OneDashboard verbindet SharePoint und cMORE in über 60 Business-Intelligence-Anwendungen

Die Lösung im Überblick

Aus einem Prototypen in einer SharePoint-Umgebung ist bei Henkel das Business-Intelligence-Framework OneDashboard entstanden. Innerhalb von anderthalb Jahren wurden über 60 Business-Intelligence-Anwendungen migriert, die von über 7000 Mitarbeitern genutzt werden. Durch die Zusammenführung von Business Intelligence und Business Content wird OneDashboard außerdem zu einem „One Stop Shop“, wenn es um die Unternehmenssteuerung geht. Mittlerweile sorgen Governance-Prozesse für die Weiterentwicklung der Anwendungen unter OneDashboard, die weitgehend ohne Beteiligung der IT-Abteilung eigenständig durch die Fachabteilungen erfolgt. 

OneDashboard verbindet SharePoint und cMORE

Bei Henkel gab es, wie wohl bei vielen Unternehmen, sehr viele unterschiedliche Business-Intelligence-Anwendungen, die alle eine spezielle Business-Fragestellung bearbeiteten. „Aufgrund der Tatsache, dass sie unterschiedliche Fragen beantworteten und von unterschiedlichen Personen gemacht wurden, hatten sie ein sehr unterschiedliches Aussehen und verwendeten auch unterschiedliche Technologien“, beschreibt Thomas Zeutschler, zuständig für die Business-Intelligence-Strategie und -Architektur bei dem Düsseldorfer Konzern, die Ausgangslage. „Das wollten wir nicht mehr.“

 

Hinzu kam eine mangelnde Performance des Berichtswesens: Beim Zugriff der Anwender auf die Datenwürfel im SQL Server von Microsoft über die SQL Server Reporting Services wurden Informationen aus der Datenbank an den Client übergeben. Thomas Zeutschler erinnert sich: „Wenn der Anwender sich bei einem sehr großen Cube anmeldete, und wir haben bei Henkel nur sehr große Cubes, wurden erst alle Dimensionen und Attribute auf den PC des Anwenders geschaufelt. Was in Düsseldorf in zehn Sekunden erledigt war, dauerte in Australien drei oder fünf Minuten. Das war einfach zu lange.“ Zusätzlich gab es eine funktionale Beschränkung beim Zugriff mit „Excel-Bordmitteln“ auf die Datenwürfel im SQL Server und die Excel-Umgebung war „fragil“.

 

Denn komplexe Abfragen und Berichte mit umfangreicher Logik und eventuell inklusive VBA-Makros führten je nach Installation und je nach Ausstattung des genutzten PCs – und da gibt es bei Henkel keinen global einheitlichen Standard – immer wieder zu Stabilitäts- und Funktionsproblemen. „Die Anwender waren wegen technischer Probleme frustriert und wir in der Zentrale unzufrieden aufgrund der eingeschränkten verfügbaren Möglichkeiten mit Excel in der Basisversion. Daher der Wunsch nach etwas Neuem“, so Thomas Zeutschler.

Ziel war ein höherer Standardisierungsgrad im Reporting. „Vor diesem Hintergrund haben wir uns überlegt, was man technologisch tun kann“, erzählt Thomas Zeutschler. „Uns war dann relativ schnell klar, dass für Henkel nur eine webbasierte Plattform in Frage kommt. Von verschiedenen Anbietern haben wir uns dann webbasierte Plattformen angeschaut.“

 

Aufgrund des hohen Integrationsgrades zwischen der vorhandenen Business-Intelligence-Plattform mit dem Microsoft SQL Server war es naheliegend, dass auch die Web-Plattform von Microsoft eine ideale Umgebung für das Reporting sein könnte. Parallel hatte sich Henkel über eine zukünftige Collaborations-Plattform Gedanken gemacht und dann für Office 365 und eine SharePoint-Lösung in der Cloud entschieden. Daher orientierte sich das Projektteam relativ schnell hin zu Microsoft SharePoint 2013 und konstatierte die Eignung sowohl für Business Intelligence und Reporting als auch für andere Dinge.

Pluspunkte der Lösung

  • Ein technologisches Framework mit einer einheitlichen Oberfläche und hoher Performance für Enterprise Reporting
  • OneDashboard als „One-Stop-Shop“: Anwender finden alle für sie relevanten Informationen an einem Ort.
  • Agilität: Fachbereiche verwalten die Applikationen eigenständig anhand definierter Governance Prozesse
  • Standardisierung ermöglicht Verlagerung der Berichtserstellung in Shared Service Center

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Microsoft-Technologie für Business Intelligence und SharePoint

Drei Dinge brachten den Erfolg – und „fliegende Kacheln“

Gesucht war dann ein Framework, mit dem ein unternehmensweites Berichtswesen (Enterprise Reporting) bei Henkel auf Basis der Microsoft-Technologie für Business Intelligence und SharePoint umgesetzt werden kann.

 

„Wir wünschten uns ein Framework, mit der wir die unterschiedlichen Business-Applikationen, die wir hatten, untereinander verbinden und mischen. So dass ein Bericht aus dem Finanzwesen, der auch relevant für den Vertrieb ist, ganz einfach wieder verwendet werden kann“, erzählt Zeutschler. „Mit dieser Idealvorstellung im Kopf haben wir uns mit der Gestaltung der Oberfläche beschäftigt und gemeinsam mit pmOne einen ersten Prototypen einer vollständig personalisierten und kachelbasierten Intranet-Plattform für das gesamte Thema Business Intelligence entwickelt.“

 

Diesen ersten Prototypen, erstellt vom federführenden Projektteam aus drei Henkel-Mitarbeitern und drei Beratern bzw. Entwicklern der pmOne, zeichneten drei Dinge aus: Er war webbasiert, interaktiv und personalisiert. Der Anwender sieht daher nur das, was für ihn relevant ist. Das kann er im Kontext einer Applikation festlegen oder er kann sein persönliches Dashboard zusammenstellen, für das er mehrere relevante Berichte aus mehreren Applikationen zusammenstellt.

Thomas Zeutschler erinnert sich: „Nachdem diese Pilot-Oberfläche sehr gut angekommen ist, haben wir alles auf eine Karte gesetzt und beschlossen, dass dieser Prototyp auch unser Standard wird für erste Projekte. Dieser Standard bekam den Namen OneDashboard, weil es ein einziges Dashboard für alle Anwendungszwecke bei der Henkel-Gruppe ist.“ Dabei verhehlt er nicht, dass der Erfolg der neuen Oberfläche auch einen emotionalen Grund hat: „Die Kacheln fliegen, das finden alle cool.“

 

Für die Erstellung der Berichte unterhalb der Oberfläche kamen Werkzeuge verschiedener Anbieter in die engere Wahl. Thomas Zeutschler: „Die Entscheidung fiel dann auf cMORE von pmOne, weil es technologisch sehr nahe an der Microsoft-Plattform ist, uns auch die notwendige Flexibilität gibt und sich wunderbar in SharePoint integriert“.

 

Der erste Prototyp war nach einem Monat fertiggestellt und das Projekt für eine erste Business-Intelligence-Anwendung innerhalb weniger Monaten abgeschlossen. Davon ausgehend führte das Henkel-Projektteam OneDashboard in einem agilen Modus gemeinschaftlich mit pmOne zum heutigen Reifegrad. Agil heißt, dass die Anforderungen nur skizziert und dass einer oder mehrere Prototypen schnell – in mehreren Iterationen – erstellt werden. Das Risiko, dass „im stillen Kämmerlein“ etwas entwickelt wird, was an den Bedürfnissen oder Wünschen der Anwender vorbei geht, ist somit praktisch ausgeschlossen.

Abgrenzungen hinterfragt – vom Erfolg überrascht

Auch wenn OneDashboard für Business-Intelligence-Anwendungen eingesetzt werden sollte, stellte sich schnell heraus, dass die Möglichkeiten von SharePoint natürlich weit über diesen Einsatzzweck hinausgehen: Es lassen sich Projekte organisieren, es können Dokumente geteilt oder Listen gepflegt werden. Daher hat sich mit OneDashboard die Abgrenzung von Business-Intelligence-Inhalten zu weiteren Informationen, die zur Unternehmens- oder Projektsteuerung benötigt werden, über die Zeit sehr stark aufgelöst, was nach Meinung von Thomas Zeutschler ein wesentlicher Grund für den Erfolg des Frameworks ist.

 

Alle relevanten Informationen werden jetzt im OneDashboard zusammengeführt: Neben interaktiven Berichten oder Reports als statische PDF-Datei können das zum Beispiel Word-Dokumente oder Präsentationen vom letzten Bereichsmeeting sein. Zeutschler: „Alles ist an einem Platz. Das hat sich sehr, sehr gut durchgesetzt und ist dann auch relativ schnell auf die Ebene des Vorstandes vorgedrungen.“

 

Drei Punkte nennt Thomas Zeutschler als ausschlaggebend für den weiteren Erfolg von OneDashboard: „Erster Punkt ist der hohe Integrationsgrad, also die Anwendung einer einzigen Technologie für alle Anwendungsfälle, zweitens das einheitliches Look and Feel und drittens für den Anwender der eine Zugriffspunkt, wo er alles findet, was für ihn relevant ist. Das ist ein ‚One-Stop-Shop‘. Es gibt einen Sales Report und ein Protokoll des letzten Meetings in der gleichen Anwendung.“

 

Aufgrund der einfachen Adaptionsmöglichkeiten sind auch Fachanwender in der Lage, mit diesem Framework zu arbeiten. So dass Projekte zur Erstellung von Business-Intelligence-Anwendungen mit dieser Technologie sehr schnell werden – der Zeitraum von der Idee bis zur Implementierung ist sehr kurz und es werden keine IT-technischen Anforderungen vom Designer gefordert, nur fachliches Know-how. Das hat dann zu einem sich selbst beschleunigenden Prozess geführt. Zeutschler: „Alle haben gesagt: ,Wow, das ist cool. Wow, das ist eine gute Plattform‘. Und so sind dann innerhalb recht kurzer Zeit – einem Jahr – über 40 Applikationen auf dieser einheitlichen, integrierten Plattform entstanden.“

 

Im April 2015, also anderthalb Jahre nach Projektstart, sind alle Business-Intelligence-Anwendungen und alle Reporting-Applikationen bei Henkel weltweit auf dieser einen Plattform verfügbar. Thomas Zeutschler schätzt, dass über 7 000 Anwender mit OneDashboard arbeiten.

 

Auf die Frage nach den Gründen für den Erfolg antwortet Thomas Zeutschler: „Für die Endanwender ist alles viel performanter und schneller, weil mit der Webtechnologie nur noch HTML übertragen wird und keine Datenbankinhalte. Gleichzeitig wurde das Reporting harmonisiert. Auch das hat dazu beigetragen, dass alles lesbarer wird. Außerdem wurde Business-Intelligence-Content mit normalem Business Content gemischt.“

 

Das ist in der Beobachtung von Thomas Zeutschler „automatisch passiert“, weil die Anwender schnell verstanden haben, dass sie über eine URL hinter einer Kachel beliebige Inhalte aufrufen können. „Wir hatten von Beginn an vorgesehen, dass wir die Berichte über URLs hinter die Kacheln hängen. Aber auf diesem Weg lassen sich auch Listen oder Dokumentenordner verwalten.“ Zudem sind über OneDashboard oft auch verschiedene Systeme miteinander verbunden. Über die URL hinter einer Kachel springt der Anwender in ein anderes System.

SharePoint und cMORE als ideale Basis für ein Framework

SharePoint erlaubt es, dass ein Großteil der Applikationen von den Fachbereichen selber verwaltet wird. Diese seien sowohl in der Lage, mit cMORE Berichte zu erzeugen als auch in SharePoint Kacheln anzulegen. Neben dieser „Erzeugung von Strukturen“ können die Fachbereiche auch Benutzerrechte vergeben, also festlegen, wer welche Kacheln und Berichte sieht. Es gibt so gut wie keine Beteiligung der IT mehr, was zur Agilität beigetragen habe, berichtet Zeutschler. Ein Fachbereich müsse mit der IT keine Diskussionen mehr über Berichte oder Kacheln führen, sondern ein Key User könne das einfach selber umsetzen.

 

Allerdings, so betont Thomas Zeutschler, gibt es Governance-Prozesse zur Weiterentwicklung von OneDashboard: Unter anderem durch ein wöchentliches Meeting mit Key Usern aus allen Unternehmensbereichen, die sich über die Nutzung der Plattform austauschen sowie Neuerungen und etwaige Änderungsbedarfe diskutieren. Zudem wird darüber gesprochen, ob sich Entwicklungen in anderen Konstellationen wiederverwerten lassen. Dieses Governance Board für OneDashboard verfolgt einen Entwicklungsplan, in dem Features und Governance-Prozesse festgelegt sind.

Der Prozess für die Erstellung neuer Business-Intelligence-Applikationen ist bereits automatisiert. Jeder kann elektronisch eine Applikation beantragen. Der Antrag landet dann zur Entscheidung beim Governance Board. Eine neue Applikation wird dann vollständig automatisiert erzeugt. Ein Großteil der Reports wird mittlerweile im SharedService Center erstellt. Dorthin wurde das Know-how aus der Zentrale transferiert, so dass im Schnitt die Erstellung eines Berichts einen Tag dauert. Bei diesem „SharedService Center Enablement“ habe pmOne maßgeblich mitgeholfen, so Zeutschler.

 

Auf die Frage, was interessierte Anwender aus dem Projekt OneDashboard lernen können, gibt Thomas Zeutschler freimütig Auskunft: „Viele Unternehmen träumen von der Entwicklung eines Frameworks für alles und jeden, doch so eine Plattform ist eine ambitionierte Sache. Unserer Erfahrung nach eignet sich SharePoint ideal, um die unterschiedlichen Technologien in einem ersten Schritt zu integrieren und dann in einem zweiten Schritt zu harmonisieren. Ein Projektteam sollte mutig an diesen Prozess herangehen und auch Dinge ausprobieren. Wir waren uns nicht sicher, ob das Projekt ein Erfolg wird oder ein ,Rohrkrepierer‘. OneDashboard ist viel schneller ein durchschlagender Erfolg geworden als wir uns das je vorgestellt haben.“

Kundenprofil Henkel

Henkel ist weltweit mit führenden Marken und Technologien in drei Unternehmensbereichen tätig: Laundry & Home Care, Beauty Care und Adhesive Technologies. Das 1876 gegründete Unternehmen hält mit fast 50.000 Mitarbeitern und bekannten Marken wie Persil, Schwarzkopf oder Loctite global führende Marktpositionen im Konsumenten- und im Industriegeschäft. Im Geschäftsjahr 2014 erzielte Henkel einen Umsatz von 16,4 Mrd. Euro und ein bereinigtes betriebliches Ergebnis von 2,6 Mrd. Euro. Die Vorzugsaktien von Henkel sind im DAX notiert.

Martin Whyte
VP - BI & Analytics Platform
pmOne AG
Im Mediapark 6A
50670 Köln
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Martin Whyte