Problemlöser oder Wunscherfüller? Expertenrunde diskutiert über Information Design

Information Design ist sowohl ein Heilsbringer für die Entscheidungsfindung im Unternehmen als auch ein Katalysator für die eigene Karriere. Eine Expertenrunde, die aus ganz unterschiedlichen Perspektiven über die einheitliche und verständliche Aufbereitung von Geschäftsinformationen diskutiert hat, förderte dabei einige erstaunliche Aspekte zutage. Aus unserer Protokollierung geht hervor, warum es für clevere Unternehmen unabdingbar ist, sich mit Information Design zu beschäftigen.

Information Design ist sowohl ein Heilsbringer für die Entscheidungsfindung im Unternehmen als auch ein Katalysator für die eigene Karriere. Eine Expertenrunde, die aus ganz unterschiedlichen Perspektiven über die einheitliche und verständliche Aufbereitung von Geschäftsinformationen diskutiert hat, förderte dabei einige erstaunliche Aspekte zutage. Aus unserer Protokollierung geht hervor, warum es für clevere Unternehmen unabdingbar ist, sich mit Information Design zu beschäftigen.

Die Teilnehmer der Diskussionsrunde: Christoph Lorenz, der als Controller im Heraeus-Konzern arbeitet und aus Anwendersicht seine langjährige Praxiserfahrung beisteuert; Tobias Riedner, Analyst und Hichert Certified Consultant (HCC) am Business Application Research Center (BARC), beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit Corporate Information Design und ist Autor der neuen BARC-Studie „Information Design 2014: Status quo, Nutzen und Herausforderungen von Information-Design-Initiativen in der DACH-Region“; die Anbietersicht vertritt Stefan Sexl, der vor 15 Jahren sein Faible für Information Design entdeckt hat und als Vorstand der pmOne AG für die Entwicklung der Reporting-Lösung cMORE/Message verantwortlich ist, die Anwendern zu optimal gestalteten (Finanz-)Berichten verhilft. Moderator der Runde ist Dietmar Köthner, der bei pmOne für das Marketing verantwortlich zeichnet.

 

DIETMAR KÖTHNER: Löst Information Design Probleme oder erfüllt es Wünsche – welche praktischen Erfahrungen haben Sie bei Heraeus gemacht, Herr Lorenz?

CHRISTOPH LORENZ: Wir bei Heraeus beschäftigen uns schon einige Jahre mit dem Thema Information Design, seit 2010 intensiv. Man sollte sich zunächst einmal vor Augen führen, was das Problem eigentlich ist. Wir haben im Konzern verschiedene Finanzabteilungen, verschiedene Controlling-Abteilungen, die dezentral organisiert sind, und darüber hinaus noch weitere Abteilungen, die etwas mit Informationsverbreitung zu tun haben. Da haben sich über die Jahre hinweg viele heterogene Berichtsstile entwickelt. Die Entscheider auf C-Level-Ebene, die diese Informationen bekommen und nicht viel Zeit haben, um darin zu lesen, müssen sich jedes Mal neu auf die verschiedenartigen Berichte einstellen. Das führt zu Problemen und Unzufriedenheit, die mit der Einführung eines einheitlichen Information Designs gelöst werden können. Also ein ganz klares JA, Information Design löst Probleme.

STEFAN SEXL: In vielen Fällen bringt es allerdings auch Probleme, wenn Berichte besser verstanden werden – auch das habe ich schon erlebt. Aber um den ursprünglichen Sinn der Frage aufzugreifen: Information Design ist ganz klar ein Wunscherfüller. Es ist kein Pflicht-Thema, sondern ein Kür-Thema, denn auch einen schlechten Bericht wird man irgendwann einmal verstehen. Für mich, den das Thema seit über zehn Jahren begleitet und mit großer Begeisterung erfüllt, ist es ein Wunscherfüller – und zwar einer der besten, den ich im Umfeld BI und Reporting kennengelernt habe.

TOBIAS RIEDNER: Lassen Sie mich aus meinem aktuellen Projekt berichten, wo es um die Implementierung eines weltweiten Notationskonzepts geht. Anfangs war es extrem schwierig, den Amerikanern, die nur Stephen Few kennen, eine europäische Sichtweise nahe zu bringen und davon zu begeistern, dass man Dashboards nach einem einheitlichen Konzept gestalten sollte. Hinzu kommt, dass dort ein halbes Dutzend BI-Frontend-Werkzeuge für die Entwicklung von Berichten im Einsatz sind. Das Ergebnis ist für andere nur noch sehr schwer verständlich. Eine Notation über mehrere Abteilungen und über komplexe Konzernstrukturen hinweg zu verankern, führt unter diesen Bedingungen zunächst einmal zu Problemen. Aber wenn man die Leute abholt und wenn sie Anleitungen bekommen, wie so ein Dashboard idealerweise aufzubauen ist, stößt man sehr schnell auf Zustimmung. Zwar kann Information Design Probleme schaffen, aber – wie Herr Sexl bereits gesagt hat – es lassen sich damit auch Wünsche erfüllen.

 

DIETMAR KÖTHNER: Wir haben gelernt, Information Design beinhaltet eine Notation oder braucht Regeln. Ist es sinnvoll, dass ein Unternehmen sich diese Regeln selbst erarbeitet? Oder sollte es bereits entwickelte Regeln – Stichwort SUCCESS – übernehmen und als Standard akzeptieren?

TOBIAS RIEDNER: Sowohl als auch. Meine Empfehlung lautet, auf bestehende Regeln zurückzugreifen, aber auch jemanden hinzuzuziehen, der diese Regeln versteht. Oder selber aneignen und an die Unternehmensrichtlinien anpassen. Nehmen wir das SUCCESS-Konzept, bei dem aktuelle Werte immer nur mit Schwarz visualisiert werden, Vergangenheitswerte mit Grau, ein Forecast ist schraffiert. Genauso gut können Sie Blau, Hellblau und statt der Schraffur eine andere Farbe verwenden. Entscheidend ist doch, dass Sie im Unternehmen das Konzept auch anwenden und nicht nur an die Theorie glauben. 

STEFAN SEXL: Ich bin ein großer Fan des Selbsterarbeitens. Natürlich gibt es Best Practices, die man übernehmen kann. Aber wenn Finanz-/Controllingabteilungen das Thema alleine besetzen, wird es nicht im gesamten Unternehmen erfolgreich werden. Und alles, was es heute an Konzepten für Information Design im deutschsprachigen Raum gibt, ist sehr finanz-/controllingzentriert. Dabei tendieren die Controller dazu, das Grundset der zur Verfügung stehenden Elemente – beispielsweise stehen nur ca. fünf Farben zur Verfügung, die sich der typische User merken kann – im Controlling zu verbrauchen; da bleibt für Produktion oder Marketing nichts mehr übrig. In einem Projekt, wo wir es anders gemacht haben, habe ich gelernt, dass man über den Tellerrand des Controllings hinausschauend mit der Umsetzung von Information Design beginnen sollte. Geht es allerdings darum, Dinge festzulegen, eignen sich Best Practices wiederum hervorragend, um sich an Bewährtem zu orientieren.

CHRISTOPH LORENZ: Wir sind das damals zunächst auch ein wenig hemdsärmelig angegangen und dachten, wir schauen mal, wie weit wir mit unserem Vorwissen so kommen. Wir wollten den Aufwand möglichst gering halten und auch auf das Controlling-Umfeld beschränken, wo wir unseren eigenen Standard entwickelt hatten. Die Erfahrung, die wir gemacht haben, ist, dass das Ganze nicht zu komplex werden darf. Die Anwender sind dankbar, wenn ihnen Arbeitszeit erspart wird. Wenn ich aber zu viele Vorgaben mache und es zu schwierig wird, verliere ich sie. Wir haben es so gelöst, dass wir unser eigenes Konzept entwickelt haben, uns aber ganz genau anschauen, was der Standard ist, den die IBCS-Organisation [International Business Communication Standards, eine Non-Profit-Organisation, die sich jetzt zum Ziel gesetzt hat, über Empfehlungen für die konzeptionelle und visuelle Gestaltung von Managementberichten und Präsentationen einen weltweiten Standard zu etablieren] herausgegeben hat und unsere eigenen Vorgaben dahingehend kritisch prüfen.

 

DIETMAR KÖTHNER: Das heißt, der Standard wird regelmäßig hinterfragt?

CHRISTOPH LORENZ: Ja natürlich, Information Design ist bei Heraeus eine Sache, die ständig weiterentwickelt wird. Wir haben ganz klein angefangen und haben uns Zeit genommen, um die wenigen Vorgaben, die wir gemacht haben, nach außen zu tragen und das Ganze dann Stück für Stück auszubauen.

 

DIETMAR KÖTHNER: Was würden Sie sagen, wie viel Prozent der Business-Intelligence-Berichte bei Heraeus werden nach Information-Design-Standards angefertigt?

CHRISTOPH LORENZ: Ich würde mal sagen die Hälfte. Das klingt wenig, ist aber viel, wenn man bedenkt, dass wir ein Konzern mit ganz vielen Abteilungen und Standorten im Ausland sind – und das Thema als Prozess ansehen.

STEFAN SEXL: Mit 50 Prozent sind Sie top dabei.

 

DIETMAR KÖTHNER: Glauben Sie, dass Information Design einen Wettbewerbsvorteil bringt? Halten Sie ganz allgemein Unternehmensbereiche, die sich stärker an Information Design ausrichten, für erfolgreicher?

CHRISTOPH LORENZ: Auf jeden Fall. Standardisierung bedeutet immer einen Wettbewerbsvorteil, es sei denn, ich muss mich produktseitig bewusst individualisieren. Nehmen wir das Beispiel Landkarten: Wenn ich mich an die vorgedachten Standards halte, brauche ich mir selber keinen neuen auszudenken und die Leute verstehen die Inhalte. Dasselbe Prinzip kann man auch auf Managementberichte übertragen. Hier lässt sich mit Standards einfach Zeit sparen und ein besseres Verständnis erzielen – und das bringt letztendlich auch Wettbewerbsvorteile.

 

DIETMAR KÖTHNER: Warum sollte man sich überhaupt mit Information Design beschäftigen?

STEFAN SEXL: Aus der persönlichen Perspektive des Anwenders beantwortet: Es ist eine sehr gute Möglichkeit, um bei seinem Chef zu punkten – das ist vielleicht nicht die strategischste aber wahrscheinlich die ehrlichste Antwort. Denn die Projekte sind erfolgreich, was auf die Personen, die entsprechende Projekte initiieren und durchführen, abfärbt. Es geht also letztendlich immer auch ein Stück weit um die eigene Karriere. Und meine Beobachtung ist, dass Information Design ein wunderbares Mittel ist, um sie zu fördern und Visibility beim Management zu erreichen.

 

DIETMAR KÖTHNER: Bringt Information Design dem Unternehmen Wettbewerbsvorteile oder nur der Person Karrierevorteile? Oder beides?

TOBIAS RIEDNER: Auch aus meiner Sicht gehören Information Design-Projekte nicht unbedingt zu der Sorte, die extrem große Kopfschmerzen bereitet. Vielmehr spielt der Faktor Mensch eine wichtige Rolle: Wenn man gut miteinander auskommt, lässt es sich sehr gut durchführen. Natürlich gibt es inhaltlich auch immer andere Meinungen dazu, aber ich habe die Erfahrung gemacht, dass man, wenn man auf die Personen eingeht, sie auch sehr gut abholen kann. Alles andere ist schwer zu messen. 

Allerdings habe ich schon bei einem Kunden erlebt, dass die Leute den Berichten noch nicht einmal entnehmen konnten, was überhaupt verkauft und wie die Zahlen gemessen wurden. Auf meine Frage, warum die Zahlen denn nach unten gehen, wusste niemand eine Antwort. Dann hat sich herausgestellt, dass der Bericht schon die Zahlen vom Mai enthielt, die letzte Datenaktualisierung allerdings erst Mitte Mai stattfand, also gar nicht alle Daten bis zum Monatsende vorlagen und deswegen natürlich nach unten tendierten. 

Ganz allgemein sprechen wir ja heute von datengetriebenen Unternehmen, in denen Entscheidungen auf Informationen basieren. Wenn wir das als erfolgskritisch anerkennen, ist Information Design auf jeden Fall der Heilsbringer.

 

DIETMAR KÖTHNER: Das Ziel von Information Design ist es, Informationen besser aufzubereiten und auf dieser Basis bessere Entscheidungen zu treffen. In diesem Zusammenhang spielt das Thema Normierung der Berichte eine große Rolle. Besteht da nicht die Gefahr, dass Berichtsnormierung zum Selbstzweck wird? Also, dass das man sich in Darstellungsdetails verliert anstatt darüber zu diskutieren, was die Grafik eigentlich aussagt?

TOBIAS RIEDNER: Sobald man mit Information Design anfängt und die Berichte mal entschlackt, so dass die nackten Zahlen vorliegen, geht das oft mit der Einsicht einher, dass diese Datenbasis eigentlich nur wenig Aussagekraft besitzt. Gefolgt von der Erkenntnis, dass es zusätzlicher kontextsensitiver Daten bedarf, um auf einer angemessenen Grundlage Entscheidungen treffen zu können. Insofern würde ich die Frage ganz klar verneinen – Berichtsnormierung ist keineswegs ein Selbstzweck.

CHRISTOPH LORENZ: Es ist definitiv kein Selbstzweck. Normierung ist zunächst einmal eine Sache, die ich tue. Daraus ergeben sich dann andere Nutzenaspekte, zum Beispiel, dass ich meine Zahlen schneller oder vielleicht überhaupt erstmal verstehe. Es gibt also viele gute Gründe für die Normierung, um der Normierung selbst willen mache ich das ja nicht.

Wir hatten bei uns einen ganz konkreten Fall: Es gab da eine Anwendergruppe, die das viele Schwarz in den Berichtsvorgaben moniert hat, das ihrer Meinung nach zu trist war. Statt der Holzhammermethode haben wir dann diskutiert. Als Beispiel diente die Farbe der Türrahmen im Firmengebäude. Auf diese Weise haben wir verdeutlichen können, dass das persönliche Geschmacksemfinden hier irrelevant ist, sondern die Farbwahl lediglich dem Ziel dient, das Corporate Design einzuhalten. Analog kommt es beim Berichtswesen in erster Linie darauf an, dass der CFO es lesen kann. Das haben sie dann auch eingesehen, und so hatten wir die Leute gewonnen. Hätten wir Schwarz – oder irgendeine andere Farbe – nur der Optik wegen eingeführt, wäre es wohl ein Selbstzweck gewesen.

 

DIETMAR KÖTHNER: Welches Vorgehen ist empfehlenswert – sollte das Fachkonzept an erster Stelle stehen oder schaue ich mich zunächst nach einer Software um, die mir dann vielleicht das Fachkonzept mitliefert?

TOBIAS RIEDNER: Natürlich gibt es Software, die das SUCCESS-Konzept von Hichert 1:1 umsetzt. BARC hat fünf Angebote in diesem Bereich zertifiziert. Mit drei von denen schafft man es, einen Bericht in wenigen Minuten zu liefern – natürlich wie von Hichert gefordert in Schwarz, Grau und Schraffur. Teilweise lassen sich auch unternehmensspezifische Farben einstellen. Weichen Sie aber vom Standard ab – und das wird zwangsläufig passieren, weil das ganze Hichert-Konzept sehr theoretisch ist – wird es schwierig in Sachen Software. Meine Empfehlung lautet deshalb, zweigleisig zu fahren – allein schon aus organisatorischen und Change-Management-Gründen. Ich würde ein Fachkonzept entwickeln, aber gleichzeitig auch die IT darauf ansetzen, die Software auf Funktionstauglichkeit zu prüfen. So kann ich schauen, ob das Konzept für die Praxis taugt und überhaupt mit der Software umsetzbar ist.

STEFAN SEXL: Auch wenn ich natürlich überzeugt bin, dass wir bei pmOne das richtige Produkt haben, würde ich auf jeden Fall mit dem Konzept beginnen. Und das tun wir fast in allen Projekten, denn anders funktioniert es nicht. Es gibt allerdings auch Unternehmen, die einfach nur die Software geliefert haben möchten und sagen: ‚Hier, so machen wir es‘. Aber das führt typischerweise nicht zum Erfolg.

 

DIETMAR KÖTHNER: Wenn wir nach vorne schauen – wie sehen wir das Thema Information Design in zehn Jahren? Wird es in Vergessenheit geraten sein, weil es sich als Irrweg erwiesen hat? Oder ist es umgekehrt eine Selbstverständlichkeit geworden und wir werden deswegen gar nicht mehr darüber diskutieren?

CHRISTOPH LORENZ: Ich glaube, dass Information Design auch in zehn Jahren noch ein Thema sein wird. Vielleicht werden wir nicht mehr ganz so viel darüber reden, weil wir dann einfach zehn Jahre weiter sind, es sich mehr in den Köpfen verankert haben wird und es weiter ausgerollt sein wird. Und weil wir bis dahin noch mehr Software-Lösungen haben, die uns da gut unterstützen. Auch das Thema Anwendertraining wird Bestand haben, weil es immer einen Teil geben wird, den keine Software der Welt abdecken kann. Software unterstützt in vielerlei Hinsicht, aber es wird immer Verfeinerungsarbeiten geben, die man manuell erledigen muss. Und da werden Leute gebraucht, die sich damit auskennen – womit wir letztendlich wieder bei Excel angelangt sind. Selbst wenn Microsoft sich langsam in die richtige Richtung bewegt, wird Excel die Anforderungen nie komplett abbilden können. Insofern bin ich davon überzeugt, dass Information Design auch in zehn oder 20 Jahren noch ein Thema sein wird.

STEFAN SEXL: Die ersten Workshops zu Information Design hatte ich gemeinsam mit Rolf Hichert in meinem alten Unternehmen. Das war im Jahr 2001. Damals dachte ich, das ist ein schönes Thema für die nächsten zwei, drei Jahre – kompakt und gut zu verstehen, so dass man es in Seminare packen kann. Inzwischen sind 15 Jahre vergangen und mittlerweile gibt es eine kleine Community. 60 Prozent der Teilnehmer an der BARC-Studie haben bestätigt, dass sie sich aktiv mit dem Thema befassen. Bei der Grundgesamtheit darf man davon ausgehen, dass es sich um Leute handelt, die sich für das Thema interessieren. Also haben wir noch für viele Jahre vieles zu tun. Das Thema ist bei weitem nicht „fertig entwickelt“.

 

DIETMAR KÖTHNER: Herr Riedner – die letzte Frage geht an Sie: Wie viele Unternehmen weltweit werden sich in zehn Jahren mit Information Design schmücken?

TOBIAS RIEDNER: Alle, die clever sind. 

Nein, im Ernst: Bei den amerikanischen Unternehmen kann ich es schlecht einschätzen, denn die sind stark von Stephen Few beeinflusst. Da geht es eher darum, welche Grafik oder Tabelle zur Visualisierung genutzt werden soll, das Design an sich bleibt offen. 

Hierzulande wissen wir schon von vielen weltweit tätigen Konzernen, dass sie sich mit Information Design beschäftigen – darunter Philips, diverse Finanzdienstleister, die Telekom oder auch Henkel. Ich glaube, dass sich die europäischen Konzerne in zehn Jahren definitiv alle mal damit beschäftigt haben werden. Wie gut es dann umgesetzt worden ist, steht auf einem anderen Blatt.

DIETMAR KÖTHNER: Clevere Unternehmen machen Information Design – das ist doch ein sehr schönes Schlusswort. Vielen Dank in die Runde, dass Sie uns ihre interessanten Ansichten hier dargelegt haben.