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Wiener Stadtwerke finden in CCH® Tagetik eine smarte Lösung für ihre Personalplanung

Die Lösung im Überblick

In der Stadt Wien werden spätestens im Jahr 2030 über zwei Millionen Menschen leben. Um deren hohe Lebensqualität aufrechterhalten zu können, sind Investitionen in Ausbau und Erhalt der städtischen Infrastruktur notwendig. Die Wiener Stadtwerke Holding AG (in weiterer Folge WSTW) stellt für Wien die Versorgung mit Energie und Mobilität sicher. Humankapital ist eine der wertvollsten Ressourcen der WSTW, Arbeitgeber für rund 16.000 Mitarbeiter, aber auch einer ihrer größten Ausgabenposten. Der Konzern suchte deshalb nach einer Lösung, um seine aufwendige Personalplanung neu konzipieren zu können. Die in SAP HCM hochgerechneten Personalkosten sollten in verschiedenen Szenarien überplant werden können. Anschließend sollten die Daten auf verschiedenen Aggregationsebenen an ERP- und Reportingsysteme weitergegeben werden können. Mit CCH® Tagetik, implementiert von pmOne, wurde eine smarte Lösung gefunden, die alle diese Anforderungen erfüllt.

  • Daten haben hohe Detailtiefe und Qualität
  • Perfekte Anpassung an individuelle Kundenanforderungen
  • Ausgeklügeltes Zusammenspiel von Transactional Data Entry Forms und dem Standarddatenmodell

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Ziele und Herausforderungen

Zusätzlich zur Abbildung unterschiedlicher Planungsvariationen unter Berücksichtigung des anspruchsvollen Berichtswesen (über 30 Ausgabereports), war eine der wesentlichen Herausforderungen die Vereinheitlichung und Nachvollziehbarkeit des Planungsprozesses über die Holding und 12 Tochterunternehmen des WSTW-Konzerns hinweg. Dies wird durch eine zentrale Datenhaltung erreicht. Stamm- und Bewegungsdaten wurden mit Hilfe von cMORE/Connect von pmOne aus verschiedenen Importschnittstellen zusammengeführt, eine Extraktion der Bewegungsdaten durch Fachabteilungen realisierbar. Es ist außerdem möglich geworden, für verschiedene Exportschnittstellen (wie SAP-ERP-Systeme, SAP-BW, Micro Strategy) Daten aufzubereiten. Dabei sollte der Import und Export der Daten in und von CCH® Tagetik weitgehend selbständig vom Fachbereich durchgeführt werden können, um von der IT unabhängig zu bleiben. cMORE/Connect schaffte die Voraussetzung für eine automatisierte, parallelisierte, zeitgesteuerte Datenextraktion und transparente, anpassbare ETL Prozesse.

CCH® Tagetik macht Personalplanung zum Kinderspiel

Bei der stolzen Anzahl von 16.000 Mitarbeitern ist es für den WSTW-Konzern natürlich von entscheidender Bedeutung, die finanziellen Auswirkungen von Änderungen in der Mitarbeiterzahl, Löhnen und Gehältern, Vergünstigungen, Leistungsprämien und anderen mitarbeiterbezogenen Business-Treibern genau zu verstehen. CCH® Tagetik vereinfacht nun im Rahmen eines übergeordneten Performance Management-Prozesses die Personalplanung, um so den Finanzbereich und die Personalabteilung besser aufeinander auszurichten.

 

Mit CCH® Tagetik haben die WSTW-Personalplaner die Möglichkeit, zugrundeliegende Daten im Detail zu untersuchen. Sie erhalten einen schnellen Einblick in Personalveränderungen, Mitarbeiterfluktuation, Überstunden, Vertragsarbeiten und detaillierte Variablen auf Mitarbeiterebene (Gehalt, Bonus, Urlaub und Krankentage, Zusatzleistungen und Leistungsprämien, Neueinstellungen und Abgänge).

 

CCH® Tagetik unterstützt die WSTW bei der Szenarienplanung, indem es als perfekte Planungslösung einfach berechnet, wie sich Personalentscheidungen auf Kostenstellen und Profitabilität auswirken. Dabei sind auch komplexe Berechnungslogiken abbildbar. Mit CCH® Tagetik werden Mitarbeiter anhand von operativen Plänen identifiziert und der entsprechende Ressourcenbedarf auf FTE- oder individueller Ebene ermittelt. FTEs und damit verbundene Personalkosten können nach Organisationseinheiten und Daten wie Vertragstyp, Rolle, Ebene, Vertragsart, etc. berechnet werden.

Spezielle Anforderungen der WSTW sind in CCH® Tagetik umsetzbar

Auch auf die speziellen Wünsche der WSTW konnte mit CCH® Tagetik eingegangen werden. So wurden beispielsweise verschiedene Aggregationsebenen in Einjahres- und Mehrjahresplanung erstellt.

 

Bei der Kostenberechnung in der Einjahresplanung wurde durch die im System geschaffenen Parametrisierungsmöglichkeiten eine hohe Detailtiefe ermöglicht. Nunmehr können für jedes Planszenario die Prozentsätze der Sozialabgaben je Konzernunternehmen und Mitarbeiterkreis, sowie die Monate der Sonderzahlungen je Konzernunternehmen flexibel definiert werden.

 

Durch das Setzen von Maßnahmen (zB Austritt, Neuaufnahme oder Karenz eines Mitarbeiters) werden automatisch statistische Personalkennzahlen und die Personalkosten auf Monatsebene inklusive aller Sozialabgaben und Sonderzahlung errechnet. Vereinzelte Kostenpositionen in der Einjahresplanung können direkt auf Sachkonten eingegeben werden.

 

Aufsetzend auf die Einjahresplanung können für fünf Folgejahre über eine Planung der FTE-Veränderungen entsprechend die daraus resultierenden Personalkosten ermittelt werden.

pmOne sorgt für eine schnelle Implementierung im Konzern

Um für eine schnelle und kostengünstige Implementierung von CCH® Tagetik in den Human Resources-Fachabteilungen der WSTW-Holding und ihrer Tochterunternehmen zu sorgen, wurde ein Projektteam aus Mitarbeitern der Fachabteilungen, der zentralen IT, sowie Experten von pmOne zusammengestellt. In guter Zusammenarbeit wurde zunächst ein technisches Konzept erstellt. Die Konzeptphase vor Projektstart stellte sich als sehr wichtig heraus, um Anforderungen und Erwartungshaltungen abzuklären und eine Umsetzbarkeit gemeinsam durchzudenken. Im November 2015 wurde schließlich mit der Umsetzung des Konzepts im WSTW-Konzern begonnen und die CCH® Tagetik-Einführung konnte innerhalb eines Jahres abgeschlossen werden.

 

pmOne war neben dem Projektmanagement und der Erstellung des Konzepts während der Einführungsphase für den Aufbau eines Datenmodells und die Import-/Exportschnittstellen zuständig. Die Experten von pmOne erstellten außerdem Prozesse und Berechtigungen im System, konzipierten nach Kundenanforderung Eingabemasken und zeichnen für die Umsetzung der Berechnungslogik, sowie für das Reportingsystem verantwortlich.

 

In einer ausführlichen Testphase wurde das Konzept anhand der Anforderungen validiert und der Bedarf für weitere Funktionalitäten aufgezeigt. So konnte der Rollout auf weitere Konzernunternehmen ohne Probleme erfolgen.

 

Wolfgang Fahrnberger, Senior Vice President CPM der pmOne, ist überzeugt, dass zum reibungslosen Ablauf während der Projektphase auch die ausgezeichnete Kommunikation zwischen allen Beteiligten beigetragen hat: „Die gute Zusammenarbeit zwischen den Experten der WSTW und der pmOne war ein entscheidender Faktor bei Vorbereitung und erfolgreicher Umsetzung der konzern- weiten CCH® Tagetik-Implementierung.“

 

Heute profitieren vor allem Personalplaner und Planungsverantwortliche in der WSTW-Holding und ihren Tochtergesellschaften, sowie die Mitarbeiter der Finanz- und Controllingabteilungen von der CCH® Tagetik-Implementierung im Konzern. Mit der Self-Service-Analyse von CCH® Tagetik kann nunmehr jeder Benutzer ganz einfach Berichte und Performance-Analysen erstellen. Mit CCH® Tagetik werden selbst Benutzer, die finanztechnisch oder technisch nicht versiert sind, schnell zu besser informierten Entscheidungsträgern.

 

Felicitas Pötzlberger ist von den Resultaten nach Projektabschluss jedenfalls begeistert: „Der Planungsaufwand wurde, beziehungsweise wird in den folgenden Jahren noch einmal wesentlich geringer werden.“ Eine weitere Zusammenarbeit mit pmOne ist deshalb auch schon angedacht. 2017 wird die Jahresplanung und Mehrjahresplanung erweitert und zusätzlich ein quartalsweiser Forecast im System implementiert.

Kundenprofil - Wiener Stadtwerke

Der Wiener Stadtwerke-Konzern leistet einen wichtigen Beitrag zum Funktionieren der Stadt Wien. Die Energieversorgung liegt ebenso im Verantwortungsbereich des Konzerns wie die Sicherstellung eines leistungsfähigen Öffentlichen Personennahverkehrs. Einen weiteren Konzernbereich bilden Bestattung und Friedhöfe Wien. Die Wiener Stadtwerke erwirtschaften jährlich Umsatzerlöse von knapp drei Milliarden Euro. Rund 16.100 MitarbeiterInnen arbeiten im Jahresdurchschnitt im Konzern. Die Wiener Stadtwerke Holding AG steht zu 100 Prozent im Eigentum der Stadt Wien und agiert als strategische und organisatorische Dachgesellschaft des Konzerns. 

Wolfgang Fahrnberger
Senior Vice President - CPM
pmOne GmbH
Maria-Jacobi-Gasse 1
1030 Wien
+43 1 8902852-0
Wolfgang Fahrnberger