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Einheitliche Lösung bringt internes und externes Rechnungswesen bei M+W Group zusammen

Die Lösung im Überblick

Zwei Abteilungen, zwei Systeme, sehr viel Abstimmungsaufwand – mit dieser Situation waren die Zentralbereiche Rechnungswesen und Controlling der M+W Group konfrontiert. Vor der Einführung einer neuen Softwarelösung waren sie parallel damit beschäftigt, Konzerndaten für das externe und interne Rechnungswesen einzuholen und auszuwerten, was aufgrund des konzerninternen Beziehungsgeflechts ein aufwändiges und zeitintensives Unterfangen war. Eine All-in-one- Lösung, mit der die beiden Einheiten sowohl organisatorisch als auch datentechnisch zusammengefasst werden, sollte Abhilfe schaffen. Mit dem neuen, integrierten System auf Basis von Tagetik ist es nun gelungen, Redundanzen beim Erfassen und Auswerten der Konzerndaten auszuschalten. Einmal abgerufene und geprüfte Informationen können effizient weiterverarbeitet werden. Von dem stringenten Workflow profitieren sowohl die Zentrale als auch weltweit alle angebundenen Tochterunternehmen. Im Ergebnis stehen kürzere Konsolidierungs- und Reportingzeiten, erleichterte Steuerungsprozesse und mehr Datentransparenz.

Pluspunkte der Lösung

  • Umfassende Lösung, die Konsolidierung, Planung, Reporting und Projektcontrolling auf einer Technologieplattform vereint und bei Bedarf erweitert werden kann
  • Harmonisierung des internen und externen Rechnungswesens
  • Redundanzen beim Erfassen und Auswerten von Konzerndaten sind weitgehend ausgeschaltet
  • Einmal geprüfte Informationen werden effizient weiterverarbeitet
  • Verkürzte Konsolidierungs- und Reportingzeiten
  • Erleichterte Steuerungsprozesse
  • Mehr Transparenz und verbesserte Qualität der Daten

Was die Funktionalität der bisherigen Werkzeuge anging, waren die Abteilungen Rechnungswesen und Controlling der M+W Zentrale in Stuttgart durchaus zufrieden. Mit den vorhandenen Systemen für Konsolidierung und Reporting waren sie in der Lage, alle gewünschten Analysen und Berichte zu erstellen – und damit vielen anderen Unternehmen einen Schritt voraus. Doch beim genaueren Hinschauen offenbarte sich vor allem im Tagesgeschäft erhebliches Optimierungspotenzial. Ein grundlegendes Problem bestand darin, dass es sich um zwei voneinander getrennte Systeme handelte. Sowohl das Rechnungswesen (Legalabschluss) als auch die benachbarten Controller (Managementreporting) sind damit befasst, konzernweit Daten einzusammeln und zu verarbeiten. Bedingt durch diese gewachsene Parallelkonstellation wurden jedoch viele Arbeiten doppelt verrichtet. Entsprechend groß war auch der Abstimmungsaufwand, um die Informationen unterschiedlicher Herkunft wieder einander anzugleichen.

Um künftig darauf verzichten zu können, unterschiedliche Verfahren mühsam unter einen Hut zu bringen, war man bei M+W Group an einer Technologie interessiert, die in der Lage ist, die verschiedenen Prozesse in einem einzigen System zu vereinen. Dass die neue Lösung zudem in puncto Leistungsfähigkeit einiges zu bieten haben musste, versteht sich von selbst: „Wir kamen nicht von einer excelbasierten Lösung, sondern hatten bereits eine leistungsfähige Konsolidierungslösung im Einsatz und wollten hier auf einen gewissen Komfort nicht verzichten“, umreißt Projektleiterin Renate Jäger die Anforderungen. Übergeordnetes Ziel des Projekts war es mithin, eine umfassende Lösung einzuführen, die von der Konsolidierung über die Planung bis hin zum Projektcontrolling alle Themenbereiche abdeckt und zudem bei Bedarf erweitert werden kann.

Vier Anbieter kamen in die Vorauswahl und wurden in die Stuttgarter Unternehmenszentrale eingeladen, um ihre Lösung vorzustellen. Schließlich erhielt pmOne, unterstützt durch den Konsolidierungsexperten Alper & Schetter, den Auftrag, auf Basis der Tagetik-Technologie ein Konzept auszuarbeiten. pmOne punktete vor allem mit einem guten Preis-Leistungsverhältnis und dem Funktionsumfang der Performance Management Lösung Tagetik CPM.

Bewährungsprobe bestanden

Die Zusammenarbeit zwischen der M+W Group und dem Beraterteam von pmOne / Alper & Schetter erstreckte sich zunächst darauf, ein interdisziplinäres Feinkonzept zu erarbeiten. Das wurde im November 2008 binnen weniger Wochen realisiert. Erst nachdem diese „Bewährungsprobe“ bestanden war, fiel die Entscheidung des Kunden, die Kooperation fortzusetzen und Tagetik als neue Software für die Unternehmenssteuerung einzuführen. Aufgrund des Jahresabschlusses musste das Projekt zunächst einmal zurückstehen, bevor es im März 2009 richtig durchstartete. In den verbleibenden Monaten bis zum Halbjahresabschluss ist es gelungen, eine All-in-One-Lösung für Konzernkonsolidierung, Planung, Reporting und Projektcontrolling einzuführen, die auf Tagetik basiert.

 

Mit dem neuen, integrierten System konnten internes und externes Rechnungswesen harmonisiert und Redundanzen bei der Erfassung und Auswertung von Konzerndaten ausgeschaltet werden. „Go-Live war dann zugleich der Halbjahresabschluss. Das war zwar zeitlich ziemlich ambitioniert, aber wir haben’s hingekriegt“, berichtet Renate Jäger.

 

Seither sind sämtliche Tochterunternehmen der M+W Group an das neue System angebunden und erfassen ihre Daten in Tagetik. Weltweit verteilt handelt es sich um ca. 100 Anwender, die zuvor von ihren Kollegen der Stuttgarter Zentrale geschult worden sind. Und auch für die Zentrale ging die Inbetriebnahme der neuen Lösung mit Neuerungen einher: Wie angedacht, sind die beiden zentralen Fachbereiche inzwischen zu einer Abteilung zusammengewachsen.

Papier- und reibungslose Abstimmungsprozesse

Was zuvor langwierig per Excel-Sheet oder Fax abgestimmt werden musste und aufgrund fehlender Validierungsregeln fehleranfällig war, läuft nun webbasiert über das integrierte IC Matching Cockpit. Dieses Tagetik-Feature unterstützt Unternehmen dabei, konzerninterne Abstimmungsprozesse effizient abzuwickeln. Das bedeutet für alle Prozessbeteiligten – sowohl dezentral als auch zentral – eine erhebliche Arbeitserleichterung. Renate Jäger: „Für uns ist das ein Riesenvorteil, weil innerhalb des Konzerns zahlreiche Beziehungen bestehen. Die Abstimmung geht jetzt einfach papierlos vonstatten. Unsere Töchter berichten im Rahmen der Datenmeldungen transaktionswährungsgenau ihre konzerninternen Geschäftsbeziehungen. Die Salden werden über das integrierte Cockpit abgestimmt und für die weitere Verarbeitung bereit gestellt. Die Trennung von Differenzen in Währungsbestandteile und echte Differenzen und die darauf abgestellte regelgestützte Verarbeitung übernimmt Tagetik.“ Diese Methode begünstigt nicht nur einen straffen Konsolidierungsprozess, sondern trägt auch wesentlich zu einer verbesserten Datenqualität bei. Damit einhergehend wurde auch der Workflow optimiert. Beispielsweise sind in die nach Phasen aufgeteilten Datenmeldungen und Abstimmungen eine Vielzahl von Datenvalidierungsschritten eingebunden. Die Zeiten, in denen Excel-Dateien zwischen den Beteiligten mehrmals hin- und hergeschickt werden mussten, sind damit endgültig passé.

Seitdem Tagetik bei M+W Group Einzug gehalten hat, entfällt für die Fachabteilungen viel unnötiger Abstimmungsaufwand und doppelte Arbeit. Außerdem profitieren Rechnungswesen und Controlling von einem einfacheren Handling. Auch die Töchter haben weniger Aufwand, weil sie ihre Daten nur noch in ein einziges System einpflegen müssen. Wie erhofft, schlagen sich das stringente Vorgehen und die organisatorischen Verbesserungen positiv auf die Reporting- und Konsolidierungszeiten nieder. Nicht zuletzt freut sich die Geschäftsleitung über ein Berichtswesen, das in Sachen Detailgrad, Schnelligkeit und Aussagekraft verbessert werden konnte.

Treasury wird im nächsten Schritt integriert

Ebenfalls mittels Tagetik wird inzwischen das Projektcontrolling der M+W Group wahrgenommen. Damit verfügen die Tochtergesellschaften jetzt über eine praktische Lösung, in der die Stammdaten für weltweit alle Projekte hinterlegt sind. Im Gegensatz zu der alten, excelbasierten Variante profitieren die Anwender vor allem von der Statusverwaltung. Auch hier konnte eine erhebliche Arbeitserleichterung erzielt werden, denn es ist nicht länger erforderlich, die Angaben zum Projekt immer wieder einzugeben, sondern es muss lediglich der Status angepasst werden. Neben übersichtlichen Informationen zu Kosten und Erlösen ist auch eine stufenweise Deckungsbeitragsrechnung vorhanden. Die Auswertungen erfolgen auf Ebene der Einzelgesellschaften und werden zusätzlich für den Konzern ausgewiesen.

 

Während pmOne die Konzeption und Umsetzung der Anforderungen des internen Reportings betreute, stand der langjährige Partner Alper & Schetter dem Projektteam der M+W Group in allen Fragen des externen Rechnungswesens mit seiner Expertise zur Seite. Die Unterstützungsleistung des Beraterteams beschränkte sich im Wesentlichen auf konzeptionelle Tätigkeiten, die gemeinsame Modellierung der Applikation sowie die Erstellung erster Reports. So blieb der externe Aufwand gering, und die ursprüngliche Aufwandschätzung für den internen und externen Ressourcenbedarf wurde eingehalten. Daraus lässt sich ablesen, dass die angepeilte Coaching-Strategie aufgegangen ist: Die Implementierung der Applikationen erfolgte zum Großteil durch das Team von M+W Group, in dessen Händen zudem das Projektmanagement lag. Auch das grundsätzliche Knowhow zur Weiterentwicklung des Systems ist im Unternehmen verankert und wird genutzt. „Hier sind wir auf dem richtigen Weg – es läuft auf immer weniger Hilfe und immer mehr Selbstständigkeit hinaus“, resümiert die Projektleiterin. Damit konnte auch eine der Grundanforderungen des Managements erfüllt werden – nämlich dass die Fachanwender in der Lage sein sollten, die Lösung autark zu bedienen und anzupassen.

 

Gelegenheit, das System auszubauen, wird das Projektteam alsbald bekommen. Denn in der bevorstehenden Phase 2 wird es darum gehen, auch das Treasury in Tagetik zu überführen.

M+W IC Cockpit: Regelbasiertes IC-Matching Cockpit (links), M+W Prozesscockpit: Anwenderabhängiges, phasen-orientiertes Prozesscockpit (rechts)
M+W IC Cockpit: Regelbasiertes IC-Matching Cockpit (links), M+W Prozesscockpit: Anwenderabhängiges, phasen-orientiertes Prozesscockpit (rechts)

Kundenprofil

Die M+W Group (bis 2009: M+W Zander) zählt in den Bereichen Advanced Technology Facilities, Life Science Industries, Energy & Environment Technologies sowie Hightech-Infrastruktur zu den global führenden Unternehmen für Planung, Bau und Projektmanagement. Von der Konzeptentwicklung bis zur schlüsselfertigen Komplettlösung realisiert die Gruppe Projekte unterschiedlicher Größe, die schnelle Umsetzung, hohe Flexibilität und Kosteneffizienz gewährleisten. Dabei verknüpft das Unternehmen Prozesstechnologie, Automation und komplexe Gebäudeinfrastukturen zu integrierten Gesamtlösungen.

 

Zum Kundenkreis zählen führende Elektronik-, LifeScience-, Photovoltaik-, Chemie-, Automobil- und Kommunikationsunternehmen sowie Forschungseinrichtungen und Universitäten. Die M+W Group GmbH, Stuttgart, steuert als Holding die globalen Aktivitäten der Gruppe, die 2009 mit 4380 Beschäftigten einen Auftragseingang von 1,56 Mrd. Euro und Umsätze von 1,27 Mrd. Euro erwirtschaftete.

Wolfgang Fahrnberger
Senior Vice President - CPM
pmOne GmbH
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Tim Erben
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