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Tagetik geleitet Erste Group optimal durch IFRS und FinRep-Vorgaben

Tagetik geleitet Erste Group optimal durch IFRS und FinRep-Vorgaben

Die Lösung im Überblick

Um den steigenden Anforderungen an ein expandierendes, börsennotiertes Finanzdienstleistungsunternehmen zu begegnen, entschloss sich die Erste Group, Tagetik als neue Finanzsoftware einzufu?hren. Einem integrierten Ansatz folgend ist es gelungen, sowohl IFRS- als auch FinRep-Vorgaben in einer einheitlichen Anwendung zu verankern und flexible Rahmenbedingungen für unterschiedliche Aufgabenstellungen innerhalb des Konzerns zu schaffen. Mit der komfortablen Lösung werden die Anwender optimal durch die Konzernkonsolidierung geleitet sowie bei externem und internem Reporting unterstützt. Weil es jetzt möglich ist, auf neue externe Anforderungen schnell zu reagieren und interne Ad-hoc-Anfragen schnell zu beantworten, sieht sich das Finanzinstitut mit Tagetik auch gut für die Zukunft gerüstet.

Bei pmOne/Tagetik fühlten wir uns nicht nur fachlich, sondern auch als Finanzdienstleister verstanden, weil die Berater ganz genau wussten, was FinRep und Basel III bedeuten. Auf dieser Grundlage haben wir das Projekt partnerschaftlich und schnell realisiert.

 

Barbara Kainz, Leiterin Group Consolidation, Erste Group

Pluspunkte der Lösung

  • Einheitliche Anwendung für legale Konsolidierung und Segmentberichterstattung, die IFRS- und FinRep-Anforderungen erfüllt
  • Flexibilität bei der Konsolidierung auf verschiedenen Konzernebenen
  • Intercompany-Abstimmung in Workflow eingebunden und optimiert
  • Transparenz durch Einblick in Buchungen und Prozessfortschritt
  • Prozessoptimierung und -unterstützung sowie Zuweisung klarer Verantwortlichkeiten
  • Neue Auswertungs- und Vergleichsmöglichkeiten
  • Konzernweite Vereinheitlichung von Strukturen und Standards

Angesichts der beeindruckenden Expansion der Bankengruppe hatte der Finanzbereich der Erste Group in den vergangenen Jahren einiges zu leisten, um die erweiterte Unternehmensstruktur in seine Finanzsysteme einzubinden. Zum Konsolidierungskreis zählen heute circa 700 Einzelgesellschaften. Neben der internen Geschäftsentwicklung gilt es externe Vorgaben zu bewältigen: Hier hat die Erste Group als börsennotiertes Unternehmen bestimmte Vorgaben zu erfüllen und unterliegt als Kreditinstitut zusätzlich den immer strenger werdenden Auflagen europäischer Bankenaufsichtsbehörden. Vor diesem Hintergrund ist die Einführung eines neuen Konsolidierungssystems einzuordnen, auch wenn zunächst ein ganz praktischer Aspekt im Vordergrund stand. Denn der Hersteller der bislang genutzten Software hatte angekündigt, die Wartung auslaufen zu lassen.

 

Akuter Handlungsbedarf war dann im Winter 2011 gegeben, als es hieß, FinRep* würde 2013 in Kraft treten. Im Zuge dessen verlangt die europäische Bankenaufsicht den Kreditinstituten Finanzdaten ab, die deutlich granularer sind, als dies gemeinhin für den Jahresabschluss nach gängigen Rechnungslegungsstandards der Fall ist – und das auch unterjährig. Abgesehen von zusätzlich geforderten Informationen ist der neue, aufsichtsrechtlich geforderte Konsolidierungskreis nicht deckungsgleich mit dem handelsrechtlichen. Zudem ist bei der Datenanlieferung eine neue Struktur gefragt. Kurz gesagt stellt FinRep die Banken vor große Herausforderungen, was die Systeme und Prozesse des internen Finanzwesens anbelangt. Bei Erste Group kam hinzu, dass man ein einheitliches Konsolidierungssystem auch für die Teilkonzerne einführen wollte. Das Reporting der Teilkonzerne sollte von einer Direktanbindung der Einzelgesellschaften an die Zentrale abgelöst werden. Online-Anbindung der Töchter war auch erwünscht beim Intercompany-Matching, um die Abstimmung konzerninterner Verflechtungen möglichst reibungslos in den Konsolidierungsprozess einzubinden.

Prozessunterstützung, klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und mehr Transparenz waren weitere wichtige Punkte für Barbara Kainz, die Leiterin Group Consolidation und zugleich fachliche Projektleiterin bei der Einführung der neuen Konsolidierungslösung. Bis es soweit war, fand ein Auswahlprozess mit verschiedenen Anbietern statt. Dass sich Tagetik an dessen Ende gegen den Hauptkonkurrenten SAP durchsetzen konnte, lag nicht nur am besseren Preis-Leistungsverhältnis. Auch in Sachen Beratungsleistung konnte das Team von pmOne/Tagetik mit seinem speziellen Fokus auf Financial Services punkten. Barbara Kainz: „Bei pmOne/Tagetik fühlten wir uns nicht nur fachlich, sondern auch als Finanzdienstleister verstanden, weil die Berater ganz genau wussten, was FinRep und Basel III bedeuten. Auf dieser Grundlage haben wir das Projekt partnerschaftlich und schnell realisiert.“ Für ihre Kollegen aus der benachbarten Controlling-Abteilung stand hingegen im Vordergrund, Segmentberichterstattung und legale Konsolidierung in Einklang zu bringen. Hier konnte Tagetik als einheitliche Anwendung überzeugen, die zudem noch über spezielle Funktionen für die Segmentberichterstattung verfügt. Zudem sprach sich auch die IT-Abteilung für Tagetik aus, nachdem es bei einem technischen Bewährungstest darum gegangen war, die neue Software in die IT-Umgebung der Erste Group einzugliedern. Im Mai 2012 war das Projektteam aufgestellt und startbereit. Neben den beiden Fachabteilungen und den Beratern von pmOne/Tagetik war auch die IT der Erste Group ein wichtiger Bestandteil der Mannschaft. Deren Aufgabe bestand darin, die Gesellschaften und Netzwerkbanken an das System anzubinden und dafür Sorge zu tragen, dass dabei die bankenspezifischen Sicherheitsvorschriften eingehalten werden. Bis die neue Lösung international ausgerollt und die Netzwerkbanken der Erste Group angebunden waren, ist von der Konzeption über Implementierung, Altdatenübernahme und Anwenderschulungen bis zum Go-Live weniger als ein Jahr vergangen. Bereits der Jahresabschluss 2012 konnte parallel in Tagetik erstellt werden; im Januar 2013 ist die Konsolidierung dann vollends auf die neue Software umgestellt worden.

Erweiterung des Reporting um Segmentberichte und Risikoinformationen

Mit Tagetik wurde bei der Erste Group ein neues, konzernumfassendes System aufgesetzt, an das die Konzerngesellschaften angebunden sind und über das sie ihre Daten-Packages an die Zentrale senden. Es lassen sich damit schnell und flexibel Konzernabschlüsse auf unterschiedlichen Ebenen erstellen. Bei 700 Einzelgesellschaften hat es sich zudem als zweckmäßig erwiesen, Datenabgleiche innerhalb der Gruppe in einem frühen Stadium vorzunehmen und Unstimmigkeiten nicht erst am Ende des Prozesses auf Konzernebene auszutragen. Eine wichtige Komponente der neuen Lösung ist deshalb das IC-Matching-Cockpit, über das sich die konzerninternen Verflechtungen bei der Konsolidierung frühzeitig und direkt zwischen den betreffenden Einheiten abstimmen lassen. Auch Subkonsolidierungen für verschiedene Geschäftsbereiche werden in Tagetik verwaltet, darunter sehr komplexe Systeme wie das der für Immobilien- und Infrastrukturfinanzierungen zuständigen Erste Group Immorent AG oder der tschechischen Tochtergesellschaft Ceska sporitelna. Insgesamt ist das fachliche Spektrum, das Tagetik abdeckt, um Einiges breiter als das des Vorgängersystems. Wesentlich erweitert hat sich der Umfang des Reportings. Neben der Segmentberichterstattung werden mittlerweile auch risiko- bzw. aufsichtsrechtlich relevante Informationen abgefragt. Doch mit der Einführung einer neuen Konsolidierungslösung war es nicht getan. Vielmehr nutzte die Erste Group die Umstellung auf Tagetik zugleich, um strukturelle Änderungen im Konzern vorzunehmen, Prozesse neu aufzusetzen und den Informationsfluss sauber aufzubauen. All das waren notwendige Maßnahmen, um vor dem Hintergrund ständig neuer Anforderungen an die Banken möglichst effizient und schnell agieren und reagieren zu können. Die Umstellung der Prozesse sei angesichts der zahlreichen Beteiligten ein großer Kraftakt gewesen, berichtet Projektleiterin Kainz. Positiv überrascht gewesen sei sie hingegen darüber, wie reibungslos die eigentliche Einführung der neuen Software verlaufen sei.

Mehr Eigenverantwortlichkeit für die Tochtergesellschaften

Die Tochtergesellschaften hatten binnen kurzer Zeit eine Reihe von Neuerungen zu verkraften. Sie werden im Zuge der Umstellung mehr in die Pflicht genommen als zuvor – und zugleich in ihrer Eigenverantwortlichkeit gestärkt. Hatten sie bislang mit der Anlieferung der Daten auch ihre Verantwortung dafür abgegeben, sind sie heute in den Gesamtprozess miteingebunden. Das bedeutet zum einen, dass sie für Datenbeschaffung und -upload, Datenübermittlung und Intercompany-Abstimmung zuständig sind und sich zudem mit Validierungsregeln auseinandersetzen müssen. Andererseits eröffnet ihnen die Anbindung an das System neue Möglichkeiten, denn sie können – ebenso wie die Zentrale – jederzeit den Verlauf und Fortschritt des Konsolidierungsprozesses verfolgen. Insbesondere in der Umstellungsphase gab es einen hohen Abstimmungsbedarf unter den Gesellschaften, und die Zentrale hatte einiges an Überzeugungsarbeit zu leisten, aber: „Mit Tagetik haben wir die Voraussetzungen geschaffen, um erstmals innerhalb der Gruppe klare Verantwortlichkeiten zuzuweisen“, konstatiert Barbara Kainz.

Gruppenweit einheitliche Konsolidierungsstandards

Auch wenn die Umstellung zunächst einmal mit Mehraufwand für alle Beteiligten verbunden war, hat die Projektleitung insbesondere aus den Teilkonzernen positives Feedback bekommen. Statt sich wie bisher mit Excel zu behelfen, steht den Verantwortlichen dort mit Tagetik nun ein komfortables System zur Verfügung, das sie beim Konzernabschluss unterstützt. Für das zentrale Group Accounting indes zahlt sich die Mühe durch mehr Transparenz aus. Jederzeit in Buchungen einblicken und den Prozess, zum Beispiel bei der Konsolidierung von Teilkonzernen, verfolgen zu können, ist ein riesiger Fortschritt. Als Gewinn wertet es das zentrale Rechnungswesen ferner, dass nun bei der Konsolidierung gruppenweit einheitliche Formate und Vorgaben gelten, die zudem überprüfbar sind.

 

Die ersten Erfolge haben sich also eingestellt. Dennoch sieht das Team um Barbara Kainz noch Potenzial, um die vielfältigen Möglichkeiten, die sich mit Tagetik bieten, besser auszunutzen. Zum Beispiel soll das interne Berichtswesen dahingehend ausgebaut werden, dass erstmals Teilkonzerne untereinander verglichen werden – dank einheitlicher Strukturen und Definitionen stellt dies systemtechnisch nun kein großes Problem mehr dar. Auch das Thema Disclosure Management soll in naher Zukunft angegangen werden. Ziel ist es hier, die in Tagetik vorhandenen Informationen so aufzubereiten, dass sich daraus direkt der Geschäftsbericht produzieren lässt. Nicht zuletzt steht die Erfassung und Konsolidierung von Budget- und Forecast-Daten an.

 

Selbst wenn FinRep nun definitiv in 2013 nicht mehr zum Tragen kommt, sieht sich die Erste Group mit der flexiblen Finanzsoftware von Tagetik gut gerüstet. Externe Forderungen, die früher zu Kopfzerbrechen geführt haben – wie zum Beispiel die Anlieferung neuer Teilkonzern- oder Konzernabschlüsse – können die Mitarbeiter des Group Accounting mittlerweile nicht mehr so leicht aus der Ruhe bringen. Wie würde die Gruppe aussehen, wenn wir fünf Gesellschaften weniger hätten? Auch internen Anfragen wie dieser fühlt sich Barbara Kainz heute gewachsen: „Das System ist sehr flexibel. Wo wir früher bei Ad-hoc-Anfragen auf Schätzungen angewiesen waren oder die Beantwortung mit großem manuellen Aufwand verbunden war, können wir heute schnell liefern.“

Kundenprofil

Die Erste Group wurde 1819 als die „Erste österreichische Spar-Casse“ gegründet. Im Jahr 1997 ging sie mit der Strategie, ihr Retailgeschäft in die Wachstumsmärkte Zentral- und Osteuropas (CEE) auszuweiten, an die Wiener Börse. Seither hat die Erste Group mehr als zehn Banken akquiriert und ihre Kundenanzahl von 600.000 auf rund 16,6 Mio. erhöht. Mehr als 99 Prozent der Kunden leben innerhalb der Grenzen der EU. Die EU-Mitgliedschaft gibt den Ländern der Region einen stabilen rechtlichen Rahmen, der ihre wirtschaftliche Entwicklung unterstützt. Gegenwärtig ist die Erste Group einer der größten Finanzdienstleister in CEE. Zu den Kernaktivitäten der Erste Group gehören neben der traditionellen Stärke im Privatkundengeschäft auch die Beratung und Unterstützung von Firmenkunden bei Finanzierungs-, Veranlagungs- und Absicherungsfragen sowie beim Zugang zu den internationalen Kapitalmärkten, Finanzierung des öffentlichen Sektors und Aktivitäten am Interbankenmarkt.

Tim Erben
Head of Digital Marketing
pmOne AG
Freisinger Str. 9
85716 Unterschleissheim
+49 89 4161761-0
Tim Erben

* FinRep ist die Abkürzung für Financial Reporting und ist das Verfahren für einen vom Committee of European Banking Supervisors und anschließend der Europäischen Bankaufsichtsbehörde (EBA) veröffentlichten Bericht zur standardisierten finanziellen Berichterstattung und -übermittlung für Finanz- und Kreditinstitutionen. Der Bericht ist für Kreditinstitute konzipiert, die IAS/IFRS für ihre erschienenen Finanzberichte verwenden und ähnliche Berichte periodisch an deren Aufsichtsinstanzen übermitteln müssen. FinRep ermöglicht den einheitlichen, einfachen und grenzüber schreitenden Datenaustausch.