Das Geheimnis nachhaltiger und erfolgreicher BI-Projekte

Das Berufsleben eines Business-Intelligence-Beraters ist vor allem deshalb so spannend und abwechslungsreich, weil jedes Projekt ganz individuell ist. Egal wieviel Erfahrung der Consultant mitbringt –er wird immer wieder auf’s Neue vor Herausforderungen stehen. Und die umfassen nicht nur die rein technische Abwicklung, sondern viele weitere erfolgskritische Faktoren. Dazu zählt ein umsichtiges Vorgehen ebenso wie das berühmte Hinausschauen über den Tellerrand. Bei der pmOne, wo an die hundert Berater arbeiten, kommt eine immense Erfahrung aus unzähligen Projekten zusammen. Martin Votzi, Teamleiter für Data Warehouse- und Information Design-Projekte, hat die Verfahrensweisen, die sich aus seiner und der Sicht seiner Kollegen über viele Jahre beim Angehen und Managen von Projekten bewährt haben, einmal zusammengefasst.

 

Wann kann man eigentlich von einem erfolgreichen Business-Intelligence-Projekt sprechen? Sicherlich ist die Zufriedenheit der Benutzer ein wesentlicher Indikator. Auch dass die unternehmerischen und strategischen Ziele – seien es geringere Prozesskosten, Informationsvorsprung oder die Möglichkeit, Entscheidungen auf Basis neuer Insights treffen zu können – erreicht werden konnten, deutet auf ein gelungenes Projekt hin. Um ein Business Intelligence Projekt erfolgreich zu machen, braucht es jedoch mehr als das reibungslose Beladen eines Data Warehouse mit Unternehmensdaten, die Definition von Kennzahlen und KPIs sowie aussagekräftige Dashboards und Reports.

 

Anhand einiger, in der Praxis erprobter Ansätze soll veranschaulicht werden, wie pmOne als Projektpartner seinen Kunden zu erfolgreichen Projekten verhilft:

 

Think big and start small

Anforderungen für eine BI-Lösung entstehen in vielen Fällen in einer Abteilung, zum Beispiel dem Controlling. Die Bedürfnisse anderer Abteilungen bleiben zunächst kaum oder gar nicht berücksichtigt. Das kann ein durchaus valider Ansatz sein, da die „Alles-auf-Einmal“-Methode viele Projektrisiken birgt.

pmOne empfiehlt einen schrittweisen Ansatz ohne dabei die gesamtheitliche Sicht außer Acht zu lassen. Die Analyse und Berücksichtigung der bereichsübergreifenden Ziele und der strategischen Ausrichtung sollten in einem High-Level-Konzept Eingang finden und als Basis für die Konzeption und Planung der einzelnen Teilprojekte (Phasen, Waves) dienen. Durch eine solche Vorgehensweise können wesentlich schneller Ergebnisse erzielt werden, die der übergeordneten BI-Strategie gerecht werden.

Dies kann zu einem komplett agilen Projektvorgehen führen, bei dem in so genannten Sprints – also relativ kurzen Durchlaufzeiten von sechs bis acht Wochen – jeweils vorab vereinbarte Teilbereiche übergeben werden.

Die Endanwender ins Boot holen

Es ist fast eine Binsenweisheit, dass eine frühe Einbindung aller betroffenen Personen wesentlich ist für die spätere Akzeptanz eines neuen Systems. Der Konzeptions- und Modellierungsansatz der pmOne unterstützt dieses frühe Involvement. Dadurch ist sichergestellt, dass bestehende Reports aber auch künftige Informationsbedürfnisse als Basis für die Top-Down-Datenmodellierung herangezogen werden, die zudem von den dafür zuständigen Mitarbeitern am besten erklärt werden können.

Die auf diese Weise aufgebauten Modelle können sehr rasch mit Testdaten befüllt und für eine Verprobung in Excel zur Verfügung gestellt werden. Anhand von Beispielreports können künftige Anwender bereits in dieser Phase das Look & Feel erleben. Ihr frühzeitiges Feedback und damit auch ein Buy-In können sich als sehr wertvoll für den weiteren Verlauf und einen erfolgreichen Abschluss des Projekts erweisen.

Im Sinne eines Projektmarketings empfiehlt pmOne zudem, im weiteren Projektverlauf Teilergebnisse so früh wie möglich zu präsentieren und damit alle Stakeholder nicht nur informiert zu halten, sondern auch so früh wie möglich deren Feedback einzuholen.

Optimal ist es, ausgewählte Nutzer in die Planung der User-Acceptance-Tests und des Go-Live-Prozesses einzubinden. „Betroffene“ werden so zu „Beteiligten“ und können sich mit dem Projekt und dessen Zielen viel eher identifizieren.

Geschäftsprozesse ganzheitlich betrachten und unterstützen

 

Sehr oft werden BI-Projekte auf den Blickwinkel „von den Datenquellen zu Reports, KPIs und Dashboards“ beschränkt. Diese Konzentration auf Lade- und Transformationsprozesse sowie die Bereitstellung und Darstellung der harmonisierten Informationen kann bei kleineren Projekten ausreichend sein. Ein Blick über den Tellerrand kann sich aber durchaus lohnen:

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  • Welche Prozesse führen zur Entstehung bzw. Veränderung der relevanten operativen Daten?

  • Welche Datenqualität und -synchronität ist dadurch zu erwarten?

  • Wie fließen Kennzahlen in die unternehmerische Steuerung und Planung ein?

  • Welche Änderungen auf Prozesse sind durch eine raschere und qualitativ verbesserte Informationsbereitstellung zu erwarten?

Durch diese Gesamtbetrachtung kann das Leistungsspektrum des Business Iintelligence Projekts besser auf betroffene Geschäftsprozesse ausgerichtet werden. Umgekehrt kann die Einführung einer neuen Informationsplattform dazu führen, dass Geschäftsprozesse optimiert werden.

Prozesse und Verantwortung für Datenqualität

Wie heißt es so treffend: garbage in – garbage out. Bereits vor dem eigentlichen Projektstart empfiehlt pmOne, die Datenqualität im Rahmen eines POC (Proof of Concept) zu prüfen; spätestens jedoch vor der Implementierung ist das eine der wesentlichen Aufgaben des Projektteams. Dazu gehört es auch, gemeinsam Maßnahmen zur Steigerung bzw. Sicherstellung der Qualität in den Quellsystemen oder geeignete Tansformationen und Mappingverfahren zur sinnvollen Verarbeitung qualitativ nicht einwandfreier Daten zu erarbeiten.

Aus diesen Vorgaben entstehen in der Regel Prozesse zur Sicherstellung der Datenqualität. Solche zusätzlichen Prüfungen im Quellsystem oder die Überwachung der Ergebnisse aus Datenprüfungs- und Cleansing-Prozessen sollten selbstverständlich auch von geeigneten Personen im Unternehmen betreut werden.

Going Live als Prozess

 

Zwar wird die Inbetriebnahme der neuen Lösung an einem bestimmten Datum festgemacht, an dem bildlich gesprochen der Schalter umgelegt wird. Aber natürlich erfordert dies eine genaue Planung und ein Bündel an Aktivitäten – sowohl vor als auch nach diesem Meilenstein.

 

In vielen Fällen kann es sinnvoll sein, die neue BI-Lösung zunächst in einer ausgewählten Organisationseinheit einzuführen. Auf diese Weise ist es möglich, bereits vor dem kompletten Roll-Out im Unternehmen wertvolles Feedback aus der Praxis zu erhalten. Auch die Ausrollung von Teilprojekten (Waves) kann helfen, den Mehrwert der BI-Lösung schneller nutzbar zu machen und gleichzeitig für die weiteren Projektabschnitte zu lernen.

Nicht zuletzt sind Schulung, Support und eine praxisgerechte Dokumentation drei Schlüsselfaktoren für einen erfolgreichen Go-Live-Prozess. Insbesondere bei auftretenden Anfangsschwierigkeiten sind schnelle Reaktion und Hilfestellung angebracht und wesentlich für die breite Akzeptanz sowie eine durchgängige Nutzung der neuen Lösung. 

Die Planung und Begleitung des GoLive-Prozesses in diesem Sinne ist ein wichtiger Bestandteil des pmOne-Modells zum Vorgehen in Projekten.

 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die möglichen Auswirkungen einer BI-Lösung auf Geschäftsprozesse und die Unternehmensorganisation im Projekt berücksichtigt werden sollten, um Nachhaltigkeit und Erfolg sicherzustellen. Unterstützt wird dies durch ein agiles Projektvorgehen und die frühe Einbindung aller Beteiligten in das Projekt.