Berichten Ihre Berichte etwas Aussagefähiges?

Viel Zeit in das Berichtswesen zu investieren, bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Berichte auch sehr aussagefähig sind. Oft ist das Gegenteil der Fall. Das kennt unser Blog-Autor Norbert Engelhardt aus der täglichen Praxis. Was unser Experte für Excel und Information Design auch weiß, ist, dass sich durch das Beherzigen einiger Regeln der Informationsgehalt von Berichten deutlich steigern lässt. In seinem Beitrag geht es deshalb um kleine und direkt umsetzbare Tipps, die ohne großen Aufwand zu mehr Aussagekraft von Berichten führen. Zudem belegt ein anschauliches Beispiel, wie die richtige Darstellungsweise das Reporting deutlich optimieren kann.

Immer wieder erlebe ich, dass dem Management strategische oder operative Daten in Form von Berichten (Reporting) zur Verfügung gestellt werden, die nur einen geringen Informationsgehalt haben. Allerdings investiert der Fachbereich vorab nicht selten viel Zeit in die Aufbereitung und Interpretation dieser Daten. Nur gelingt es häufig einfach nicht, das dabei gewonnene Wissen in die Berichte einfließen zu lassen.

Deshalb sei es erlaubt, ein wenig provokant zu fragen: Sind es nicht eher Statistiken und Aufstellungen, die wir unkommentiert dem Management zur Verfügung stellen? Und erfüllen diese Berichte dann überhaupt ihren Zweck?

Zu den gängigsten Aufstellungen im Reporting gehört der Plan-Ist-Vergleich. Dabei stellen wir Daten z.B. auf Produkt-, Kunden- oder Account-Ebene gegenüber und bilden eine Differenz ab. Um die Informationsdichte und den Mehrwert in dieser einfachen Übersicht zu erhöhen, stellen wir Hintergrundinformationen in einer Kommentierung zur Verfügung. „Was hat zu der Entwicklung geführt?“, „Was erwarten wir in den kommenden Monaten?“ oder das Aufzeigen von Zusammenhängen sind nur einige der möglichen Stichpunkte.

Ein weiterer Optimierungsansatz, den man kurzfristig umsetzen kann, ist der Diagramm- bzw. Tabellentitel in Excel. Sehr häufig wird ein wenig aussagefähiger Titel gewählt wie „Gross Profit – Q4 2011 ($)“. Besser ist es, relevante Information gleich im Titel zu berichten. Beispiel: „Der GP konnte durch den Abschluss eines Großauftrages im Q4 2011 (Sparte Plüschtiere) um +1.009 T€ zum PY gesteigert werden (+872 T€ Sparte Plüschtiere)“. Damit ist sichergestellt, dass der Berichtsempfänger die Grafik bzw. Tabelle von vornherein schneller lesen und interpretieren kann.

Hier ein Beispiel zur Veranschaulichung – dieselben Daten wurden in drei unterschiedlichen Varianten aufbereitet:

Abb1.: Simple Aufstellung

 

Abb2.: Grafische Aufstellung

 

Abb3.: Darstellung der Daten in einer Verlaufsgrafik nach SUCCESS Regeln

 

Berichten in Ihrem Unternehmen die Berichte etwas, oder dürfen sie überhaupt etwas berichten?

Ich freue mich auf Ihre Erfahrungen und Feedback.

Norbert Engelhardt

Senior Consultant - Information Design & Reporting

pmOne AG

Norbert Engelhardt hat nach seiner kaufmännischen Ausbildung im Pharmabereich in den Vetriebsinnendienst gewechselt und war über drei Jahre als Analyst für das Controlling im Vertrieb und Marketing tätig. Er verantwortete das übergreifende Berichtswesen sowie die Marktforschung für die Business Unit. Frühzeitig hat er sich mit dem Konzept und dem Aufbau des Berichtswesens beschäftigt, vorzugsweise basierend auf den heutigen Microsoft-Technologien. Im Rahmen der Green Belt Zertifizierung hat er bereits mehrere Projekte als Teilprojektleiter oder Projektleiter begleitet. Seit 2011 ist er als Consultant für Information Design und Reporting für die pmOne AG tätig und der Experte für komplexe Berichtsanforderungen. Norbert Engelhardt ist HICHERT CERTIFIED CONSULTANT (HCC).

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