Das Primat des Wortes – Grundlagen des Reporting der Zukunft

Mangelnde Akzeptanz seitens der Empfänger, unangemessene Beschönigungen, ineffiziente Abwicklung – es gibt vielerlei Ursachen dafür, dass die Reporting-Bemühungen in den Unternehmen oft nicht zum gewünschten Erfolg führen. Roman Griesfelder plädiert im zweiten Teil dieser Serie für eine Entschleunigung des Reporting und skizziert seine Vision von einem zukunftsgerichteten Reporting (Reporting 2.0).

Wie im ersten Teil der Serie dargestellt, ist das gängige Reporting gekennzeichnet von Starrheit, Instabilität und Beliebigkeit – und von daher in seiner Wirksamkeit stark eingeschränkt. Der Status quo gleicht in den meisten Unternehmen einem Monitoring, das künftig durch eine neue Form des Reporting ergänzt werden muss. Doch was macht ein gutes Berichtswesen aus? Das entscheidende Kriterium ist der Nutzen, der sich daran messen lassen muss, dass bessere Entscheidungen bei einer gleichzeitigen zeitlichen Entlastung der Entscheider getroffen werden.

Ein effektives Berichtswesen ist selbst denjenigen Unternehmen, die in eine (vermeintlich) moderne Systemunterstützung investiert haben, längst nicht garantiert. Wirkung und Nutzen vor allem über technische Leistungsdaten und höhere Funktionsvielfalt zu definieren, ist insofern zu kurz gegriffen. Ein zukunftsgerichtetes Reporting (Reporting 2.0) basiert vielmehr auf der strikten Unterscheidung zwischen Reporting und Monitoring. Es beschäftigt sich mit der Frage, wie Unternehmen flexibel, präzise und gleichzeitig verständlich über komplexe und neue Sachverhalte berichten können. Um das zu erreichen, sind Agilität, Stabilität und Qualität gefragt:

  • Agilität steht für Beweglichkeit innerhalb eines stabilen Rahmens. Es beschreibt die Fähigkeit, zeitlich und inhaltlich angemessen auf Veränderungen zu reagieren.
  • Stabilität wird im Reporting durch klar definierte Rollen und Abläufe erreicht, die durch Systeme unterstützt werden.
  • Qualität ist die wichtigste Voraussetzung für wirksames Reporting. Über die Datenqualität hinausgehend geht es um eine Grundhaltung, die alle Aktivitäten des Reporting umfasst und der Klarheit und Wahrheit verpflichtet ist.

 

Entschleunigung: Warum gutes Reporting Zeit braucht

Findet die Meinungsbildung überwiegend über einfache bildhafte Signale wie Ampeln, Tachos, oder Diagramme statt, birgt das große Risiken. Die schnelle Verarbeitung von visuellen Reizen schafft emotional geprägte Reaktionsmuster, die unser Verhalten und damit unsere Entscheidungen bewusst und unbewusst steuern. Kein Problem bei einfachen und bekannten Sachverhalten, aber hochproblematisch bei komplexen und neuen Herausforderungen. Dann ist „langsames Denken“ gefragt – nachdenken, schreiben, lesen, hinterfragen, austauschen. Es geht schließlich nicht darum, die offensichtlichen Zahlen und Informationen auswendig zu lernen, sondern darum, die Zusammenhänge im Hintergrund zu verstehen. Um bessere Entscheidungen zu treffen, müssen wir langsamer denken. Wenn wir langsamer denken, verstehen wir schneller.

Zahlen – und damit auch Diagramme und Tabellen – können immer nur beschreibend kommunizieren, nicht erklärend. Die entscheidenden Informationen stecken nicht in den Zahlen an sich, sondern in Abhängigkeiten und Wirkungen. Solche komplexen Sachverhalte lassen sich nur in Textform ausreichend und präzise vermitteln. Daraus folgt, dass Reporting 2.0 auf Texten basieren muss. Hinzu kommt, dass der Prozess, sich aus Analysedaten eine Meinung zu bilden und diese für einen Empfänger aufzubereiten, nicht automatisierbar ist und Zeit erfordert. Das bedingt, dass Führungskräfte ihren Mitarbeitern Zeit einräumen, um Komplexität durch gewissenhafte Analyse und gut verständliche Texte aufzulösen – und sich selbst die Zeit nehmen, um diese Texte zu lesen. Es ist sogar wissenschaftlich bewiesen, dass bessere Entscheidungen immer dann getroffen werden, wenn man sich genügend Zeit für die Analyse, Bewertung und Entscheidungsfindung nimmt. Schnell getroffene Entscheidungen in einigermaßen komplexen Situationen führen dagegen mit hoher Regelmäßigkeit zu schlechteren Ergebnissen.

 

Handlungsempfehlungen für ein agiles Reporting

Reporting 2.0 ist ein Paradigmenwechsel, der Auswirkungen auf Kompetenzen, Prozesse und auch auf Systeme hat. In letzter Konsequenz fordert und bewirkt es auch eine Veränderung der Führungskultur. Führungskräfte müssen sich und ihren Reporting-Experten wieder mehr Zeit zugestehen, um Sachverhalte gründlich und in Ruhe zu erfassen und zu verstehen. Denn: Führung und Reporting auf Knopfdruck gibt es nicht. Um dem Anspruch an eine konsistente Steuerung in einer komplexen Umgebung gerecht zu werden, muss das Reporting der Zukunft neue Kompetenzen, Methoden und auch Systeme nutzen. Die ersten Organisationen haben bereits damit begonnen, die Prinzipien des Reporting 2.0 anzuwenden. Die Ergebnisse sind ermutigend. Für viele Unternehmen ist das Thema allerdings noch eine Vision, die mit einer Veränderung der Führungs- und Kommunikationskultur verbunden ist.

Die Umsetzung von Reporting 2.0 lässt sich in folgenden Empfehlungen zusammenfassen:

  • Berichten heißt Schreiben
    Texte sind in den vergangenen Jahren im Reporting stark in den Hintergrund geraten. Das hat einen einfachen Grund: Im Gegensatz zu Diagrammen und Tabellen sind sie nicht automatisierbar. Allerdings lässt sich die Dynamik und Komplexität moderner Unternehmen nur mit Sprache – der Grundlage von differenziertem Denken und Meinungsbildung – beschreiben und erklären.

  • Autorenschaft schafft Vertrauen
    Autorenschaft bedeutet, dass Berichte von Personen verfasst werden, die mit ihrer Erfahrung, ihrem Engagement und ihrer Meinung für die Qualität der Inhalte stehen. Gute Berichte transportieren Meinungen. Und Meinungsbildung basiert auf der Erfahrung, Intelligenz und Kreativität von Menschen. Es schafft Vertrauen, wenn die Autoren von Texten bekannt sind. Maschinen melden, Menschen berichten. Mut zur Meinung schafft Mehrwert für die Unternehmenssteuerung.

  • Agile Inhalte wecken Interesse
    Reporting 2.0 orientiert sich an den Themen der Empfänger. Die unternehmerische Wirklichkeit ist vielfältig. Deshalb führt die immer gleiche Abhandlung von immer gleichen Themen zu Desinteresse bei den Empfängern. Wenn Fragen sich laufend ändern, können nicht immer gleiche Antworten gegeben werden.

  • Agile Termine schaffen Relevanz
    Die unternehmerische Wirklichkeit ist dynamisch. Was heute wichtig ist, ist morgen wahrscheinlich auch noch wichtig, aber vielleicht nicht mehr in vier Wochen, wenn der nächste Bericht erscheint. Die enge Kopplung der Berichtsprozesse an die Finanzprozesse führt zu Berichten, die tendenziell zu spät kommen. Neben regelmäßigen Standardberichten werden in Zukunft agil erscheinende Ad-hoc-Berichte immer mehr an Bedeutung gewinnen. Sehr hilfreich für das Reporting ist es deshalb, aktuelle Ereignisse rasch zu recherchieren und zu veröffentlichen. Reporting 2.0 muss in der Lage sein, schneller auf Sachverhalte zu reagieren. Dies umfasst die Prüfung der Relevanz für die Leser (Führungskräfte), die Recherche (Analyse) und die Berichterstattung (Beschreibung, Erklärung, Bewertung).

  • Agile Formate erhöhen den Nutzen
    Reporting 2.0 muss in der Lage sein, Inhalte ohne großen Aufwand in unterschiedlichen Kanälen zu veröffentlichen. Die Vielfalt unterschiedlicher Formate machen dem Reporting bereits heute zu schaffen – diese Anforderungen werden zunehmen und mit den gängigen Office-Anwendungen nicht zu bewältigen sein. Auch wird das Reporting der Zukunft keine Einbahnstraße mehr sein. Die Empfänger werden in der Lage sein, Sachverhalte und Schlussfolgerungen zu kommentieren und Fragen zu stellen. Die Nachfrage nach formaler Agilität ist bereits da und wird weiter zunehmen.

  • Standardisierte Abstimmungsprozesse
    Reporting 2.0 hat den Anspruch, dass die Inhalte von Berichten aufeinander abgestimmt sind. Widersprüchliche Angaben und Schlussfolgerungen untergraben die Glaubwürdigkeit. Die Diskussion über die Berichtsinhalte und Meinungen findet in Unternehmen aber praktisch nie vor, sondern wenn überhaupt, dann erst nach dem Berichten statt. Ein zukunftsgerichtetes Reporting muss deshalb auf standardisierten Methoden und Prozessen aufbauen.

  • Formale Kriterien
    Die formale Qualität von Berichten äußert sich in einer einfachen, einheitlichen und eindeutigen Gestaltung der Inhalte. Diese Eigenschaften umfassen alle Objekte eines Berichts: Texte, Diagramme, Grafiken und Tabellen. In der Praxis ist dies ein Ringen um klare Aussagen, die durch leicht verständliche Diagramme und Grafiken sowie einfach lesbare Tabellen unterstützt wird. Autoren wie Edward Tufte, Stephen Few, Rolf Hichert haben sich um gute Visualisierungen verdient gemacht. Wolf Schneider schreibt seit Jahrzehnten über die Bedeutung von gut verständlichen Texten. Langer, Schulz von Thun und Tausch haben bereits in den 70er Jahren einen Klassiker verfasst: „Sich verständlich ausdrücken“. Leider ist davon in der Geschäftskommunikation noch wenig angekommen.

Im dritten und letzten Teil der Serie wird es darum gehen, was Berichtsersteller von Zeitungsredaktionen lernen können, um den Anforderungen an ein agiles Reporting besser gerecht zu werden. (Reporting 2.0)