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Tagetik bewährt sich bei Raiffeisen Bank International als flexibles Instrument für die Plankonsolidierung

Tagetik bewährt sich bei Raiffeisen Bank International als flexibles Instrument für die Plankonsolidierung

Die Lösung im Überblick

Dass eine spezielle IT-Lösung den fachlichen Anforderungen einer Plankonsolidierung gerecht wird, ist eine Selbstverständlichkeit. Beim Tagetik-Projekt der Raiffeisen Bank International waren es vor allem die Geschwindigkeit bei der Umsetzung und die Flexibilität des Werkzeugs, die zum Erfolg geführt haben. Mit Tagetik ist es einem internen Team mit nur wenigen Beratertagen gelungen, ein gruppenweit konsolidiertes Planungs- und Budgetierungssystem aufzubauen. Diese Lösung hält allen Ansprüchen der Finanzabteilung stand und verschafft sowohl den lokalen Anwendern als auch denen in der Zentrale deutliche Erleichterungen im Tagesgeschäft.

Die Raiffeisen Bank International AG (RBI), die zu den führenden Bankengruppen in Österreich sowie in Zentral- und Osteuropa zählt, ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen und hat ihre Geschäftsaktivitäten auf mittlerweile 17 Länder der Region ausgedehnt. IT spielt bei RBI eine große Rolle, vor allem wenn es darum geht, über geschäftsrelevante Informationen auf dem Laufenden zu sein. Dem Finanz-Department ist deshalb direkt ein eigener IT-Fachbereich ,Business Informatics‘ zugeordnet, der sich mit entsprechendem Know-how den speziellen IT-Angelegenheiten annimmt. Bei ‚Business Informatics‘ laufen Daten von insgesamt 142 Business Units zusammen und werden weiter verarbeitet. Von dort wird auch eine Self-Service-Umgebung bereitgestellt, über die circa 400 Berichtsempfänger ihr Reporting abrufen können. Ebenso zeichnet das Team von ,Business Informatics‘ für das Reporting und die Entscheidungsunterstützung auf Ebene des Senior Managements verantwortlich. Daher landete das Anliegen, ein gruppenweit konsolidiertes Planungs- und Budgetierungssystem einzuführen, beim Abteilungsleiter Michael-Hagen Weese.

Pluspunkte der Lösung

  • Vielseitige Software, mit der binnen kurzer Zeit alle fachlichen Anforderungen erfüllt und Prozesse optimiert werden konnten
  • Bessere Datenqualität und mehr Transparenz bei den Geschäftsabläufen
  • Im Coaching-Verfahren erfolgreich interne Ressourcen aufgebaut

Kostenlose Webinare zu Tagetik

Zunächst versuchte das IT-Team, sich mit den im Unternehmen vorhandenen Mitteln und einem selbst entwickelten Tool zu behelfen. Allerdings stellte sich bald heraus, dass der große Aufwand das magere Ergebnis nicht rechtfertigt. Michael-Hagen Weese und seine Mitarbeiter machten sich deshalb auf die Suche nach einem geeigneten Werkzeug für die Plankonsolidierung, das über folgende Eigenschaften verfügen sollte:

 

  • Konsolidierung auf einem hohen Aggregationsniveau;
  • Prozessunterstützung, um eine bessere Datenqualität zu erzielen;
  • Flexibilität hinsichtlich der Organisationsstruktur (Geschäftseinheiten und Konten);
  • schnelle Datenverarbeitung (durch Last-Minute-Änderungen Verarbeitung mehrmals am Tag);
  • dezentrale Datenuploads;
  • Online-Validierung mit direkter Rückmeldung;
  • Weblösung, kein Excel erforderlich;
  • einfache Abstimmung und automatisierter Abgleich bei den Intercompany-Beziehungen.

 

Neben Tagetik lagen in der Entscheidungsphase Vergleichsangebote von zwei großen Anbietern auf dem Tisch. „Relativ schnell hat sich abgezeichnet, dass Tagetik deutlich einfacher zu bedienen und von der Parametrisierung besser zu handhaben ist“, erinnert sich Michael-Hagen Weese. Auch das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis und die Vorstellung, mit Tagetik plattformunabhängig „alles aus einem Guss“ zu bekommen, gefiel den RBI-Verantwortlichen. Mit einer einheitlichen Anwendung und nur einer Installation war die Implementierung von Tagetik zudem deutlich weniger aufwändig, als dies bei den Konkurrenzprodukten der Fall gewesen wäre.

Datenqualität mit Tagetik angehoben

Wie sich in der Implementierungsphase herausstellte, war es auch von Vorteil, dass Tagetik mit einem Minimum an Ausgangsdaten auskommt. Denn die Beschaffung von Daten führte zu Problemen, weil viele historische und Detailinformationen nur sehr aufwändig oder stellenweise gar nicht bereitgestellt werden konnten.

 

Um nachkonsolidieren zu können, musste zunächst das Datenmaterial bereinigt werden. Nachdem alle Daten, von denen es möglich war, beschafft waren und diejenigen, bei denen es nicht möglich war, mit Parametrisierung angepasst werden konnten, war der zweite Anlauf von Erfolg gekrönt. „Genau hier sehe ich auch eine der großen Stärken von Tagetik – nämlich, dass auch bei nicht vorhandenen Daten eine Parametrisierung einstellbar ist“, erläutert Michael-Hagen Weese.

 

Einer raschen Realisierung des Projekts stand nun nichts mehr im Wege. Auch dank des einfach zu bedienenden, dezentralen Ladewerkzeugs (ETL) konnte eine erste Inbetriebnahme des Systems bereits nach 15 Arbeitstagen erfolgen. Inklusive einer intensiven Testphase, Rollout und Dokumentation betrug die Gesamtimplementierungszeit circa vier Monate.

 

Als besondere Leistung würdigt Projektleiter Weese denn auch vor allem die Geschwindigkeit der Implementierung: „In nur wenigen Wochen haben zwei Leute eine Standardumgebung für die Planung aufgesetzt. Damit lassen sich mit einem minimalem Datenset eine konsolidierte Bilanz und GuV aufstellen, die man in alle Richtungen analysieren kann.“

Transparente und effiziente Geschäftsabläufe

Inzwischen läuft die Konsolidierung von Budgetierung und Forecasting ausschließlich auf Tagetik. Doch die neue Lösung sorgt nicht nur für eine bessere Datenqualität. Die aggregierten Daten des Controlling-Data-Mart werden aus dem SQL Server zentral in Tagetik geladen und für die Erstellung von Bilanz und GuV konsolidiert. Sowohl die für die Datensammlung zuständigen Mitarbeiter als auch diejenigen, die sich um die Berichterstellung kümmern, freuen sich über ein anwenderfreundliches Werkzeug mit webbasierter Benutzeroberfläche, an das neben der Zentrale alle Profit-Center angebunden sind. Sehr gut angenommen wird insbesondere das Cockpit für die Intercompany- Abstimmung, mit dem beim Management der konzerninternen Beziehungen signifikante Verbesserungen erzielt werden konnten.

 

Die Controlling-Abteilung in der Wiener RBI-Zentrale profitiert seit Anbruch des Tagetik- Zeitalters von mehr Transparenz bei den Geschäftsabläufen. Vergangenes ist samt manueller Anpassungen dokumentiert, so dass es bei Bedarf jederzeit nachvollziehbar ist. Und künftige Erhebungen gehen mit einer auf solide Beine gestellten Datenbasis viel einfacher vonstatten. Michael-Hagen Weese weist noch auf einen weiteren Vorteil hin: Für ihn ist die Excel Integration, die im Head-Office inzwischen Standard ist, ein wesentlicher Pluspunkt des Werkzeugs: „Man sieht es der Excel-Integration vielleicht nicht auf den ersten Blick an, aber sie ist hochfunktional. Und wenn man sich auf die Suche nach Daten begibt, gelangt man sehr schnell an den Punkt, an dem man die Fehlerquelle identifizieren kann, zum Beispiel wenn falsche Daten geliefert wurden.“

 

Die positiven Erfahrungen mit Tagetik und die Erkenntnis „wie mächtig das Tool eigentlich ist“ haben dazu geführt, dass die Software auch in weiteren Bereichen eingesetzt wird. In der nächsten Ausbaustufe soll Tagetik bereichsweit als Werkzeug zur Datensammlung zum Einsatz kommen. Wenn dann sämtliche Finanzdaten darüber laufen, arbeiten neben den etwa 50 dezentralen Planern und 20 Anwendern im Controlling insgesamt knapp 200 Nutzer beim RBI-Konzern mit Tagetik.

Erfolgreicher Know-how-Transfer

„Was mich an Tagetik überzeugt hat, ist die Geschwindigkeit bei der Umsetzung und die Flexibilität des Werkzeugs. Dadurch waren wir in der Lage, nach einer kurzen Implementierungsphase auch sehr komplexe Anforderungen abzudecken“, resümiert IT-Profi Weese. Dabei sieht er das Thema Flexibilität nicht nur unter einem funktionalen Aspekt, sondern auch im Kontext Wissensvermittlung: Da die Fachabteilung bei RBI fachlich sehr gut aufgestellt ist („Wir machen so ziemlich alles selbst“), lag für pmOne der Schwerpunkt des Projekts auf dem Coaching der RBI-Mitarbeiter. „Das hat sehr gut geklappt. Wenn man erst mal verstanden hat, wie Tagetik funktioniert, ergibt sich vieles von selbst. Wir sind deshalb mit einer minimalen Anzahl von Schulungstagen ausgekommen“, freut sich Weese. Wie er hinzufügt, hat sich die Entscheidung, interne Ressourcen in Tagetik fit zu machen, auch deshalb bewährt, weil auf diese Weise die Mitarbeiter ein sehr starkes Engagement für das Projekt entwickelt haben.

Kundenprofil

Die Raiffeisen Bank International AG (RBI) betrachtet Österreich, wo sie als eine führende Kommerz- und Investmentbank tätig ist, und Zentral- und Osteuropa (CEE) als ihren Heimmarkt. 15 Märkte der Region werden durch Tochterbanken abgedeckt, darüber hinaus umfasst die Gruppe zahlreiche andere Finanzdienstleistungsunternehmen beispielsweise in den Bereichen Leasing, Vermögensverwaltung und Mergers and Acquisitions. Die RBI ist als einzige österreichische Bank nicht nur in den Weltfinanzzentren, sondern mit Filialen und Repräsentanzen auch in Asien, dem weiteren geografischen Schwerpunktmarkt des Konzerns, präsent. Insgesamt betreuen rund 58.000 Mitarbeiter circa 14,6 Millionen Kunden in über 3.000 Geschäftsstellen, der überwiegende Teil davon in CEE.

Tim Erben
Head of Digital Marketing
pmOne AG
Freisinger Str. 9
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Tim Erben