Conergy baut Tagetik zu einer integrierten Planungs- und Reporting-Plattform aus

Die Lösung im Überblick

Wer in dynamischen Märkten agiert, braucht flexible Rahmenbedingungen für sein Performance Management. Mit Tagetik hat das Solarunternehmen Conergy die passende Lösung gefunden, um all seine Reporting-Anforderungen umzusetzen. Schritt für Schritt und mit viel Eigenleistung werden Excel-Reportings abgelöst und eine integrierte Planungs- und Reporting-Plattform überführt, die zudem als Cloud-Lösung konzipiert ist. Erste Erfolge machen sich schnell bemerkbar: Ein höherer Automatisierungsgrad entlastet beim Einsammeln und Aufbereiten der Daten, neue Funktionen bringen mehr Flexibilität und Analysemöglichkeiten. Aber noch viel wichtiger ist der Effekt, dass Informationen konsistent und eindeutig sind und in einem wesentlich gehaltvolleren Reporting münden.

Für das Forecasting des Solarunternehmens Conergy liefern die in elf Ländern ansässigen Vertriebs- und Servicegesellschaften Finanz- und Absatzkennzahlen an die Hamburger Unternehmenszentrale, wo die Informationen dann konsolidiert werden. Dort war man jedoch zuletzt mit dem Prozess des Einsammelns und Aufbereitens der Daten unzufrieden: Um einen Überblick über seine kurzfristige Finanzlage zu haben, erstellt der Anbieter von Photovoltaik-Systemlösungen und -services wöchentlich ein Cashflow-Reporting. Doch bis es soweit war, wurden unzählige Mails mit umfangreichen Excel-Dateien hin- und hergeschickt. Dieses Vorgehen war nicht nur umständlich und fehleranfällig, sondern lieferte durch mehrere kursierende Versionen von Excel-Dateien auch keine klaren Zahlen. Erschwerend kam hinzu, dass die Software, die bislang für den Rolling Forecast im Einsatz war, übernahmebedingt nicht mehr weiterentwickelt wird. Das gab letztendlich den Ausschlag für die Conergy-Verantwortlichen, sich nach einer neuen, integrierten Softwarelösung umzuschauen, die in der Lage ist, ihre sämtlichen Reporting-Anforderungen zu erfüllen.

Nachdem zwölf Anbieter einen Fragenkatalog beantwortet hatten, lud Conergy fünf davon für eine Präsentation in die Firmenzentrale ein. Neben pmOne/Tagetik waren das IBM und evidanza, sowie mit IDL und MIK zwei Anbieter, deren Produkte bereits für Konsolidierung bzw. Planung und Reporting im Haus im Einsatz sind. Warum pmOne mit Tagetik letztendlich die Nase vorn hatte, erklärt Lothar Jürgens, Senior Manager BI bei Conergy Global Solutions, so: „Im Grunde genommen bekommt man bei den Software-Anbietern nur einen Pool von Funktionalitäten, den man dann erstmal mit Leben füllen muss. pmOne hingegen hatte bei der Präsentation von Tagetik bereits einen Prototypen implementiert. Da war uns schnell klar, dass wir hier eine Lösung bekommen, in die wir unsere Prozesse integrieren können, und nicht nur eine Software, die wir erst noch aufwändig zu einer Lösung machen müssen.“

Schrittweise Optimierung von Finanzplanung und Reporting

Der in der Präsentation vorgestellte Prototyp war denn auch die Basis für das erste Teilprojekt und wurde entsprechend den Anforderungen für das Conergy Cashflow-Forecasting, bei dem allwöchentlich freitags die Cash-Entwicklung für die nächsten 20 Wochen projiziert wird, weiterentwickelt. Aufgrund von Infrastruktur-Problemen – unabhängig von Tagetik – werden die Daten derzeit noch interimsmäßig am Data Warehouse vorbeigeschleust und direkt eingelesen, was sich aber bald ändern soll. Ungeachtet dessen, dass die Architektur noch nicht optimal gelöst ist, machen sich die vielfältigen Möglichkeiten von Tagetik bei der Validierung und Anreicherung der Finanzdaten bereits positiv bemerkbar. Mit einer Abweichungsanalyse werden neuerdings die Veränderungen des aktuellen gegenüber dem vorherigen Forecast ermittelt. Zu den vielen Annehmlichkeiten, die Tagetik mit sich bringt, zählen auch Kommentierungsfunktionen, die rege genutzt werden.

Als weltweit tätiges Unternehmen im Solarmarkt hat Conergy mit permanenten, zum Teil einschneidenden Veränderungen des Marktes zu tun: So hängt das Investorenverhalten unter anderem davon ab, welche Einspeisevergütungen in den jeweiligen Ländern aktuell gezahlt werden. Diese Marktdynamik wirkt sich natürlich auch auf den Planungsprozess aus, der bei Conergy bereits Mitte des Jahres startet. Zu dieser Zeit werden in der Zentrale die entsprechenden Templates erstellt, getestet und validiert, bevor sie dann an die Kollegen, die im opeativen Geschäft tätig sind, verteilt werden. Ab dem dritten Monat eines laufenden Jahres stellt Conergy das Budget dann dem Forecast gegenüber, um die Budgetplanung noch einmal zu verfeinern.

Auch die Budgetplanung (GuV und Bilanz) läuft mittlerweile auf Tagetik. Parallel zum Roll-out hat das Projektteam die Weichen gestellt, um die Informationen in der Tagetik-Datenbank mit Ist-Daten anzureichern. Ab dem Jahreswechsel konnte dann damit begonnen werden, die Ist-Daten in Tagetik gegen die Daten im bislang genutzten System zu validieren. Das neue Forecasting ging dann mit dem März-Abschluss live.

Konsistente Daten liefern eindeutige Aussagen

Die Tage, an denen Zahlen bei Conergy davon abhingen, wer auf welche Version eines bestimmten Excel-Dokuments geschaut hat, sind gezählt. Mit der integrierten Tagetik-Lösung haben konsistente, eindeutige Informationen Einzug in das Finanzwesen gehalten. Lothar Jürgens spricht von „massiven Verbesserungen“, die sich schon allein daraus ergeben, dass die Verknüpfungen und Verschiebungen von Excel-Dokumenten entfallen. Zudem ist viel von dem administrativen Aufwand, der mit dem Sammeln und Verknüpfen von Daten verbunden war, weggefallen. Stattdessen kann sich das Controlling seiner eigentlichen Aufgabe widmen – nämlich Daten und Abweichungen analysieren, hinterfragen, kommentieren und für ein gehaltvolles Reporting bereitstellen.

Eigeninitiative unter Anleitung – die richtige Mischung macht‘s

Welchen Eindruck hat Lothar Jürgens von der Software, nachdem unter seiner Leitung die beiden Tagetik-Projekte mit sehr viel Eigeninitiative umgesetzt worden sind? „Mit etwas Erfahrung im Business-Intelligence-Umfeld bietet einem die Tagetik-Software durchaus Freiheitsgrade, um zu entsprechenden Lösungen zu kommen.“ Auf der anderen Seite hat er pmOne als konstruktiven und erfahrenen Implementierungspartner zu schätzen gelernt: „Da Tagetik als Lösung sehr viel Funktionalität mitbringt, ist man manchmal verleitet, Prozesse nochmal zu erfinden. Insofern war es für uns durchaus auch wichtig, dass uns pmOne angeleitet hat, die für uns sinnvollen Möglichkeiten schneller zu identifizieren.“

Mit dem Status quo gibt man sich bei Conergy nicht zufrieden, sondern will weiter an einer integrierten und automatisierten Planungs- und Reporting-Plattform arbeiten. Dazu zählt auch, weitere Excel-Reportings im Sinne eines ‚Single Point of Truth‘ in Tagetik zu überführen. „Für mich persönlich ist es in solchen Projekten immer das Ziel, so wenig Schnittstellen wie möglich im Unternehmen zu haben“, verrät Lothar Jürgens. Da ist es naheliegend, auch die Konsolidierung in die neue Lösung zu integrieren. Denn „wenn man schon ein Tool-Set hat, sollte das auch bestmöglich genutzt werden“. Und nach der Erfahrung mit den beiden anderen Tagetik-Projekten weiß er auch schon genau, wie er dabei vorgehen will: „Wir werden die Lösung zunächst wieder intensiv spezifizieren und uns dann mit pmOne zusammensetzen, um sie effizient zu implementieren.“