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Conergy baut Tagetik zu einer integrierten Planungs- und Reporting-Plattform aus

Conergy baut Tagetik zu einer integrierten Planungs- und Reporting-Plattform aus

Die Lösung im Überblick

Wer in dynamischen Märkten agiert, braucht flexible Rahmenbedingungen für sein Performance Management. Mit Tagetik hat das Solarunternehmen Conergy die passende Lösung gefunden, um all seine Reporting-Anforderungen umzusetzen. Schritt für Schritt und mit viel Eigenleistung werden Excel-Reportings abgelöst und eine integrierte Planungs- und Reporting-Plattform überführt, die zudem als Cloud-Lösung konzipiert ist. Erste Erfolge machen sich schnell bemerkbar: Ein höherer Automatisierungsgrad entlastet beim Einsammeln und Aufbereiten der Daten, neue Funktionen bringen mehr Flexibilität und Analysemöglichkeiten. Aber noch viel wichtiger ist der Effekt, dass Informationen konsistent und eindeutig sind und in einem wesentlich gehaltvolleren Reporting münden.

 

Für das Forecasting des Solarunternehmens Conergy liefern die in elf Ländern ansässigen Vertriebs- und Servicegesellschaften Finanz- und Absatzkennzahlen an die Hamburger Unternehmenszentrale, wo die Informationen dann konsolidiert werden. Dort war man jedoch zuletzt mit dem Prozess des Einsammelns und Aufbereitens der Daten unzufrieden: Um einen Überblick über seine kurzfristige Finanzlage zu haben, erstellt der Anbieter von Photovoltaik-Systemlösungen und -services wöchentlich ein Cashflow-Reporting. Doch bis es soweit war, wurden unzählige Mails mit umfangreichen Excel-Dateien hin- und hergeschickt. Dieses Vorgehen war nicht nur umständlich und fehleranfällig, sondern lieferte durch mehrere kursierende Versionen von Excel-Dateien auch keine klaren Zahlen. Erschwerend kam hinzu, dass die Software, die bislang für den Rolling Forecast im Einsatz war, übernahmebedingt nicht mehr weiterentwickelt wird. Das gab letztendlich den Ausschlag für die Conergy-Verantwortlichen, sich nach einer neuen, integrierten Softwarelösung umzuschauen, die in der Lage ist, ihre sämtlichen Reporting-Anforderungen zu erfüllen.

 

Nachdem zwölf Anbieter einen Fragenkatalog beantwortet hatten, lud Conergy fünf davon für eine Präsentation in die Firmenzentrale ein. Neben pmOne/Tagetik waren das IBM und evidanza, sowie mit IDL und MIK zwei Anbieter, deren Produkte bereits für Konsolidierung bzw. Planung und Reporting im Haus im Einsatz sind. Warum pmOne mit Tagetik letztendlich die Nase vorn hatte, erklärt Lothar Jürgens, Senior Manager BI bei Conergy Global Solutions, so: „Im Grunde genommen bekommt man bei den Software-Anbietern nur einen Pool von Funktionalitäten, den man dann erstmal mit Leben füllen muss. pmOne hingegen hatte bei der Präsentation von Tagetik bereits einen Prototypen implementiert. Da war uns schnell klar, dass wir hier eine Lösung bekommen, in die wir unsere Prozesse integrieren können, und nicht nur eine Software, die wir erst noch aufwändig zu einer Lösung machen müssen.“

Pluspunkte der Lösung

  • Ablösung diverser Excel-Reportings und Überführung in eine Planungs- und Reporting-Plattform
  • Deutliche Verringerung des administrativen Aufwands und mehr Funktionalität
  • Substanzielles Reporting durch eindeutige Informationen
  • Nutzung von Cloud-Services

Schrittweise Optimierung von Finanzplanung und Reporting

Der in der Präsentation vorgestellte Prototyp war denn auch die Basis für das erste Teilprojekt und wurde entsprechend den Anforderungen für das Conergy Cashflow-Forecasting, bei dem allwöchentlich freitags die Cash-Entwicklung für die nächsten 20 Wochen projiziert wird, weiterentwickelt. Aufgrund von Infrastruktur-Problemen – unabhängig von Tagetik – werden die Daten derzeit noch interimsmäßig am Data Warehouse vorbeigeschleust und direkt eingelesen, was sich aber bald ändern soll. Ungeachtet dessen, dass die Architektur noch nicht optimal gelöst ist, machen sich die vielfältigen Möglichkeiten von Tagetik bei der Validierung und Anreicherung der Finanzdaten bereits positiv bemerkbar. Mit einer Abweichungsanalyse werden neuerdings die Veränderungen des aktuellen gegenüber dem vorherigen Forecast ermittelt. Zu den vielen Annehmlichkeiten, die Tagetik mit sich bringt, zählen auch Kommentierungsfunktionen, die rege genutzt werden.

 

Als weltweit tätiges Unternehmen im Solarmarkt hat Conergy mit permanenten, zum Teil einschneidenden Veränderungen des Marktes zu tun: So hängt das Investorenverhalten unter anderem davon ab, welche Einspeisevergütungen in den jeweiligen Ländern aktuell gezahlt werden. Diese Marktdynamik wirkt sich natürlich auch auf den Planungsprozess aus, der bei Conergy bereits Mitte des Jahres startet. Zu dieser Zeit werden in der Zentrale die entsprechenden Templates erstellt, getestet und validiert, bevor sie dann an die Kollegen, die im opeativen Geschäft tätig sind, verteilt werden. Ab dem dritten Monat eines laufenden Jahres stellt Conergy das Budget dann dem Forecast gegenüber, um die Budgetplanung noch einmal zu verfeinern.

 

Auch die Budgetplanung (GuV und Bilanz) läuft mittlerweile auf Tagetik. Parallel zum Roll-out hat das Projektteam die Weichen gestellt, um die Informationen in der Tagetik-Datenbank mit Ist-Daten anzureichern. Ab dem Jahreswechsel konnte dann damit begonnen werden, die Ist-Daten in Tagetik gegen die Daten im bislang genutzten System zu validieren. Das neue Forecasting ging dann mit dem März-Abschluss live.

Dreistufiger Planungsprozess

Das Monthly Operational Reporting bei Conergy besteht aus drei Komponenten: Zum einen das Berichten der Ist-Daten, die hauptsächlich Finanz- aber auch Mengendaten (wie viel Megawatt sind in den jeweiligen Märkten verkauft bzw. installiert worden?) umfassen. Im zweiten Schritt werden diese Zahlen mit dem Budget verglichen. Schließlich stellt die Zentrale den Landesgesellschaften noch die Möglichkeit bereit, das Budget für die Erstellung des Forecasts heranzuziehen. Üblicherweise ab dem Märzabschluss geht es mit dem „3+9“-Forecast los (im April folgt dann „4+8“ usw.), wo jedem neuen Forecast der alte gegenübergestellt und dann gegebenenfalls um neue Erkenntnisse angepasst wird.

 

Für die Ist-Zahlen übermitteln die Ländergesellschaften ihre Finanzabschlüsse aus dem jeweiligen ERP-System als Textdateien an die Zentrale, wo sie im Data Warehouse eingelesen werden. Aggregiert und angereichert werden sie bei der Konsolidierung. Das Data Warehouse auf Basis des Microsoft SQL Server vereint die Daten, die aus dem ERP-System und der Konsolidierung kommen, und stellt sie dann für Reportingzwecke zur Verfügung.

 

An seiner neuen Planungs- und Reporting-Software schätzt Lothar Jürgens insbesondere die Flexibilität, wenn es darum geht, einen Forecast zu verändern oder Buchungen anzupassen, die zuvor im ERP-System – in den meisten Ländergesellschaften ist das Navision – vielleicht noch nicht auf die letztendlich zutreffende Kostenstelle oder den Kostenträger gebucht worden sind. Seinen Anwendern verschafft er mit Tagetik deshalb die Möglichkeit, Beträge noch auf Reporting-Ebene zu verschieben, ohne dass dafür eine Anpassungsbuchung im ERP-System notwendig wäre. Tagetik bringt die funktionalen Voraussetzungen mit, um solche Umbuchungen, sonstige Ausreißer oder besondere Werte zu kommentieren und diese Änderungen auch später noch nachvollziehen zu können.

Gute Erfahrungen mit Cloud-Services

Der Conergy-Finanzbereich verzichtet weitgehend auf eigene Hardware und arbeitet hier mit Microsoft zusammen, das einen Großteil der Anwendungsserver in der Azure-Cloud hostet. „Bei Conergy habe ich das erste Mal mit Servern zu tun, die nicht On-Premise sind oder vom Unternehmen selbst gewartet werden. Was die Verfügbarkeit von Systemen und Daten angeht, kann ich keinen Unterschied feststellen“, berichtet IT-Fachmann Jürgens und ergänzt, dass derzeit auch überlegt werde, die Tagetik-Umgebung umzustellen und pmOne in die Wartung des Gesamtsystems miteinzubinden.

 

Vorteil: Conergy muss sich nicht mehr um die Verwaltung des Applikationsservers kümmern, sondern kann auf einen rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche laufenden Tagetik-Server zugreifen. Dabei umfasst die Wartung durch pmOne nicht nur das operative System, sondern auch die Tagetik-Software an sich. „Die Administration der Umgebung zu externalisieren, wäre gerade für uns als relativ kleines Unternehmen ein großer Vorteil und eine echte administrative Entlastung. Vor dem Hintergrund steigender Report-Anforderungen eröffnet uns das neue Möglichkeiten.“

 

Um sowohl die Hamburger Zentrale mit Tagetik auszustatten als auch die weltweiten Gesellschaften über Service-Center in Amerika, Asien und Australien anzubinden, kommt Conergy derzeit mit 30 Lizenzen aus. Hinzu kommen 20 Concurrent User, die für XLCubed lizensiert sind, das der Solar-Spezialist als spezielles Reporting-Frontend einsetzt und woran neben Tagetik noch weitere Datenquellen angebunden sind.

Konsistente Daten liefern eindeutige Aussagen

Die Tage, an denen Zahlen bei Conergy davon abhingen, wer auf welche Version eines bestimmten Excel-Dokuments geschaut hat, sind gezählt. Mit der integrierten Tagetik-Lösung haben konsistente, eindeutige Informationen Einzug in das Finanzwesen gehalten. Lothar Jürgens spricht von „massiven Verbesserungen“, die sich schon allein daraus ergeben, dass die Verknüpfungen und Verschiebungen von Excel-Dokumenten entfallen. Zudem ist viel von dem administrativen Aufwand, der mit dem Sammeln und Verknüpfen von Daten verbunden war, weggefallen. Stattdessen kann sich das Controlling seiner eigentlichen Aufgabe widmen – nämlich Daten und Abweichungen analysieren, hinterfragen, kommentieren und für ein gehaltvolles Reporting bereitstellen.

Eigeninitiative unter Anleitung – die richtige Mischung macht‘s

Welchen Eindruck hat Lothar Jürgens von der Software, nachdem unter seiner Leitung die beiden Tagetik-Projekte mit sehr viel Eigeninitiative umgesetzt worden sind? „Mit etwas Erfahrung im Business-Intelligence-Umfeld bietet einem die Tagetik-Software durchaus Freiheitsgrade, um zu entsprechenden Lösungen zu kommen.“ Auf der anderen Seite hat er pmOne als konstruktiven und erfahrenen Implementierungspartner zu schätzen gelernt: „Da Tagetik als Lösung sehr viel Funktionalität mitbringt, ist man manchmal verleitet, Prozesse nochmal zu erfinden. Insofern war es für uns durchaus auch wichtig, dass uns pmOne angeleitet hat, die für uns sinnvollen Möglichkeiten schneller zu identifizieren.“

 

Mit dem Status quo gibt man sich bei Conergy nicht zufrieden, sondern will weiter an einer integrierten und automatisierten Planungs- und Reporting-Plattform arbeiten. Dazu zählt auch, weitere Excel-Reportings im Sinne eines ‚Single Point of Truth‘ in Tagetik zu überführen. „Für mich persönlich ist es in solchen Projekten immer das Ziel, so wenig Schnittstellen wie möglich im Unternehmen zu haben“, verrät Lothar Jürgens. Da ist es naheliegend, auch die Konsolidierung in die neue Lösung zu integrieren. Denn „wenn man schon ein Tool-Set hat, sollte das auch bestmöglich genutzt werden“. Und nach der Erfahrung mit den beiden anderen Tagetik-Projekten weiß er auch schon genau, wie er dabei vorgehen will: „Wir werden die Lösung zunächst wieder intensiv spezifizieren und uns dann mit pmOne zusammensetzen, um sie effizient zu implementieren.“

Kundenprofil

Conergy ist einer der größten Anbieter für Solar-Systemlösungen und -services weltweit mit einer globalen Aufstellung und über 15 Jahren Erfahrung in der Solarindustrie. Das Unternehmen ist mit Vertriebs- und Servicegesellschaften in elf Ländern sowie 350 Mitarbeitern in allen wesentlichen Photovoltaik-Märkten vertreten. Der Unternehmenssitz von Conergy ist Hamburg. Hier sind in der Conergy Global Solutions GmbH Kernkompetenzen und Zentralfunktionen gebündelt. Das Kerngeschäft von Conergy beinhaltet die Projektentwicklung, die Planung, die Beschaffung und den Bau von Projekten sowie die technische und kaufmännische Betriebsführung von Aufdach- und Freiflächen-Anlagen. Zudem bildet das Distributionsgeschäft an kleine und große Installateurbetriebe einen wesentlichen Bestandteil des Conergy Geschäfts ab.

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Vice President Marketing CPM
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