten Informationen liefern. Die finanzorientierten Kennzahlenanalysen sind für eine vorausschauende Unternehmensführung zu sehr rückwärtsgewandt, außerdem waren die Analysemöglichkeiten mit den bestehenden Systemen nicht flexibel genug.

Mit der Neustrukturierung des Managements stand für das Handelsunternehmen daher fest, dass ein integriertes Management-Informationssystem aufgebaut werden sollte, das ein zukunftsorientiertes Steuern und Entscheiden unterstützt. Vor allem der Retail-Bereich, das Kerngeschäft von Valora, sollte Top-down auf allen Aggregationsebenen betrachtet und flexibel bis auf grundlegende Detailebenen analysiert werden können. Die Valora Gruppe wird durch einen Verwaltungsrat mit fünf Mitgliedern geführt, die operative Führung erfolgt durch eine Konzernleitung mit fünf Mitgliedern. Für diese Führungsmannschaft vor allem galt es, so schnell wie möglich ein transparentes Reporting entlang der Business-Linien zu etablieren.

Fundiertes Fachkonzept als Realisierungsgrundlage

Zur Einführung eines entsprechenden Informationssystems wurde das Projekt VALIS (Valora Informationssystem) aufgesetzt, das von der Fachseite, also aus dem Controlling, gesteuert und von der IT-Abteilung unterstützt wurde. Zu Beginn des Projekts stand die Erarbeitung eines Fachkonzepts, in dem beispielsweise die steuerungsrelevanten Kennzahlen definiert wurden. Die systemtechnische Analyse ergab, dass die IT-Systeme, aus denen die Finanzinformationen für das börsenorientierte externe Rechnungswesen stammen, als gut funktionierendes „Core System“ unangetastet bleiben und das neue Management-Informationssystem darauf aufbauend in die bestehende IT-Landschaft integriert werden sollte.

Die Produktentscheidung für die Umsetzung fiel auf Microsoft. Hier kam pmOne auf Empfehlung der IT-Experten von Valora als Umsetzungpartner ins Spiel. Das bei pmOne vorhandene Know-how zur Microsoft-Plattform und zum Information Design waren überzeugend für Valora. Auch die zielgerichtete „Macher-Kultur“, verbunden mit erstklassigen Projektmanagementskills von pmOne, kam dem Projektteam entgegen, das einen ehrgeizigen Zeitplan umsetzen wollte: Das Fachkonzept für VALIS lag im Juli 2009 vor, und noch vor Jahresende war das Going Live des Management-Informationssystems anvisiert.

Konsolidierte Microsoft BI-Plattform

Das Data Warhouse vereint damit Finanzdaten, operative Daten und Detaildaten in einer konsistenten Datenquelle, auf die schnelle Abfragen aus dem Management-Informationssystem gefahren werden können, ohne die operativen Systeme bzw. das börsenorientierte Core System zu belasten. Das darauf aufbauende Managementsystem wurde als durchgängige Microsoft BI-Plattform auf Basis des Microsoft SQL Servers realisiert. Als ETL-Tool werden die SQL Server Integration Services genutzt, und auf Basis der Microsoft Analysis Services wurden Datencubes für die multidimensionale Analyse der Informationen aufgebaut. Die Datencubes konnten „schlank“, d.h. ohne Duplizierung von Detaildaten, modelliert werden, da ein direkter Zugriff der Berichte auf den Integrated Data Store möglich ist.

Auch im Frontend-Bereich konnte pmOne das Projektteam beim Aufbau der Berichte unterstützen; das businessorientierte Herangehen an die Aufgabenstellung und die große Erfahrung der Berater hinsichtlich der Visualisierung von Informationen waren hier wertvolle Hilfen. Für die oberste Spitze der Steuerung, die Konzernleitung und den Verwaltungsrat, wurde ein kompakter Report aufgebaut. Als Basis diente ein unter fachlicher Anleitung des Controllings von pmOne erstelltes Excel Reporting mit einer 70-seitigen Berichtsmappe. Beide Produkte sind als standardisierte „Spitzenreports“ im Einsatz. Darüber hinaus wird für den Bereich Retail ein vertriebsorientiertes Reporting entlang von Key Performance Indicators umgesetzt, das sich an einen größeren Empfängerkreis richtet. Der Zugriff auf dieses breiter angelegte Reporting erfolgt über ein Dashboard im Web; die Berichterstellung wird durch die Reporting Services des SQL Servers unterstützt.

Transparenz in allen Ebenen des Kerngeschäfts

Bereits nach drei Monaten Projektzeit konnte das Projektteam der Konzernleitung und dem Verwaltungsrat erste Ergebnisse von VALIS präsentieren und erhielt sehr positive Reaktionen: „Genau so wollten wir unsere Informationen schon immer haben“, lautete das äußerst motivierende Feedback aus der Führungsmannschaft.

Zum Jahresende 2009 ging das Management-Informationssystem termingerecht in Betrieb und hat sich seitdem als unverzichtbares Führungsinstrument erwiesen. In der Microsoft-Plattform ist die Konsolidierungssicht auf den Konzern erstmals mit der operativen Sicht verknüpft und in einheitlichen Strukturen dargestellt, was ein effizientes, durchgängiges Berichtswesen mit bisher nicht da gewesener Transparenz unterstützt: Valora hat jetzt die Möglichkeit, sich das Kerngeschäft auf allen Aggregationsebenen anzuschauen und mit dem „Drill trough“ von oberster Ebene bis zum Detail zu analysieren.

Claus Holzleitner, Head of Group Controlling bei der Valora Management AG, zieht den Vergleich: „Die nötigen Informationen lagen bei uns schon alle vor, aber verteilt und zu tief vergraben in verschiedenen Systemen. Jetzt können wir die konsistenten Daten flexibel auswerten und damit verschiedenste Fragestellungen spontan beantworten.“

Antworten zu Fragen wie „Wieviele Produktivstunden hat eine Verkaufsstelle in einem bestimmten Zeitraum“ liegen beispielsweise auf Knopfdruck bis auf die Ebene der einzelnen Standorte und entlang der Führungsstruktur vor. Das aktuelle und qualitativ hochwertige Reporting liefert die entscheidungsrelevanten Informationen, die schnelle und gezielte Reaktionen in der Unternehmenssteuerung unterstützen. Und Claus Holzleitner benennt einen weiteren Vorteil aus der Standardisierung der Informationsstrukturen: „Der Single Point of Truth unterstützt bei uns eine klare Kommunikation entlang der Standards.“

Ausbaufähiges Technologie- und Informationskonzept

Nachdem sich das „Spitzenreporting“ bewährt hat, ist mit dem web-basierten Berichtswesen für den Retail-Bereich bereits eine zweite Ausbaustufe der BI-Plattform in Arbeit. Im weiteren Ausbau wird die Integration von externem und internem Berichtswesen auf der Microsoft Plattform angedacht. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor des VALIS-Projekts kommt an dieser Stelle zum Tragen, wie Projektowner Holzleitner formuliert: „Wir haben mit VALIS eine skalierbare BI-Plattform mit ausbaufähigem Informationskonzept etabliert. Auf dieser tragfähigen Grundlage können wir unser Reporting sowohl in der Tiefe als auch in der Breite nach Bedarf konzernweit ausbauen und damit die Wertschöpfung durch unser Informationssystem weiterhin steigern.“

Berichtsbeispiele aus VALIS: Auswertung Umsatz und Ertrag nach Produkten; Vergleiche Vorjahr und Budget mit Ampelfunktion.
Berichtsbeispiele aus VALIS: Auswertung Umsatz und Ertrag nach Produkten; Vergleiche Vorjahr und Budget mit Ampelfunktion.
Berichtsbeispiele aus VALIS: Übersicht Gruppenumsatz und Gewinn mit Ist-Zahlen und Forecast.
Berichtsbeispiele aus VALIS: Übersicht Gruppenumsatz und Gewinn mit Ist-Zahlen und Forecast.

Kundenprofil

Valora ist ein wirtschaftlich starkes, europaweit agierendes und unabhängiges Handelsunternehmen. Valora ist in drei Geschäftsfeldern aktiv, die ausnahmslos im Bereich der Versorgung von Konsumentenmärkten mit hohen Absatzpotenzialen angesiedelt sind. Der Fokus liegt klar auf europäischen Märkten, die sich im Laufe der Jahre mit dem Lebensstil moderner, mobiler Generationen entwickelt haben. Im Geschäftsjahr 2009 hat Valora mit gut 6.500 Mitarbeitern einen Nettoumsatz von 2.897 Millionen CHF erwirtschaftet. Die Valora Gruppe wird von der Valora Holding AG geführt; Sitz der Holding ist Muttenz in der Schweiz.

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