Warum Excel aus dem Reporting nicht wegzudenken ist – und auch unverzichtbar ist

Kann und soll eine Front-End-Strategie für das Reporting auf Excel aufgebaut sein? Mit dieser Frage beschäftigen sich BI-Architekten, Controller und Reporting-Spezialisten häufig, wenn es um die Auswahl der passenden Endanwenderwerkzeuge geht. Stefan Sexl sieht es in seinem Blog Beitrag leidenschaftlich: Versuchen Sie nie, Reporting-Empfängern – Controllern im Speziellen – Excel wegzunehmen. Die nehmen das persönlich.

Betrachtet man den Markt für Reporting-Werkzeuge, die aus multidimensionalen Datenbanken, Data Warehouse & Co. Berichte für Endanwender generieren, so findet man Excel praktisch überall: Fast jeder Anbieter kann in mehr oder weniger gelenkiger Form Berichte und Analysen in Excel zur Verfügung stellen – zur Weiterverarbeitung und für individuelle Analysen. Einige der Anbieter – zu denen die pmOne AG mit dem Werkzeug cMORE/XL gehört – gehen noch einen Schritt weiter und stellen Excel direkt ins Zentrum der Reporting-Strategie, ergänzt durch Add-Ins für den Datenzugriff und die Aufbereitung. Warum ist Excel fast nicht wegzudenken?

In mittlerweile fast 25 Jahren Tätigkeit auf dem Markt für Reporting und Business Intelligence hatte ich Gelegenheit, viele Unternehmen zu besuchen und über das Thema Reporting und die damit gemachten Erfahrungen zu sprechen: Anwendungen, die vollständig auf Excel verzichten, kamen mir so gut wie nie unter. Spätestens am Ende der „Reporting-Wertschöpfungskette“ steht meist ein individuelles Excel-Sheet. Folgende Gründe habe ich im Laufe der Jahre dafür identifiziert:

Freie Formatierung in einer bekannten Umgebung

Fast jeder Anwender will, wenn er einen Bericht fertigstellt, in der Lage sein, Anpassungen in letzter Minute vorzunehmen. Das können Kommentare sein, Hervorhebungen, oft auch triviale Erfordernisse wie einen Bericht, der um zwei Zeilen auf die nächste Seite überhängt, doch noch auf eine Seite zu bringen. Alles Anforderungen, die mittlerweile auch in den Lösungen der meisten Spezialanbieter berücksichtigt sind. Der feine Unterschied: Das Know-how dafür ist eben in Excel bereits vorhanden. Die Anwender können sich selbst helfen – und das in fast allen Szenarien. Alleine das finale Layouten, bis ein Bericht so aussieht, wie er aussehen soll, ist eine oft knifflige Angelegenheit. Und wer will schon mit einem nicht perfekten Bericht zu seinem Chef gehen? So trivial dieses Argument auch klingen mag, es wiegt in der Praxis schwer. Deswegen stelle ich es auch an den Anfang meiner Liste.

Die Integration individueller Daten

„Alles, was wir brauchen, liegt in einem zentralen Data Warehouse“, ist oft in Kundenvorträgen auf BI-Messen und Kongressen zu hören. So weit, so gut. Die Realität sieht meist anders aus, selbst wenn es nur Randbereiche betrifft: In der BARC-Anwenderbefragung zu Data Warehouse geben 52 Prozent der Befragten an, „informelle“ Datenbestände zu haben. Gemeint sind Daten, die neben der offiziellen „analytischen Wertschöpfungskette“ existieren und gepflegt werden – eben weil sie für das Unternehmen von Bedeutung sind. Das können externe Marktdaten sein, Nebenrechnungen oder die im letzten Moment in das Reporting gepflegte Headcount-Statistik. Noch komplexer sind Szenarien wie zum Beispiel die Akquisition eines neuen Unternehmens, das temporär ohne harmonisierte Datenbewirtschaftung in das Reporting aufgenommen werden soll (diese temporären Lösungen haben die Tendenz, von langer Lebensdauer zu sein). So sehr ich als „BI-Mann“ an den Sinn und Nutzen von zentral zur Verfügung gestellten, geordneten Datenbeständen glaube, weiß ich doch, dass diese nie 100 Prozent der Unternehmensrealität abdecken. Und kein Werkzeug der Welt macht es Anwendern so einfach, auf derartige „Neben-Datenbestände“ zuzugreifen. Per Excel gelangt man auf praktisch jede relevante Datenbank, auf fast jedes denkbare Dateiformat – und das ohne zusätzliche Lizenzkosten, zusätzliche Installationen oder Schulungen. Das Wissen ist im Unternehmen, quasi in jeder Abteilung, bereits vorhanden.

Trotz Data Warehouse und Big Data: Informelle Datenbestände spielen eine große Rolle (Quelle: BARC Data Warehouse Survey 2011)

Self-Service BI

Ein Megatrend rund um Reporting und BI ist seit einigen Jahren „Self-Service BI“, von der Gartner Group definiert als „end users designing and deploying their own reports and analyses within an approved and supported architecture and tools portfolio“. Der Trend wurde ausgelöst von der Erkenntnis, dass nicht alle Anforderungen an BI und Reports zentral vorgedacht werden können – und die BI-Architekturen sich von rein zentralistischen Ansätzen zu offenen Umgebungen mit mehr Freiheiten für die Endanwender weiterentwickeln müssen. Ich teile die Idee dahinter aus langjähriger Erfahrung und voller Überzeugung – und behaupte: Es gibt kein besseres Self-Service Werkzeug als Excel, ergänzt durch passende Add-Ins – und natürlich einer serverseitigen BI-Architektur, die Self-Service ermöglicht. Die Argumente dafür finden sich in den Absätzen davor: Das, was ein Self-Service-Werkzeug leisten soll, ist weitestgehend in Excel bauseitig vorhanden. Genauso wie das dafür erforderliche Know-how.

Mit dem 2013 vorgestellten Microsoft Power BI, das für Excel-Anwender kostenlos ist, hat Microsoft eine weitere starke Komponente für Self-Service-Szenarien vorgestellt. Hiermit sind Endanwender am Desktop in der Lage, große Datenbestände ad hoc und mit OLAP-Technologie sehr unkompliziert aufzubereiten und zu verarbeiten, um diese später beispielsweise per SharePoint zu publizieren. Damit greift Microsoft den Self-Service-Trend selbst auf und erweitert Excel zu einer Plattform, die auch „Personal BI“-Szenarien hervorragend unterstützt und in unternehmensweite Strategien einbindet.

Der beste Hub für Vielfalt im Reporting

Report-Empfänger lesen im Allgemeinen keine Excel-Sheets, sondern fertige Berichte – und das auf immer mehr Plattformen. Neben dem immer noch stark präsenten Papier stehen als Formate das PDF als elektronische Multi-Plattform (ich bin übrigens ein großer Fan davon, weil es simpel, klein und gut zu schützen ist und auf allen Endgeräten geöffnet werden kann) und Collaboration-Plattformen wie Microsoft SharePoint, Word, individuelle Web-Lösungen hoch im Kurs. Auch erlebe ich gerade bei vielen Kunden eine Renaissance von Power Point für den Management-Review-Prozess. Daneben haben sich in den letzten Jahren Smartphones und Tablets als beliebte Endgeräte etabliert. Das stellt für die Anbieter nicht nur eine technische Herausforderung dar, sondern auch und vor allem eine inhaltliche. Die Aufbereitung von Berichten für unterschiedliche Bildschirmgrößen ist knifflig, und viele Unternehmen beschäftigen sich zurzeit mit diesem Thema (siehe dazu auch Blog Beitrag: Mobile-BI - ein Nachruf?). Das bedeutet, dass die Werkzeuge, mit denen Fachanwender Berichte erstellen, zum einen hochflexibel sein und zum anderen vielfältige Schnittstellen aufweisen müssen. Und zwar nicht nur zu Daten, sondern auch in Richtung unterschiedlichster Zielsysteme. Excel hat diese Schnittstellen bereits integriert – gewartet und weiterentwickelt von Microsoft selbst. Ob Power Point, Word, SharePoint, Reporting Services, individuelle Web-Applikationen – eine meist perfekt funktionierende Schnittstelle ist bereits vorhanden und wird bei neuen Versionen weiterentwickelt und gewartet. Und für Drittsysteme gibt es einen breiten Add-In-Markt, der alles bedient, was im weitesten Sinne Marktrelevanz bekommt. Im Gegensatz dazu hinken bei Drittsystemen die Schnittstellen zeitlich oft deutlich hinterher, sind fehleranfälliger, vor allem im Hinblick auf Darstellungsprobleme oder sie werden gar nicht erst angeboten.Neu hinzugekommen ist übrigens in 2014 eine hervorragende App für die Apple-Welt (iOS/iPad), die kostenlos im App-Store zur Verfügung steht. Diese ist den bereits vorher verfügbaren, zahlreichen Drittanbieter-Lösungen in zwei zentralen Punkten überlegen: Sie wird direkt von Microsoft gewartet (also bei neuen Versionen ist eine zügige Verfügbarkeit der neuen Funktionalitäten zu erwarten) und sie stellt auch komplexe Spreadsheets und Grafiken (fast) immer korrekt und ohne „Renderingfehler“ dar.

Screenshot von Office für das iPad, erschienen 2014 (Anmerkung: Die Grafiken stammen nicht von pmOne).

Eignung für die Unternehmensplanung

Nein, ich will Ihnen nicht vorschlagen, mit per Mail verschickten Excel-Dateien zu planen. Kaum zu glauben übrigens, wie oft man derartige Szenarien heute noch antrifft, auch bei sehr großen Unternehmen. Planung braucht eine zentrale Datenbank, zentrale Workflows und Prozesse, exakte Versionierung und vieles mehr (eine hervorragende Lösung finden Sie unter „Tagetik“ auf unserer Website, wenn sie mir diese Werbeeinschaltung nachsehen) – und Excel als Front-End. Der oben bereits diskutierte Punkt „Integration individueller Daten“ spielt in keiner anderen Applikation meiner Erfahrung nach eine so große Rolle wie bei der Unternehmensplanung. Hinzu kommt eine weitere Anforderung: Nebenrechnungen. Natürlich können Planungswerkzeuge, die nicht auf Excel basieren, auch rechnen. Aber eben nicht mit einem breiten Formelsatz, der bereits bekannt ist, mit Ad-hoc-Zugriff auf beliebige weitere Daten etc.

Es macht zweifellos Sinn, Anwender, die wenige, hoch standardisierte Zahlen im Zuge der Planung erfassen, per Web anzubinden. Alle Anwender mit komplexeren Anforderungen werden sich mit hoher Wahrscheinlichkeit in Excel wiederfinden. Bei unserer gemeinsam mit BARC durchgeführten Studie zur Unternehmensplanung haben 86 Prozent der Anwender Excel als ihr Front-End für Unternehmensplanung angegeben. Nicht wenige davon tippen wahrscheinlich anschließend fehleranfällig die Plandaten in ein zentral bereitgestelltes Werkzeug ab. Bei diesem Medienbruch gehen oft auch die Algorithmen verloren, mit denen der Planende zu seinen Annahmen gekommen ist, also das eigentliche Planungswissen. Ein Umweg, der sich vermeiden lässt, wenn man den Anwendern gleich zur Verfügung stellt, was sie offensichtlich bevorzugen.

Information Design im Reporting

Das bewusste Gestalten von Notationskonzepten im Reporting hat zu einer Reihe von Innovationen geführt, insbesondere bei der Darstellungen von Business Grafiken. Inbar-Charts, Wasserfall-Diagramme oder auch innovative Portfolio-Grafiken sind Beispiele für neue Darstellungsformen, die im Berichtswesen Einzug halten. Dieser Prozess steht meiner Meinung nach erst am Anfang. Das durchschnittliche Berichtswesen wird sich auch in den nächsten Jahren stark weiterentwickeln. Die Engine von Excel für Business-Grafiken ist in über 20 Jahren seit der Vorstellung der ersten Version gereift und mittlerweile extrem anpassungsfähig. Nicht nur unsere eigene Information-Design-Lösung in cMORE/XL beweist, wie die flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten von Excel zu innovativen neuen Darstellungsformen verhelfen. Spezialisierte Front-End-Anbieter hinken fast immer hinterher und bieten nur ein Subset der grafischen Darstellungsmöglichkeiten von Excel an. Die wirklich innovativen Anwendungen, die ich in diesem Bereich gesehen habe, basieren praktisch alle auf Excel, zumeist unterstützt von einem der Information Design Add-Ins am Markt.

Information Design in Excel (am Beispiel cMORE/XL)

Der riesige Add-In Markt

Seit 20 Jahren ermöglicht Excel es Drittanbietern, kostenlose oder kostenpflichtige Add-Ins bereitzustellen und zu vertreiben. Ein Angebot, das offensichtlich auf große Resonanz stößt. Wohl weit über 1.000 Add-Ins decken unterschiedlichste Bedürfnisse ab, vom Zugriff auch auf exotische Legacy-Systeme über seltene statistische Berechnungen bis hin zu Kuriosem (als Beispiel für letzteres nenne ich gerne CalenderAnalytics, mit dem sich in Excel automatisch per Zugriff auf Exchange ausrechnen lässt, wie viel Zeit man im letzten Jahr in Meetings verbracht hat). Diese Add-Ins lösen oft auch ausgefallene Anforderungen, und zwar zu geringen Kosten. Weil sie zudem keine technischen Integrationsprobleme verursachen, sind sie auch aus IT Sicht interessant.

Zukunftssicherheit

Excel als Bestandteil von Microsoft Office hat eine Nutzerbasis, die auf über eine Milliarde Anwender geschätzt wird. Das Risiko, in eine nicht zukunftsfähige Applikation zu investieren, ist mithin zu vernachlässigen. Als weitgehend risikofrei stufe ich auch die Kombination von Excel mit innovativen, spezialisierten Add-Ins ein. Schließlich sind die verwendeten Formate weltweite Standards; die Kompatibilität damit ist für Drittanbieter eine zwingende Notwendigkeit. Selbst bei einer möglichen Migration in andere Lösungsszenarien in einigen Jahren ist die Wahrscheinlichkeit, dass die getätigte Investition in Berichtslayout, Rechenlogiken etc. verloren geht, sehr gering.

Auch die Grundlage für analytische Anwendungen in Planung und Reporting in Excel wird „herstellerseitig“ immer besser. Seitdem Excel 5.0 erstmals das Konzept der Pivot-Tabellen eingeführt hat (im Jahr 1994, Lieferung auf 3,5 Zoll Disketten) sind die analytischen Fähigkeiten von Version zu Version stärker geworden. Meilensteine sind aus meiner Sicht die direkte SQL Server/Analysis Services-Anbindung 1998, die jüngst deutlich ausgebauten Darstellungsmöglichkeiten (zum Beispiel Sparklines, deutlich verbesserte Engine für Business Grafiken) in Excel 2010 und insbesondere das 2013 vorgestellte Konzept von „Power BI“ für Self-Service-Szenarien.

Das Totschlag-Argument: Die Excel-Anarchie

Schlägt man Excel als Werkzeug für Planung, Reporting und Analyse vor, ruft das häufig negative Assoziationen hervor. Zweifler verweisen auf anarchische Zustände, gefährliche Fehlerquelle bis hin zu im Web kursierende Geschichten von Unternehmen, die wegen Excel-Formelfehlern ihre berichteten Ergebnisse restaten mussten (gute Beispiele finden sich unter http://www.eusprig.org/horror-stories.htm). Daher will ich an dieser Stelle noch einmal den zentralen Unterschied hervorheben: Eine sinnvolle BI-Architektur integriert Excel dort, wo es stark ist – nämlich als Werkzeug zum Layouten, für Nebenrechnungen, als Publishing-Werkzeug zu den immer zahlreicher werdenden Zielsystemen und nicht zuletzt als Front-End für die Unternehmensplanung.

Die Haltung von Daten gehört in professionell von der IT oder BI Competence Centern gewartete und gemanagte Datenbanken (abgesehen von der beschriebenen Ausnahme punktueller Nebenrechnungen mit beispielsweise externen Daten). Setzt man das konsequent um, ist das Risiko von Fehlern nicht größer (oder kleiner) als bei jeder anderen Architektur, die auf zentralem Datenmanagement basiert. Die Chance, mögliche Fehler aufzudecken, ist durch die flexiblen und den Nutzern bekannten Möglichkeiten, Daten individuell miteinander zu verknüpfen und Plausibilisierungsrechnungen anzustellen, sogar größer.

Den Stier Excel bei den Hörnern packen

Ganz ohne Excel geht es nicht, im Gegenteil: Versucht man den Endanwendern ihr liebstes Werkzeug wegzunehmen, bilden sich Parallelwelten. In keiner Zielgruppe ist diese Aussage so zutreffend wie bei den Anwendern in den Bereichen Finanzen und Controlling. Wird die erforderliche Flexibilität nicht zentral bereitgestellt, etablieren sich in nicht wenigen Unternehmen „Schwarzmärkte“, in denen unter der Hand Managementinformation in Excel- oder Access-Formaten gehandelt werden.

Daher ist es aus meiner Sicht sinnvoller, den Stier Excel bei den Hörnern zu packen und geradewegs ins Zentrum einer Front-End-Strategie zu stellen. Aus meiner Erfahrung ist das der schnellste Weg, um zu hoher Anwenderzufriedenheit und Agilität zu gelangen – und damit dem zentralen Problem von Data Warehouse-Initiativen vorzubeugen: „Geschwindigkeit bei neuen Anforderungen“ wird von 63 Prozent der Befragten des BARC Data Warehouse Survey als dringlichstes Problemen angesehen.

Stefan Sexl

Gründer der pmOne

pmOne AG

Stefan Sexl kennt den Business Intelligence-Markt seit Anfang der 90er Jahre aus verschiedensten Perspektiven. Neben Support- und Consultingtätigkeiten war er einer der Mitbegründer sowie Geschäftsführer der EFS Informationstechnologie, einem österreichischen Beratungsunternehmen für OLAP und BI. Bei der MIS GmbH (später MIS AG) leitete er das Produktmanagement für Business Intelligence, bevor er die Geschäftsführung für Vertrieb/Marketing der MIS Technologies übernahm. Nach einem Jahr als freier Berater und Autor kehrte er als Vorstand Marketing & Produkte zur MIS Gruppe zurück. 2007 gründete er dann die pmOne AG mit.

https://www.pmone.com •  Blog-Beiträge von diesem Autor