Was machen Sie eigentlich, wenn der Anruf kommt?

Die Betroffenenrechte der Europäischen Datenschutzgrundverordnung sehen vor, dass Unternehmen auf Verlangen Auskunft über individuelle, personenbezogene Daten erteilen müssen. Diese Daten müssen als Datensatz bereitgestellt werden und auf Wunsch gelöscht werden. Und zwar innerhalb kürzester Zeit. 

Verschiedene Studien weisen darauf hin, dass sich Unternehmen auf eine Flut von Auskunftsersuchen vorbereiten müssen. (Fußnote: (https://www.datenschutz-praxis.de/fachnews/ds-gvo-auf-eine-flut-aus-auskunftsersuchen-vorbereiten/ oder https://bit.ly/2KT9f0R)

 

Die Frage lautet also: Was machen Sie konkret wenn der Anruf kommt? Muss ein Sachbearbeiter dann in zig Systemen nachschauen und die Daten manuell zusammentragen? 

Spielen wir doch ein Szenario durch. Nehmen wir an, Sie bekommen einen Anruf von einem Kunden namens „Thomas Meier“, der wissen will, welche Daten ich von ihm abgespeichert habe. Sie schauen zunächst im CM System nach, finden dort allerdings mehrere „Thomas Meier“, zudem noch „Thomas Meyer“, „Thomas Maier“, „Tom Meier“ etc. Sie benötigen also einen Freigabemechanismus, der verhindert, dass Sie am Ende Auskunft über den falschen „Thomas Meier“ erteilen. Die gleiche Suche wiederholen Sie in Ihrem ERP System, weil CRM und ERP leider nicht den gleichen Kundenstamm verwenden. Womöglich benutzen Servicetechniker im Außendienst ein weiteres System, das Informationen über „Thomas Meier“ (und Meyer, Maier und Mayer) enthält. Sie können sich vorstellen – je schlechter Ihre Stammdatenqualität ist, je mehr Systeme personenbezogene Daten führen und je weniger dieses Systeme miteinander kommunizieren, desto zeitaufwendiger und damit teurer wird eine Anfrage für Sie.

 

Wie kann also das Lösungsszenario aussehen, wenn der Anruf kommt? Wie wäre es, wenn Sie nur noch in einem System nach „Thomas Meier“ schauen muss. Wenn dieses System die Stammdaten von „Thomas Meier“ aus allen Systeme ausgelesen und sie dabei gesäubert, zugeordnet (“Matching”), gebändigt (“Mastering”) und harmonisiert hat.

 

Was wir empfehlen ist der Einsatz einer Master Data Management Lösung basierend auf Profisee MDM. Diese Lösung unterstützt bei der Erstellung von sogenannten „Golden Records“. Diese „Golden Records“ sind am Ende der eindeutige Datensatz zu einem einzelnen Kunden mit bereinigten Informationen aus allen Vorsystemen.

 

Was tun Sie, wenn der Anruf kommt? Am besten in Profisee MDM nachschauen!
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