Interview mit Dr. Rolf Hichert

Anlässlich des Marktstartes von cMORE/Message stand uns Dr. Rolf Hichert, bekanntester Jäger von schlechten Berichten und unverständlichen Geschäftsgrafiken, für ein Interview zur Verfügung. Dr. Rolf Hichert beschäftigt sich seit über 10 Jahren mit der Visualisierung von Managementinformation und den Methoden zur Verbesserung derselben und ist gefragter Redner zum Thema Reporting und Dashboards.

Sehr geehrter Herr Dr. Rolf Hichert, Sie beschäftigen sich jetzt seit rund 25 Jahren mit MIS und Business Intelligence, und seit zehn Jahren vor allem mit dem Thema Information Design – in der Hauptsache mit der Gestaltung von Berichten, Präsentationen und Dashboards. Es geht Ihnen vor allem auch darum, Geschäftsdiagramme „richtig“ zu machen. Was ist denn so schwierig daran?

Dr. Rolf Hichert: Schwierig kann es dann werden, wenn wir tatsächlich erreichen wollen, dass die EmpfängerInnen von Berichten und ZuhörerInnen bei Präsentationen schnell und unmissverständlich verstehen sollen, was wir zu sagen habe. Das ist aber, wie wir gut wissen, gar nicht immer der Fall. Diagramme sind ja nicht prinzipiell richtig oder falsch – sie sind nur gut oder weniger gut geeignet das zu vermitteln, was wir zu sagen haben. Aber richtig schwierig wird es dann, wenn wir mit dem Diagramm nichts oder nicht viel zu sagen haben. Für eine banale Feststellung wie "unser Export beträgt 33 Prozent" benötigen wir kein Diagramm.

 

Eine der Kernforderungen, die Sie an gute Berichte stellen, ist die Verwendung einer einheitlichen Notation, also einer einheitlichen Sprache für das Berichtswesen. Wer treibt einen derartigen Prozess typischerweise im Unternehmen?

Dr. Rolf Hichert: Ja, eine einheitliche Notation ist meines Erachtens eine wichtige Sache, um Berichte besser zu verstehen. Es geht dabei darum, wie bei Architekten, Musikern und Geographen dafür zu sorgen, dass gleiche Inhalte gleich dargestellt werden – und ungleiche Dinge eben nicht gleich dargestellt werden. Wenn dann so ein Notationskonzept unternehmensweit "ausgerollt" werden soll, steht man vor den gleichen Problemen wie bei allen anderen Veränderungsprozessen. Natürlich ist es auch hier sehr hilfreich, wenn auf der obersten Führungsebene Einigkeit über die Bedeutung eines derartiges Reporting Konzeptes besteht und dessen konsequente Einführung begleitet wird. Wenn dann noch die geeigneten Realisierungskräfte, schlüssige Konzepte und komfortable Software-Werkzeuge zur Verfügung stehen, ist der Projekterfolg fast gesichert.

Aber ich treffe in der Praxis auf viele Verantwortliche auf unteren Entscheidungsebenen in allen Funktionsbereichen, die sich völlig isoliert in ihrem Einflussbereich – durchaus mit Erfolg – dem Thema eines einheitlichen Gestaltungskonzeptes für Berichte widmen. Aber was geschieht dann, wenn in großen Organisationen an mehreren Stellen nicht aufeinander abgestimmte Konzepte entwickelt und eingeführt werden? Hier sind Ärger und Enttäuschungen vorprogrammiert – etwa so, wie wenn Sie mit einem deutschen Stecker in der Schweiz Strom zapfen wollen.

Wenn es kein Darstellungskonzept gibt, gibt es nichts zu verteidigen – alles ist gleich gut oder gleich schlecht. Wurden aber in unterschiedlichen Bereichen mit viel Engagement unterschiedliche Konzepte erstellt und umgesetzt, dann ist mit Konflikten zu rechnen.

Ich habe heute in Sachen Notationskonzept häufig mit Controllerinnen und Controllern zu tun – und ich rate ihnen allen, dass sie die Entscheidung über dieses Thema eskalieren bzw. nach oben delegieren. Und manchmal gelingt dies auch…


Die Parallelen zum Corporate Design liegen auf der Hand, viele verkürzen Ihre Notationskonzepte auf eine Art CD-Handbuch für das Reporting. Wie finden Sie den Vergleich und wo endet er?

Dr. Rolf Hichert: Ein klarer und einheitlicher Auftritt nach außen und innen im Sinne eines guten Corporate Designs ist für jede Organisation eine sehr wichtige Angelegenheit. Dafür gibt es in wohl allen größeren Organisationen Handbücher und Mustervorlagen für die üblichen praktischen Anwendungen – von der Visitenkarte bis zur Leuchtreklame. Je einheitlicher und überzeugender dieses Konzept umgesetzt wird, desto größer ist die gewünschte Wiedererkennung eines Unternehmens, einer Marke oder eines Produkts.

Genau das benötigen wir auch für die Kommunikation von Geschäftsinformationen in Form von Berichten, Präsentationen, Statistiken und Dashboards: Ein Notationshandbuch mit Musterbeispielen und den geeigneten Software-Werkzeugen zur praktischen Umsetzung. Es gibt aber bei den Zielen dieser beiden Konzepte große Unterschiede:

Ich erwarte von einem Notationshandbuch für Geschäftsinformatioinen, dass die Bedeutung der zu vermittelnden Information im Mittelpunkt steht. Und dies ist nicht der Gegenstand von Corporate Design: Die Frage beispielsweise, wie denn Istzahlen gegenüber Planzahlen oder Umsatz gegenüber Personalstand darzustellen ist, wird von keinem CD-Handbuch beantwortet. CD-Handbücher legen beispielsweise fest, welche Geschäftsbereiche mit welchen Farben zu identifizieren sind, aber selten geht es darüber hinaus. Ich sehe das so: Ein gutes CD-Konzept gibt den generellen Rahmen für jede Form der visuellen Gestaltung ab – auch für die Visualisierung von Geschäftsdaten. Dazu gehören Schriftarten, Formenvorrat, Farbpaletten, Layout, Logo usw.

Ein gutes Notationskonzept für Berichte und Präsentationen berücksichtigt diesen Rahmen so weit wie möglich und konkretisiert darüber hinaus die fachlichen Inhalte in der benötigten Form.

Es ist natürlich nicht gut, wenn das CD-Konzept übermäßig bzw. "übergriffig" in die Gestaltung von Berichtseiten und PowerPoint-Schaubildern eingreift, indem beispielsweise übergroße Logos, zu große und fette Schriften sowie unnötige bunte Ränder jede einzelne Seite dekorieren. Aber dieser Unfug der ersten PowerPoint-Jahre wird hoffentlich bald ein Ende haben…  


Die von Ihnen präsentierten Ideen sind einleuchtend und kommen gut an – es kommt selten vor, dass jemand widerspricht. Trotzdem tun sich die Unternehmen in der praktischen Umsetzung schwer und kommen nur langsam voran. Woran liegt das?

Dr. Rolf Hichert: Wenn in den Unternehmen sich die Meinung durchgesetzt hat, dass eine einerseits dekorative und andererseits nicht einheitliche Gestaltung wenig hilfreich für die Vermittlung wichtiger Geschäftsdaten ist, dann sind es meistens zwei Probleme:

Erstens ein fehlendes überzeugendes und leicht verständliches Gestaltungskonzept und zweitens die dazu nicht vorhandene Software-Unterstützung.

Wenn diese beiden Probleme aber gelöst sind, geht es häufig rasch mit der praktischen Umsetzung. Allerdings sollte man hierbei bei großen Unternehmen lieber in Jahren als in Monaten denken…


Die Frage „Excel oder nicht Excel“ wird beim Aufbau eines Berichtswesens häufig gestellt, viele sehen Fluch und Segen in der Flexibilität des Werkzeugs. Wie stehen Sie dazu?

Dr. Rolf Hichert: Excel ist heute weltweit das Werkzeug der ersten Wahl, wenn es um die Gestaltung von Tabellen und Diagrammen für Berichte und Präsentationen geht. Und wenn man sich mit Excel etwas Mühe macht, so kann man damit sehr schöne Dinge realisieren – das hat ja auch unsere bisherige Zusammenarbeit gezeigt: pmOne ist das erste größere Software- und Beratungsunternehmen, das konsequent unsere Vorstellungen zur Excel-Visualisierung übernommen und weiter ausgebaut hat. Und Vieles von dem, was ich hierzu bislang von Ihnen gesehen habe, hat mich überzeugt.

Die IT-Verantwortlichen auf der einen Seite und die Führungskräfte auf der anderen Seite können aber ein Lied davon singen, welche Gefahren ein unkontrollierter Excel-Einsatz mit sich bringen kann: Nicht dokumentierte Rechenmodelle, mehrfache Datenspeicherung, fehlerhafte Auswertungen und die leidigen E-Mail-Anhänge sind typische Beispiele. Ich würde das zwar nicht als Fluch bezeichnen – aber große Risiken liegen hier allemal.

Aber warum nicht die Vorteile der kontrollierten Excel-Nutzung als Frontend (ohne Datenspeicherung) und als flexibles individuelles Analysewerkzeug mit den Vorteilen anderer Systeme kombinieren? Ich bin hier kein Experte, aber ich glaube, das dies eine zukunftsträchtige Lösung sein kann. 


In Ihren aktuellen Vorträgen beschäftigen Sie sich zunehmend mit PowerPoint als Medium, das auch in Fachbereichen wie Controlling und Finanzen gerne verwendet wird. Was läuft dort aus Ihrer Sicht falsch?

Dr. Rolf Hichert: Damit kein Missverständnis entsteht: Wenn ich heute so kritisch PowerPoint gegenüberstehe, so meine ich damit nicht das Software-Produkt, sondern die mit diesem Produkt wie selbstverständlich einhergehende grausige "Kultur" der Dekoration – ohne wirklichen Nutzen für die armen Zuschauer. PowerPoint ist ein tolles Werkzeug, mit dem man sehr gut Bilder präsentieren kann. Man kann Filme integrieren und mit dem Mausstift sehr einfach Dinge hervorheben. Und man darf nicht übersehen, dass dieses Produkt fast auf jedem Rechner verfügbar ist. Ich nutze PowerPoint vor allem für den stufenweisen Aufbau komplexer Schaubilder und als "Trägersystem" für unsere verdichteten Excel-Diagramme.

Was ich unter grausiger PowerPoint-Kultur verstehe? Die Tatsache, dass die Vortragenden ihre unverständlichen Bilder erläutern müssen – es heißt aber so schön "ein Bild sagt mehr als tausend Worte". Aber hier müssen Sie bei PowerPoint lange suchen. Und was mir ebenfalls nicht gefällt ist die Tatsache, dass die Vortragenden die gleichen Unterlagen als Tischvorlage verteilen, die sie auch an die Wand projizieren – das kann einfach nicht gut gehen:  Entweder ist zu viel auf der Leinwand, oder es ist zu wenig im Handout. Gute Schaubilder sind wichtig für das Erläutern komplexer Sachverhalte, sie können Botschaften visualisieren, die mit Worten allein nur schwer oder gar nicht zu erläutern sind. Aber dies setzt voraus, dass die Vortragenden zunächst einmal eine Botschaft haben – und dann können wir darüber nachdenken, ob wir dafür ein Bild benötigen.

Ich kann mich nur Edward Tufte anschließen, der schon vor vielen Jahren pointiert sagte "PowerPoint is evil" – vor allem in der heute in der Hochschule und bei Beratern häufig und bei großen Unternehmen fast immer vorgefundenen Form. Sorry.

Ich kann mich nur Edward Tufte anschließen, der schon vor vielen Jahren pointiert sagte "PowerPoint is evil" – vor allem in der heute in der Hochschule und bei Beratern häufig und bei großen Unternehmen fast immer vorgefundenen Form. Sorry.


Wenn Sie zehn Jahre voraus denken, was wird sich an der Berichtskultur in Unternehmen verändert haben?

Dr. Rolf Hichert: Ich denke, viele Dinge werden schon allein deshalb klarer und verständlicher sein, weil es geeignete und hoffentlich standardisierte Software-Werkzeuge der großen Business Intelligence Anbieter gibt. Die heutige manuelle Bastelarbeit mit Office-Produkten wird ein Ende haben, weil man mit professionell gestalteten Standardanalysen arbeiten wird, die sich leicht an individuelle Wünsche anpassen lassen. Die Business Intelligence Anbieter werden in zehn Jahren auf ihre lustig anzusehenden Oberflächen mit Rundinstrumenten, bunten Kuchenstücken, Spaghetti-, Trichter- und Spinnendiagrammen verzichtet haben – und  Excel 2021 wird keine verzerrenden Pyramiden, Pseudo-3D-Säulen und mehrere Knöpfe für die Schattengestaltung mehr haben…  

Im Ernst: Wir befinden uns noch ganz am Anfang eines Standardisierungsprozesses, der bei den Ingenieuren vor mehr als hundert Jahren und bei den Musikern vor mehr als 500 Jahren begann. Die ersten gedruckten Bücher hatten auch nicht die klare Schrift eines heutigen Taschenbuchs, und die Musiknotation in Kinderbüchern ist auch noch nicht auf dem Stand einer Orchesterpartitur.