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Tagetik fördert Zusammenarbeit von Controlling und Rechnungswesen bei Vorwerk

Tagetik fördert Zusammenarbeit von Controlling und Rechnungswesen bei Vorwerk

Die Lösung im Überblick

Gerade komplexe Konzernstrukturen erfordern im Finanzbereich eine hochflexible Software. Bei Vorwerk stellt Tagetik seine Vielseitigkeit unter Beweis, indem es als Werkzeug eingesetzt wird, das Legal- und Managementkonsolidierung in einem System abbildet, die Themen Planbilanzerstellung und Tax-Forecast unterstützt und das Reporting insgesamt optimiert. Weil mit Tagetik unterschiedliche Geschäftsprozesse auf eine Plattform gezogen wurden, ist es gelungen, konzernweit im Finanzwesen einheitliche Strukturen zu etablieren und das Abstimmungsprocedere deutlich zu verbessern. Nachdem im ersten Schritt alle Pflichtanforderungen der verschiedenen Divisionen sowie des Schwesterkonzerns hinsichtlich Unternehmensplanung, Reporting und Konsolidierung erfüllt werden konnten, erfolgt sukzessive die Umsetzung weiterer Teilprojekte im Kontext Controlling.

Bis 2010 war die Systemlandschaft im Finanzbereich von Vorwerk gekennzeichnet durch Insellösungen für Managementreporting, Konsolidierung und Intercompany-Abstimmung. Diese inzwischen in die Jahre gekommenen Anwendungen abzulösen und dabei die Bedürfnisse von acht selbstständig agierenden Geschäftsbereichen zu koordinieren – vor dieser Herausforderung stand Vorwerk Manager Karsten Köhncke. Den Schlüssel, um diese Aufgabe zu bewältigen, sah der Vice President Corporate Controlling in der Einführung einer einheitlichen Software, die unterschiedliche Geschäftsprozesse im Finanzbereich abdeckt.

Der Anforderungskatalog war umfangreich – schließlich sollte die neue Lösung den etwa 200 Anwendern, die konzernweit verschiedene Rollen (Controlling, Legalkonsolidierung, Steuerplanung, Erstellung von Plan-Bilanz und Plan-GuV) ausüben und unterschiedlichen Divisionen sowie einem Schwesterkonzern angehören, Erleichterungen im Tagesgeschäft verschaffen. Gefragt war deshalb ein hochflexibles System, das in der Lage ist, Legal- und Managementabstimmung zu vereinfachen, die Themen Planbilanzerstellung und Tax-Forecast zu unterstützen sowie das Reporting insgesamt zu optimieren.

Aufgrund der weltweiten Präsenz von Vorwerk sind auch die Kriterien Verfügbarkeit (23 Stunden/Tag) sowie Performance und Schnelligkeit in die Entscheidung für eine Software miteingeflossen. Nicht zuletzt war gewünscht, die Anwendung Vorwerk intern betreiben zu können und nicht von einem externen Anbieter in der täglichen Administration abhängig zu sein.

Pluspunkte der Lösung

  • Unterschiedliche Geschäftsprozesse und Anforderungen im Finanzbereich in einer Anwendung abgebildet
  • Voraussetzung für einheitliche Strukturen geschaffen
  • Prozessoptimierungen und Zeitersparnis beim Reporting und den konzerninternen Abstimmungen

Das Gesamtpaket stimmt - pmOne mit Tagetik

Auf der Suche nach einem solchen Software-Multitalent hatte sich das Projektteam in der Wuppertaler Vorwerk Zentrale mit den IT-Kollegen beratschlagt und darüber hinaus über Studien von Branchenanalysten informiert. Insgesamt sechs Anbieter durften ihre Lösung den Verantwortlichen aus dem Headquarter und Vertretern aus allen Divisionen sowie dem Schwesterkonzern Hectas präsentieren. Drei von ihnen kamen in die engere Auswahl. Das Rennen schließlich machte pmOne mit einer Tagetik-Lösung, die vor allem durch ihre Vielseitigkeit punkten konnte: „Am meisten überzeugt hat uns damals die Flexibilität und Vielseitigkeit des Programms. Die Analytics-Komponente sowie cMORE und alles, was man damit machen kann, hat die Sache abgerundet. Das Komplettpaket, mit dem wir all unsere Themen abdecken konnten, hat uns sehr gut gefallen“, erinnert sich Karsten Köhncke.

Eine Besonderheit des Vorwerk Konzerns besteht darin, dass seine sieben Divisionen und der Schwesterkonzern Hectas in verschiedenen Branchen und nach unterschiedlichen Geschäftsmodellen (Produktion, Dienstleistung, Direktvertrieb) operieren. Bezogen auf die Finanzsoftware zieht die komplexe Struktur zum Teil grundlegend unterschiedliche Bedürfnisse nach sich. In die Konzeptionsphase zu Beginn des Projekts waren deshalb neben den Zentralbereichen Controlling und Group Accounting auch alle Divisionen/Schwesterkonzern involviert. Hier ging es vorrangig darum, die unterschiedlichen Strukturen auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen und verschiedene Parameter wie Kontenstrukturen anzugleichen.

Allein diese Umstellungen haben bereits wesentlich dazu beigetragen, den Administrationsaufwand zu verringern und das ganze System übersichtlicher und handhabbarer auszugestalten. In der Vergangenheit wurden Excel-Packages verschickt und die erfassten Daten separat in die Datenbank für das Management-Reporting oder die Konsolidierung eingelesen. Mit Tagetik haben die Landesgesellschaften direkt die Möglichkeit, die Eingaben zu kontrollieren und gegebenenfalls zu korrigieren. Wurde die Struktur der Excel-Packages verändert, mussten diese verteilt und die Schnittstelle zur Datenbank angepasst werden. Heute werden die Änderungen online vorgenommen und stehen direkt zur Verfügung.

Um die divergierenden fachlichen Anforderungen zusammenzubringen, ging die Projektmannschaft in drei, zum Teil ineinandergreifenden Teilprojekten vor. Neben der Schnittstellenthematik ging es fachlich um die Bereiche Planung & Reporting und Konsolidierung.

Schnell, übersichtlich und ortsunabhängig – das neue Management-Reporting

Die Analytics-Komponente in Tagetik sorgt für die schnelle Bereitstellung von Ad-hoc-Analysen. Mit der von pmOne entwickelten Reporting-Komponente cMORE/Message werden die Geschäftsinformationen bei Vorwerk, die bisher als reines Zahlenwerk in Tabellenform dargeboten wurden, nun in Form von Grafiken und Cockpits aufbereitet.

 

Mit cMORE/Message, das sich an den Prinzipien des „Information Design“ orientiert, werden zunächst bestimmten Sachverhalten feste Grafiktypen und Darstellungsformen über den gesamten Konzern hinweg zugeordnet.

 

Im Tagesgeschäft unterstützt die Software Anwender dann dabei, Business-Grafiken und Dashboards zu erstellen. Durch die optimierten und konzernweit einheitlichen Grafiken konnte die Aussagekraft des gesamten Reportings bei Vorwerk deutlich verbessert werden. So sind beispielsweise Vorjahresvergleiche viel übersichtlicher und schneller erfassbar geworden, und auch die Möglichkeit zum Drill-Down und Aufsplittung nach Divisionen/Schwesterkonzern werden gerne in Anspruch genommen. „Mit cMORE verfügen wir über ein sehr schnelles Analysewerkzeug. Die Grafiken sind in fünf Sekunden aufgebaut“, freut sich Projektleiter Köhncke.

Bereitgestellt werden dem Top Management die Reports nun über den Webbrowser, in dem relevante Informationen über vordefinierte Reports und Cockpits bereitstehen. Auch ihrem Wunsch nach mehr Mobilität wurde Rechnung getragen, wie der Vice President Controlling berichtet: „Wir sind heute in der Lage, die Reports auf sämtlichen mobilen Endgeräten zur Verfügung zu stellen und damit ortsunabhängig auf die Daten zugreifen.“

IC-Cockpit sorgt für optimierte Abstimmung und Zeitersparnis

Zum Vorwerk Konsolidierungskreis gehören weltweit über 120 Gesellschaften, die auf sieben Divisionen und einen Schwesterkonzern verteilt sind. Bei der Konsolidierung mit Tagetik profitiert Vorwerk von einer größeren Flexibilität, was insbesondere für die Kapitalkonsolidierung gilt. Hier fallen nun weniger vorgefertigte Buchungen an, deren Auslösung bislang nur schwer nachvollziehbar war. Dreh- und Angelpunkt der neuen Lösung, an deren Einführung der langjährige pmOne-Partner und Konsolidierungsspezialist Alper & Schetter maßgeblich mitgewirkt hat, ist allerdings das Intercompany(IC)-Cockpit. Bisher sei die Abstimmung zwischen den Konzerngesellschaften in einem vom Konsolidierungssystem getrennten System vorgenommen worden und könne dank Tagetik nun erstmals zusammen mit dem Abschluss erfolgen, berichtet Beatrix Schmidt, die in der Vorwerk Holding für Corporate Consolidation verantwortlich ist. Zudem können die Gesellschaften ihre über das Web eingegebenen Daten selbst kontrollieren.

 

Umgekehrt ist es den Verantwortlichen in der Zentrale nun leichter möglich, den Prozessfortschritt einzusehen, den aktuellen Status der Erfassung zu verfolgen und dadurch gegebenenfalls früher auf Fehler aufmerksam zu werden. Um rückwirkend aufwändige Angleichungen/Korrekturen zu vermeiden, war es Vorwerk bei den Intercompany-Beziehungen wichtig, optimale Abstimmungsprozesse zu verankern. Die Konzernabstimmungen wurden zuvor mit einem separaten Tool durchgeführt, das keine Verbindung zu den Abschlussdaten hatte und damit unterschiedliche Daten ausweisen konnte. Dieses Thema ist über das webbasierte Intercompany-Chart elegant gelöst worden. Daran sind alle Beteiligten angebunden. Gibt eine Gesellschaft etwas ein, erscheint es automatisch beim Counterpart, der es bestätigen kann oder mit seinem Gegenüber abstimmt. Auf diese Weise geht die Abstimmung insgesamt wesentlich schneller und reibungsloser vonstatten. „Das Intercompany-Cockpit verschafft uns viel Zeitersparnis“, bestätigt Katja Kabilka vom Zentralbereich Consolidation/Group Accounting.

Überhaupt sei das gemeinsame Projekt förderlich für die Zusammenarbeit der beiden Zentralbereiche gewesen und habe zum gegenseitigen Verständnis beigetragen, ergänzt Karsten Köhncke aus Sicht der Controlling-Abteilung: „Die Vorbereitung sowie die Durchführung der Abstimmung zwischen Legal-Konsolidierung und Management-Konsolidierung geht jetzt wesentlich schneller vonstatten.“

Potenzial nach und nach erschließen

Die dezentralen Anwender hingegen profitieren vor allem vom Workflow-Management in Tagetik. Wie ein Leitsystem ermöglicht es, sich gut im System zurechtzufinden, selbst wenn man nicht ständig damit arbeitet, so das Feedback aus den Ländern. Geht es nach Karsten Köhncke, könnte das punktuelle Arbeiten mit Tagetik in den Landesgesellschaften schon bald Vergangenheit sein. Denn nachdem man in der Zentrale festgestellt hat, dass „mit Tagetik einfach ganz viele Dinge möglich sind“, soll diese Erkenntnis nun verstärkt in die Länder getragen werden. Statt sich wie bislang mit der Eingabe von Daten zu begnügen, soll Tagetik dort künftig für Analysen etc. genutzt werden können.

Nachdem das Management-Reporting erheblich verbessert und das Abstimmungsprocedere konzernweit deutlich optimiert werden konnte, ist Karsten Köhncke insgesamt „sehr zufrieden“ mit Tagetik und sieht sich darin bestätigt, dass die Vorteile vor allem in der Vielseitigkeit und breiten Einsatzmöglichkeit des Werkzeugs liegen. Dadurch konnten „alle Anforderungen der verschiedenen Divisionen sowie des Schwesterkonzerns im ersten Schritt abgedeckt“ werden. Dazu zählte auch eine Planbilanz, die in allen Ländern und Gesellschaften ausgerollt wurde. Neben dem „Pflichtprogramm“, das der Finanzmanager mit seinem Team erfolgreich absolviert hat, sind Zug um Zug weitere Teilprojekte angegangen worden. So ist inzwischen ein IT-, HR- und Einkaufs-Controlling umgesetzt.

Kundenprofil

Die Vorwerk & Co. KG wurde 1883 in Wuppertal gegründet. Im Laufe der 130-jährigen Firmengeschichte entwickelte sich die einstige Teppichfabrik zu einer breit aufgestellten, globalen Unternehmensgruppe. Dabei ist Vorwerk bis heute ein Familienunternehmen geblieben. Kerngeschäft von Vorwerk ist seit 1930 der Direktvertrieb hochwertiger Produkte. Die Produktpalette umfasst Haushaltsgeräte (Staubsauger Kobold, die Küchenmaschine Thermomix und die Staubsauger, Luftreiniger und Wasserfilter LAP) ebenso wie hochwertige Kosmetika von JAFRA. Zur Vorwerk Unternehmerfamilie gehören außerdem die akf Bankengruppe, die Vorwerk Teppichwerke sowie die HECTAS Gruppe als Schwesterunternehmen. Überlegene Produkte und der besondere Zugang zum Kunden ist allen Geschäftsbereichen gemeinsam und macht die Besonderheit von Vorwerk aus. Weltweit sind über 622.000 Menschen für Vorwerk tätig, davon mehr als 36.000 als Beraterinnen und Berater im Bereich Haushaltsgeräte und rund 573.000 Beraterinnen und Berater bei JAFRA Cosmetics sowie über 12.000 angestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Vorwerk erwirtschaftete ein Geschäftsvolumen von rund 2,8 Milliarden Euro (2012) und ist in über 70 Ländern aktiv.

Wolfgang Fahrnberger
Senior Vice President - CPM
pmOne GmbH
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