Corporate Performance Management ist keine Controller-Bastelstube

Sie basteln gerne? Ich auch. So geht es vielen, deswegen sind die Baumärkte besonders Samstags-vormittags voll. Beliebt ist ganz besonders das Werkeln am Haus. Gelegentlich mal Fliesen verlegen, eine neue Tür einbauen, Wände streichen – das macht vielen Leuten Spaß und spart obendrein Geld. Allerdings gibt es Grenzen für Laien wie mich.

Diese Grenzen werden leider immer noch häufig überschritten. Die Folge sind aufwändige und langsame Prozesse und  im schlimmsten Fall gravierende Fehler. Dagegen steigt der Druck auf die Controlling-Abteilungen, bessere Informationen in immer kürzerer Zeit bereitzustellen. Das hat Auswirkungen auf die Steuerungssysteme.

Gefragt ist Geschwindigkeit – sowohl was die Konfiguration eines Corporate Performance Management Systems betrifft als auch die Laufzeit. Dagegen steht allerdings die Unzufriedenheit mit den Werkzeugen und den Prozessen wie eine Studie vom Institut für Business Intelligence (IBI) von 2009 zeigt. Sind hier noch zu viele „Heimwerker“ am Werk?

Nach jahrelangen Diskussionen pro und contra Tabellenkalkulation und dem Experimentieren mit multidimensionalen Datenbanken (auch OLAP-Datenbanken bezeichnet) stimmen Experten darin überein, dass effektives Controlling (= schnelles Controlling) eine professionelle Basis braucht. Konzeptionell gibt es da durchaus Diskussionsbedarf. Meine Überzeugung ist, dass es eine Lösung mit stabilen Grundfunktionalitäten sein sollte, die erweitert werden kann. Das hört sich zunächst einmal nach einem Kompromiss an. Aber was sind die Komponenten einer stabilen Basis? Dazu gehören:

 

 

  • Eine Datenbank-Schema, bestehend aus Standardwürfeln mit Konten/Positionen, Unternehmen, Szenarien, Perioden und freien Zusatzdimensionen für Projekt, Produkte, Kunden usw.
  • Viel Financial Intelligence, so dass man sich beispielsweise um Bestandsführung keine Gedanken machen muss. Dazu gehört auch Standardfunktionalität wie Währungsumrechnung, Intercompany-Abstimmung, Cashflow-Rechnung, Leistungsverrechnung.
  • Eine umfassende Prozessunterstützung, die auch auf der Ebene des einzelnen Planers und Entscheiders hilft.
  • Optionale Erweiterungsmodule für Umlagen, Kreditverwaltung.
  • Und nicht zuletzt Nutzung der Vorteile einer Tabellenkalkulation.

 

Es gibt sicherlich noch mehr Themen, aber das würde den Rahmen sprengen. Hier sei auf einen Beitrag von mir verwiesen: Oehler, K.: Planung und Informationstechnologie auf der Suche nach der richtigen Lösung, in: Der Controlling-Berater, 3/ 2009, S. 221-240.

Aber warum sehen viele Controlling-Abteilungen ihre IT-Unterstützung immer noch als Bastelstube? Ein paar offene und manchmal auch nicht so offen vorgetragene Punkte:

 

  • „Unsere Prozesse sind ganz besonders. Wir lassen uns doch von einem System nicht unsere Arbeitsweise diktieren.“
  • „Das habe ich über Jahre aufgebaut. Ohne mich läuft hier gar nichts mehr.“
  • „Ohne Rahmen sind wir einfacher flexibler.“
  • „Das ist mir alles zu kompliziert!“

 

Die Einwände sind nicht neu. Dem kann man einiges entgegenhalten: Zur scheinbaren „Besonderheit“ habe ich mich schon eingangs ausgelassen. Der zweite Punkt ist eher schädlich für ein Unternehmen. Der dritte Punkt ist schon ernster zu nehmen: Flexibilität ist trügerisch: Bei der Konfiguration mag Flexibilität noch vorteilhaft sein. Man ist in der Umsetzung seiner Bedürfnisse kaum eingeschränkt. Änderungsflexibilität während der Laufzeit einer Lösung  ist wiederum ein ganz anderes Thema. Wer mag schon „Monsterverknüpfungen“ von etlichen Blättern anpassen, die ein anderer Kollege vor Jahren entwickelt hat?



Sich mit „Best Practice“-Lösungen zu beschäftigen, ist auf der anderen Seite natürlich auch aufwändig. Man muss sich in den Ansatz des Anbieters reindenken. Werkzeuge wie die Tabellenkalkulation können hingegen frei gestaltet werden. Aber es ist auch eine Tatsache, dass in Tabellenkalkulationsblättern ernste und weniger ernste Fehler schlummern. Eine Hassseite listet auf, wie teuer Excel-Fehler werden können:

http://www.eusprig.org/stories.htm

Offensichtlich findet aber auch mittlerweile ein Umdenken statt: Interessanterweise stehen Themen wie methodische Flexibilität (sprich neue Verfahren) gar nicht so hoch auf der Agenda des Controllings, wie die eingangs erwähnte Studie von 2009 zeigt:

 

n = 349 Antworten; Quelle: Institut für Business Intelligence, 2009

 

Ein Vorschlag zur Versöhnung: Auf ein wenig Bastelstube muss bei modernen Werkzeugen gar nicht verzichtet werden. Auch Anbieter haben erkannt, dass eine solche Basis erweiterbar sein sollte. Wie sieht so etwas aus?

 

  • Die Tabellenkalkulation wird eng angebunden. Für die Datenintegrität gefährliche Funktionen  werden unterbunden. Vorlagen werden zentral verwaltet und können nicht verändert werden.
  • Anwender haben die Möglichkeiten, diese zentralen Modelle mit ihren lokalen Modellen zu verbinden. Diese Verbindungen werden gespeichert.
  • Auf zentrale Funktionen wie Währungsumrechnung kann referenziert werden, so dass möglichst wenig lokal gemacht werden kann. Die lokalen Modelle werden schlanker.

 

Klingt eigentlich trivial. Allerdings zeigt die Erfahrung, dass hier noch einiges im Argen liegt. Wenn statt der Financial Intelligence wiederum nur ein Werkzeugkoffer bereitgestellt wird, verlagert man die Bastelstube nur: zwar auf eine methodisch höhere Ebene, aber im Prinzip gilt das Gesagte. Ganz schlimm ist das im Rahmen von komplexen Prozessen wie Konzernkonsolidierung. Hier ist es Leichtsinn, auf die Customizing-Künste weniger Experten zu vertrauen.



Die gute Nachricht: Es gibt Werkzeuge wie Tagetik, die im Kern auf die Bastelbude verzichten. Das sind natürlich auch keine Alleskönner. Aber 90 bis 95 Prozent der Funktionen lassen sich gut und ohne Customizing abbilden. So hat man einen stabilen und leistungsfähigen Kernbereich. Die restlichen Anforderungen lassen sich häufig einfach mit dem Bastelstuben-Ansatz umsetzen, solange die Komplexität gering bleibt. So ist jeder zufrieden.



Dennoch meine Empfehlung: Lieber mal auf die letzte spezielle Locke verzichten. Das tut dem Prozess höchstwahrscheinlich sehr gut.

Prof. Dr. Karsten Oehler

Vice President CPM Solutions

pmOne AG

Gilt nach über 20 Jahren als Produktmanager und Berater für Controlling-Software in verschiedenen namhaften Unternehmen als ausgewiesener Experte für Performance Management Lösungen am deutschsprachigen Markt; ist Dozent für Rechnungswesen und Controlling an der Provadis School of International Management and Technology AG.

https://www.pmone.com •  Blog-Beiträge von diesem Autor