Bewertungsmatrix für Reporting-relevante Tools

Wenn Individualität in einer Business-Intelligence-Disziplin besonders gefragt ist, dann ist es im Reporting. Weil es bei über einem Dutzend Lösungskomponenten kombiniert mit den unterschiedlichsten Kundenanforderungen selbst für erfahrene Berater schwierig ist, den Überblick zu behalten, hat sich das Reporting-Lab-Team der pmOne der Herausforderung gestellt, eine Bewertungsmatrix aufzustellen. Dazu wurden zunächst 23 Bewertungskriterien definiert und dann 15 Tools, die von pmOne im Reporting-Umfeld eingesetzt werden, danach bewertet, ob und in welchem Maß das jeweilige Kriterium vorhanden bzw. erfüllt ist. Auf diese Weise konnte ein Standard geschaffen werden, mit dem sich geeignete Reporting-Werkzeuge schnell und zielsicher den jeweils geforderten Funktionen zuordnen lassen.

In der Business-Intelligence Beratung und speziell wenn es um Reporting geht, wünscht der Kunde häufig eine auf seine individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Lösung. Diese spezifischen Anforderungen, Kollegen mit unterschiedlichen fachlichen Hintergründen und technischem Know-how sowie dynamische Projektteams führen unweigerlich zu verschiedenen Lösungsansätzen.

 

Norbert Engelhardt, Carolin Ruprecht, Natalie Sobek und Katharina Weber vom pmOne Reporting-Lab haben deshalb eine Bewertungsmatrix entwickelt. Deren Ziel ist es, einen standardisierten Überblick über verschiedene Reporting-Komponenten zu schaffen, die in den pmOne-Projekten genutzt werden. Anhand einer solchen Bewertungsmatrix lässt sich schneller herausfinden, welche Tools zu den spezifischen Kundenanforderungen passen. Dabei entsprechen die Kriterien der Bewertungsmatrix den Anforderungen, die an ein Tool gestellt werden können. 

 

 

Welche Reporting-Tools werden bewertet?

Eingeflossen in die Bewertung sind insgesamt 15 verschiedene Werkzeuge, darunter pmOne-Eigenprodukte sowie Produkte von pmOne-Partnern (Tagetik, Microsoft, …). Dabei werden nicht nur reine Reporting-Tools bewertet, sondern auch Werkzeuge zur Generierung der Datengrundlage sowie solche, die den Point of Access für das Reporting bilden.

 

Welche Bewertungskriterien werden angewendet?

Die insgesamt 23 Kriterien, die zur Bewertung der Tools herangezogen werden, wurden basierend auf einer Literaturrecherche und Diskussionen im Lab-Team definiert. Grob zusammengefasst gibt es funktionale und nicht-funktionale Kriterien. Zur letzteren Kategorie zählen beispielsweise Usability oder Kosten. Funktionale Kriterien hingegen nehmen Bezug auf die tatsächliche funktionale Beschaffenheit eines Tools, wie beispielsweise Darstellung oder Datenhaltung. Im Abschnitt „Bewertung“ werden die einzelnen Kriterien jeweils anhand eines Beispiels erläutert.

 

Wie ist die Bewertungslogik?

Je Tool werden den einzelnen Kriterien folgende Merkmale zugeteilt: 

(3) = USP (unique selling proposition)

(2) = vorhanden

(1) = eingeschränkt vorhanden 

(0) = nicht vorhanden

(-) = nicht relevant

Es geht in der Matrix demnach weniger um eine tatsächliche Bewertung der verschiedenen Lösungen als um einen Überblick, in welchem Umfang eine bestimmte Funktionalität/ein Kriterium vorhanden ist.

 

Der Aufbau der Matrix

Die Struktur der Matrix ist in Abb.1 dargestellt:

Abb.1: Bewertungsmatrix

 

 

In den Zeilen werden die 23 einzelnen Kriterien abgebildet, in den Spalten die 15 zu bewertenden Tools – jeweils nochmal zusammengefasst nach verschiedenen Kategorien. Im Rahmen dieses Blog-Artikels stellen wir nicht alle Analyse-Schritte vor, sondern beschränken uns auf den Aufbau der Matrix und die Zusammenfassung unserer Bewertung.

 

 

Bewertung der Reporting-Tools

An dieser Stelle soll auf die Highlights der Bewertung eingegangen werden: Welches Tool erfüllt ein Kriterium besonders gut und wurde deshalb mit einer 3 oder 2 auf unserer Skala bewertet? Zu jedem der definierten Kriterien, die hier nochmal kurz erläutert werden, wird deshalb bespielhaft ein Werkzeug genannt und dargestellt, auf welche Weise es das Kriterium erfüllt:

 

(1) Usability/Look & Feel: Dieses Kriterium wird genutzt, um die Verständlichkeit und Bedienbarkeit der Software einzuordnen.  Analysiert wird, wie die Softwarelösung den Anwender in Bezug auf eine schnelle und übersichtliche Aufbereitung von Informationen unterstützt. Zusätzlich ist die vorhandene Trennung von Abfrage, Layout, Inhalt sowie die Unterstützung des Nutzers durch Vorlagen und Wizards Bestandteil der Untersuchung.

SharePoint Reporting: Hierbei geht es um eine SharePoint-basierte Kachel Applikation (Projektbeschleuniger). Das speziell für Usability entwickelte Template SharePoint BI Application ermöglicht durch eine ansprechende Optik über sogenannte Kacheln (Tiles) eine intuitive Nutzung. Anwender finden sich sehr schnell zurecht. Gleichzeitig kann die Fläche der Kacheln für weitere Inhalte verwendet werden. 

 

 

(2) Mobilität (Offlinefähigkeit): Hier wird die Offline-Fähigkeit der Software bewertet, um die Einsatzmöglichkeiten der Lösung zu eruieren.

 

Tagetik: Kaum ein Tool ermöglicht das Offline-Arbeiten ohne Connection zur Datenquelle. Bei Tagetik ist das jedoch insofern möglich, dass beim Planen Offline-Werte in das Data Entry-Sheet eingegeben werden können. Ist der User wieder online, können die zwischenzeitlich eingegebenen Daten übertragen werden. 

 

(3) Device Fähigkeit: Dieses Kriterium beschreibt, in welchem Maße die Software auf verschiedenen Endgeräten genutzt werden kann. Ansätze wie „Responsive Design“ spielen bei der Bewertung eine Rolle.  

 

cMORE/Books: Bei cMORE/Books passt sich die HTML5-Oberfläche automatisch dem genutzten Endgerät an.

 

(4) Kosten: Das Kriterium Kosten wird im Vergleich zu den Wettbewerberprodukten gemessen. Wichtige Kostengrößen sind Lizenzkosten, Hardwarekosten, Schulungen, Beratungskosten und Supportkosten.  

 

cMORE/XL: cMORE/Message als Teil von XL erzeugt reine Excel-Grafiken. Im Grunde wird das Tool nur von den „Erstellern“ der Grafiken benötigt. Danach kann das File weitergeleitet und von jedem genutzt und angepasst werden, ohne dass es bei der Weiterverarbeitung erforderlich wäre, cMORE/Message zu installieren. 

 

(5) Verbreitung der Software: Um die Verbreitung der Software zu bewerten, werden die Kundenanzahl und die regionale Verbreitung der Softwarelösung betrachtet. Diese Informationen werden aus den Homepages der Softwarehersteller sowie unabhängigen Studien bezogen, wie z.B. Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms   oder der BARC-Guide Business Intelligence 2015.

 

MS Excel: Nach eigenen Angaben hat MS Office mehr als eine Milliarde Nutzer, MS Excel ist somit eines der am weitesten verbreiteten Reporting-Tools. Dadurch ist bei den Anwendern das Wissen in hohem Maß vorhanden, und es gibt unzählige Möglichkeiten, sich im Internet über die Formeln und Funktionalitäten von Excel zu informieren.

 

(6) Akzeptanz Nutzer: Die Nutzerakzeptanz der Software ist eng mit dem Kriterium Usability /Look & Feel verknüpft. Zusätzlich spielen der Bekanntheitsgrad und das Image der zu bewertenden Softwarelösung eine Rolle. In diese Bewertung fließen sowohl die Positionierung der BI-Software im Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms der Gartner-Analysten  ein als auch eine eigene Recherche.

 

Microsoft Power BI: Als Bestandteil von Office 365 ist Power BI integriert in Excel und SharePoint. Jeder Anwender im Unternehmen kann bei Bedarf Auswertungen und Reports erstellen. Durch die „Ribbon“-Oberfläche ist auch für Standard-User ein einfaches Handling gewährleistet.

 

 

(7) Standardisierung der Software: Die Standarisierung der Software wird anhand des Grades der Plattformunabhängigkeit, der Größe des Anbieters und des Standardisierungsgrades analysiert. Hierzu werden die Erweiterbarkeit und die Aktualisierungsfähigkeit der Softwarelösung betrachtet.

 

Roambi: Roambi baut auf dem Template Charakter auf. Durch hohe Standardisierung wird ein einheitliches Look&Feel erreicht und optisch ansprechende Reports lassen sich schnell erstellen.

 

(8) Erweiterbarkeit: Bei diesem Kriterium wird bewertet, wie problemlos sich eine Softwarelösung an neue Anforderungen anpassen lässt. Die entsprechenden Informationen werden über die Softwarehersteller bezogen.

 

SharePoint: SharePoint bietet ein sehr umfangreiches Framework für Eigenentwicklungen und Anpassungen, wodurch in diesem Bereich so gut wie keine Grenzen gesetzt sind.

 

(9) Aktualisierungsprozess der Daten: Der Aktualisierungsprozess wird danach bewertet, wie zeitnah Daten zur Verfügung stehen und in welcher Form der Aktualisierungsvorgang vollzogen wird. Dieses Kriterium wird für unterschiedliche Situationen (Front End vs. Back End) bewertet. Im Front End-Bereich wird die Form des Aktualisierungsvorganges bewertet, während im Back-End der Verarbeitungsprozess der Daten und der Vorgang betrachtet werden.

 

Tagetik: Die eingegebenen Planwerte stehen sofort nach der Dateneingabe zur Verfügung. Es ist ein direkter Zugriff auf die Datenbank möglich.

 

 

(10) Darstellungsfunktionalität: Die Güte der Darstellungsmöglichkeiten wird anhand der vorhandenen Optionen (Tabellen, Listen), Formatierungsoptionen und Visualisierungsmöglichkeiten bewertet. Zusätzlich wird die Wiederverwendbarkeit dieser Elemente durch bereits existierende Vorlagen analysiert, wie Vorlagen für Grafiken, Dashboards und Farbcodierungen. 

 

cMORE/XL: Unterschiedliche Darstellungstypen von Grafiken, Charts, deren Aufbereitung in Excel komplex ist, können mit der cMORE/XL Visualisierungskomponente einfach generiert werden. Die Verwendung von Schriften, Farben, Bezeichnungen etc. für unterschiedliche Grafiktypen kann zentral definiert werden. Bei der Erstellung der Grafik-Vorlagen wurde nach Information Design-Prinzipen gearbeitet, insbesondere abgeleitet von den Information Design-Regeln definiert durch Dr. Rolf Hichert.

 

 

(11) Integrationsfähigkeit: Bei dem Thema Integrationsfähigkeit wird untersucht, inwieweit die zu bewertende Softwarelösung in bestehende Architekturlösungen integrierbar ist.  Faktoren wie Zugriffsmöglichkeiten auf (unterschiedliche) Datenquellen und Unterstützung verschiedener Hersteller spielen bei der Bewertung eine entscheidende Rolle.

 

cMORE/Connect: Bietet eine einfache Anbindung weiterer Datenquellen aus SAP ERP, wie beispielsweise BAPIs, Queries und Reports, oder SAP BW, wie beispielsweise BEx Queries/MDX, InfoSources/-Objects und Delta-Load. Diese Anbindung wird für den Kunden durch das Drag-and-Drop-Prinzip stark vereinfacht.

 

 

(12) Verteilung/Export: Bei der Bewertung der Verteilungs- und Exportmöglichkeiten einer Softwarelösung werden die Art und Anzahl der unterstützten Ausgabeformate und die angebotenen Kommunikationswege betrachtet. Zusätzlich werden die Auslösemechanismen dieser Kommunikation bewertet, also wie der Export vom User angestoßen wird. 

 

Kombination von cMORE/XL Excel & cMORE/XL Web: Reports können aus cMORE/XL Excel in das cMORE/XL Web hochgeladen und so an mehrere Berichtsempfänger verteilt werden. Aus dem cMORE/XL Web heraus ist der Export als Excel, PDF und XLCubed-Bericht möglich. Auch das Versenden über eine Ablaufplanung oder das ereignisgetriebene Versenden von Berichten ist möglich (Scheduling). Sofern eine SharePoint-Plattform vorhanden ist, können Berichte auch auf SharePoint hochgeladen werden.

 

 

(13) Berichtsverwaltung: Eine wichtige Front End-Thematik betrifft die Verwaltung erstellter Berichte mithilfe von Versionierung und Historisierung. Die Wiederverwendbarkeit von Berichten und Berichtselementen spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Softwarebewertung.

 

cMORE/Books: Die Server Applikation cMORE/Books Version 4 erstellt aus verschiedenen Quelldokumenten statische Berichtsbücher. Ein Buch mit zentralen Informationen (GuV, Bilanzdaten) wird einmal angefertigt und mehrfach unter der Nutzung von Parametern und Berechtigungen erstellt und an die Nutzer verteilt. So können die gleichen Berichte für verschiedene Sparten mehrfach erstellt und an unterschiedliche Abteilungen verteilt werden.

 

 

(14) Korrektheit/Verifizierung/Vollständigkeit: Bei der Bewertung der Bereiche Korrektheit/Verifizierung/Vollständigkeit werden Themen wie Qualitätssicherung, Skalierbarkeit, die Architektur und die Wartbarkeit analysiert.

 

Tagetik: Tagetik sichert die Datenqualität bei Uploads durch ein Ampelsystem. 

 

(15) Datenhaltung: Die Datenhaltungsmöglichkeiten einer Softwarelösung werden über die Betrachtung von Archivierungsfunktionen, temporale Datenhaltung und Aktualisierungsmechanismen bewertet.

 

cMORE/Connect: Damit abgezogene Daten nicht verloren gehen, werden diese in einer relationalen Datenbanktabelle gelagert und können jederzeit wiederverwendet werden.

 

 

(16) Data Transformation: In dem Kriterium Data Transformation sind folgende Merkmale einer Software Lösung zu bewerten: Wie löst die zu bewertende Software die Aufgaben der Verdichtung, Konsolidierung, Anreicherung, Initialload und Informationsintegration von Daten?

 

cMORE/Connect: cMORE/Connect bietet auf Basis der Software-Infrastruktur von Microsoft, beispielsweise beim Einsatz von SQL Server, MS Excel oder SharePoint, eine Schnittstelle zum SAP ECC sowie SAP BW. Diese Schnittstelle erlaubt unter anderem die Nutzung von Microsoft Reporting- und Analyse-Tools für SAP-Daten sowie die Generierung von SSIS-Paketen, die die SAP-Daten in Microsofts Systemlandschaft transportieren. Die einfache Anbindung weiterer Datenquellen aus SAP ERP oder BW wird durch das bekannte Drag-and-Drop-Prinzip stark vereinfacht.

 

 

(17) Analyse Front End: Dieses Kriterium betrachtet die Analyse-Fähigkeiten der Softwarelösungen wie Optionen der Ad hoc-Analyse, analytische und statische Methoden. Daneben sind die Navigation (slice and dice) und Filterungsoptionen innerhalb der Daten wichtige Faktoren.

 

MORE/XL Web: cMORE/XL Web bietet alle wichtigen Funktionen für die Darstellung von cMORE/XL-Reports. Alle Filter und Analysefunktionen, wie zum Beispiel Drill Down, Breakout oder Grid Designer, sind vorhanden, ohne dass eine lokale Installation von cMORE/XL Excel erforderlich wäre.

 

 

(18) Kalkulationen: Die angebotenen Kalkulationsmöglichkeiten der zu bewertenden Softwarelösungen, wie zum Beispiel benutzerdefinierte Berechnungen, werden analysiert. Hier wird besonders auf die Nutzerunterstützung bei der Kalkulation durch Wizards und Vorlagen geachtet.

 

cMORE/XL Excel: Die Kombination des vollen Kalkulationsumfangs von Excel und der XL-Formeln ermöglicht es dem Nutzer, komplexe Berechnungen dem Datenmodell hinzuzufügen und bequem zu nutzen. XL-Formeln greifen unter anedrem direkt Cube-Werte ab – im Vergleich zu Excel mit deutlich mehr Funktionsauswahl.

 

 

(19) Metadatenverwaltung: Die Metadatenverwaltung wird als Kriterium angesetzt, da dies bei der Verwendung von Dokumenten, unabhängig von der technischen Realisierung, unterstützt und eine fachliche Definitionen von Kennzahlen, Dimensionen und Berichten ermöglicht. Die Möglichkeiten und Weiterverwendung der Metadaten werden als wichtige Bewertungskriterien angesetzt.

 

SharePoint: SharePoint bietet mit dem Term Store die Möglichkeit, sämtliche Metadaten einzutragen und zu ordnen. Es ist problemlos möglich, eine Hierarchie abzubilden und die einzelnen Metadaten mit unterschiedlichen Berechtigungen zu versehen.

 

(20) Administration und Betrieb: Hier werden die Monitoring-Möglichkeiten der zu bewerteten Software betrachtet, wie das Autorisierungskonzept und die Handhabung administrativer Tätigkeiten.

SharePoint: SharePoint gilt als komplexes Produkt. Ein Grund dafür sind die umfangreichen Möglichkeiten, das Produkt zu konfigurieren. SharePoint ist grundsätzlich für einen Enterprise-Betrieb ausgelegt und bietet dementsprechend viele Administrationsfunktionen, insbesondere auch zur Wahrung der IT-Sicherheit.

 

(21) Basisanforderungen Funktionsumfang: Anwendungs-und Verwendungshilfe, Sprachverwaltung, Support und Installationsanleitung werden als Basisanforderungen an eine Software gestellt. Hier sind auch Faktoren wie Hilfefunktionen, Multilinguale Ausrichtung und Wissensmanagement wichtig.

 

cMORE/XL: Die Visualisierungskomponente von cMORE/XL bietet eine gute Hilfe über den HTML Helper, über eine umfangreiche PDF-Dokumentation mit User Guide auf Deutsch und Englisch sowie über das Laden von aufbereiteten Beispieldaten, um die Anwendung zu „üben“.

 

(22) Performance/Power BI: Die In-Memory-Technologie ermöglicht es, enorme Datenmengen in kürzester Zeit in aussagekräftige und entscheidungsrelevante Informationen zu transformieren. Dieser Performance-Zuwachs kommt zustande, indem alle Daten im Arbeitsspeicher des Rechners abgelegt werden und dadurch erheblich schneller weiterverarbeitet werden können als bei herkömmlichen Speichermethoden.

 

(23) Basistechnologie: Die Kombination des vollen Kalkulationsumfangs von Excel und der XLCubed-Formeln ermöglicht es dem Nutzer, komplexe Berechnungen dem Datenmodell hinzuzufügen und bequem zu nutzen. XLCubed-Formeln greifen u.a. direkt Cube Werte ab – im Vergleich zu Excel mit deutlich mehr Funktionsauswahl. Als Excel Add-In entfällt der Erwerb von zusätzlichen Infrastrukturkomponenten. Die Nutzung von Excel als Basis für XLCubed erhöht den Akzeptanzgrad bei bestehenden und potenziellen Kunden. Somit ist die Lernkurve durch die Anlehnung an bereits bekannte Technologien deutlich niedriger als bei einer neuen Softwarelösung. Beim Thema Standard-Reporting wird der Ansatz von zentralen Report Erstellern und vielen Berichtsempfängern durch die Kombination von XLCubed Excel und XLCubed Web gut unterstützt.

 

Fazit

Die Aufgabe, eine Bewertungsmatrix zu erstellen, stellte das Lab-Team vor eine große Herausforderung. Anfänglich gab es viel Diskussionsbedarf, als es darum ging, passende Bewertungskriterien zu definieren. Am schwierigsten aber gestaltete sich die tatsächliche Bewertung der von uns genutzten Tools. Um die Komplexität zu minimieren, haben wir uns dafür entschieden, nicht qualitativ zu bewerten, sondern mithilfe der Bewertungsskala festzuhalten, ob und in welchem Maß ein Kriterium vorhanden ist (oder auch nicht). Um das zutreffend einschätzen zu können, sind bereits sehr gute Kenntnisse der evaluierten Tools erforderlich. 

 

Das Ziel, mit der Matrix einen Überblick über die Vor- und Nachteile der von uns genutzten Tools zu schaffen, ist mit dieser Vorgehensweise gelungen. Beim (potenziellen) Kunden dient die Matrix dazu, Entscheidungshilfe aus zwei Blickwinkeln zu geben:

 

1. Welche Handlungsempfehlungen können aufgrund der vorhandenen Infrastruktur ausgesprochen werden? 

 

2. Welche Strategien können auf Basis der Daten der Zielgruppe empfohlen werden? 

 

Wenn es Fragen zu den bewerteten Tools, den Kriterien oder der Bewertungsmatrix gibt, freuen wir uns über eine Rückmeldung unter onelab-steering(at)pmone.com.

 

 

 

Quellenangaben:

 

 

&nb

  • BARC GmbH. (1. November 2014). BARC GmbH: BARC Guide Business Intelligence 2015. Von BARC Guide Business Intelligence 2015: asp.zone-secure.net/v2/index.jsp abgerufen
  • Burmester, D. L. (01. Februar 2012). Business-Intelligence Lösungen erfolgreich auswählen. is-report - Informationsplattform für Business Solutions, S. 27-30.
  • Gartner, Inc. (20. Februar 2014). Gartner: Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms. Von Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms: www.gartner.com/technology/reprints.do abgerufen
  • SoftGuide GmbH & Co. KG. (26. September 2014). SoftGuide: Kriterien zur Bewertung von Software. Von Kriterien zur Bewertung von Software: www.softguide.de/software-kriterien/ abgerufen
  • Wilms, J. (22. Juli 2010). CRN: Business Intelligence: Wer richtig auswählt, spart Zeit und Geld. Von Business Intelligence: Wer richtig auswählt, spart Zeit und Geld: www.crn.de/software-services/artikel-84671.html abgerufen

 

 

 

Norbert Engelhardt

Senior Consultant - Information Design & Reporting

pmOne AG

Norbert Engelhardt hat nach seiner kaufmännischen Ausbildung im Pharmabereich in den Vetriebsinnendienst gewechselt und war über drei Jahre als Analyst für das Controlling im Vertrieb und Marketing tätig. Er verantwortete das übergreifende Berichtswesen sowie die Marktforschung für die Business Unit. Frühzeitig hat er sich mit dem Konzept und dem Aufbau des Berichtswesens beschäftigt, vorzugsweise basierend auf den heutigen Microsoft-Technologien. Im Rahmen der Green Belt Zertifizierung hat er bereits mehrere Projekte als Teilprojektleiter oder Projektleiter begleitet. Seit 2011 ist er als Consultant für Information Design und Reporting für die pmOne AG tätig und der Experte für komplexe Berichtsanforderungen. Norbert Engelhardt ist HICHERT CERTIFIED CONSULTANT (HCC).

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