Kompakte Übersichten statt Berichtstapeten

Detaildaten können durchaus wichtig sein. Aber viele Informationen aneinandergereiht abzubilden, ist ermüdend für den Leser – das weiß jeder. Excel-Spezialist Norbert Engelhardt plädiert in solchen Fällen für kompakte Übersichten anstelle von „Berichtstapeten“. Seine Empfehlung lautet, eine verdichtete Übersicht vorwegzustellen, die alle relevanten Informationen beinhaltet. Mit einigen Steuerelementen ist das gar nicht so schwer zu realisieren. Lassen Sie sich von unserem Beispiel inspirieren und lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten und Funktionen von Steuerelementen kennen.

Mit Steuerelementen eine kompakte Übersicht erstellen

Nicht selten werden Werte und Information in einer nie endenden Tabelle zur Verfügung gestellt, die sehr schnell einige Seiten umfassen kann. Da kann es auch einem routinierten Leser schwer fallen, nicht in der Zeile zu verrutschen und alle wichtigen Informationen aufzunehmen.

Insbesondere bei der Darstellung an einem PC-Bildschirm ist es ratsam, nicht alle Informationen aneinandergereiht abzubilden. Vielmehr ist eine verdichtete Übersicht zu empfehlen, die alle relevanten Informationen (Reporting) beinhaltet. Weitere Fragestellungen lassen sich im Anschluss durch Detaildaten, z.B. auf einer zweiten Seite, beantworten. Mit Hilfe von einigen Steuerelementen kann man ohne größeren Aufwand und Programmierkenntnisse eine solche Übersicht erstellen.

Arbeitsbasis ist eine Datengrundlage, die durch Flat-Files oder Schnittstellen leicht aktualisiert werden kann. In unserem Beispiel ist das die aktuelle Bevölkerungsstruktur in Deutschland. Diese Werte finden Sie in dem beigefügten Excel-File im Sheet „Datengrundlage“.

In der Übersicht erstelle ich nun den ersten Block und vergebe eine Spaltenüberschrift.

Der Scrollbalken kann über den Menüpunkt „Einfügen“ in der Registerkarte „Entwicklertools“ eingebaut werden.

Anschließend soll der Scrollbalken an die aktuelle Struktur angepasst werden, was über den Kontextmenüpunkt „Steuerelement formatieren“ passiert. Hierbei werden neben dem Minimal- und dem Maximalwert auch ein Seitenwechsel festgelegt. Da wir in der Übersicht acht Zeilen abbilden möchten, erfolgt der Seitenwechsel nach dem achten Element. In der Zellverknüpfung wird die aktuelle Position des Scrollbalkens ausgegeben.

Um nun die Bundesländer und Werte dynamisch in der Übersicht abzubilden, nutzen wir die bekannte Bereich.Verschieben-Formel.

DatengrundlageB61 ist die erste Überschriftszelle der Datengrundlagen, die durch die Bereich.Verschieben-Formel verschoben wird

DatengrundlageI1 ist die zuvor angelegte Zellverknüpfung des Scrollbalkens.

Formelergebnis ist nun der Zelleninhalt der um die Position des Scrollbalkens nach unten verschobenen Bezugszelle, z.B.

Scrollbalken Position 1: Baden-Württemberg
Scrollbalken Position 2: Bayern

Diese Formel können wir in die folgenden sieben Zeilen kopieren und durch ein „… +1, +2, +3 ff. …“ erweitern.

Durch die o.g. Ergänzung wird die Bezugszelle um die Position des Scrollbalkens +eine weitere Zelle nach unten verschoben. Nachdem Sie die Formeln ergänzt haben, können Sie einen ersten Test wagen: Durch einen Klick auf den Scrollbalken gehen Sie die Bundesländer durch.

In den Quartalsspalten können Sie die bisherige Formel weiter nutzen, lediglich die Bezugszelle an die entsprechende Spalte in den Datengrundlagen gilt es anzupassen. Nun haben Sie bereits mit wenigen Mausklicks einen komplett dynamischen Tabellenbereich erstellt und sollten folgende Ansicht erhalten:

Im nächsten Schritt geben wir dem Nutzer die Möglichkeit, das Geschlecht auszuwählen.

 Hierfür bilden wir drei Optionsfelder per Drag & Drop aus dem Menüpunkt „Einfügen“ in der „Entwicklungsregisterkarte“ in der Übersicht ab.

Auch bei diesem Steuerelement müssen wir eine Zellverknüpfung über den Kontextmenüpunkt „Steuerelement formatieren“ hinterlegen.

Diese Zellverknüpfung nutze ich in den Datengrundlagen, um je nach Auswahl in der Übersicht das Geschlecht zu ermitteln. Diese Angabe wiederum wird für die Verkettung in Spalte A verwendet, um darauf aufbauend über den SVerweis* im Bereich D62:W78 die Werte zu ermitteln.

Sämtliche Bearbeitungsschritts und genutzte Formeln sind im Beispielfile nachzuvollziehen.


Nun ist es sehr bequem möglich, in der Übersicht zwischen den Kategorien „weiblich“ und „männlich“ umzuschalten und jeweils aktualisierte Werte zu erhalten.

Im letzten Schritt lässt sich nun durch Einfügen eines passenden Titels sowie grafischer Elemente die Aussagekraft des ersten Blocks optimieren:

Im mittleren Block bilden wir durch einfache Zellenbezüge und Formeln den prozentualen Bevölkerungsanteil des Bundeslandes im Verhältnis zu Gesamt-Deutschland ab. Damit ist auch diese Tabelle komplett dynamisch und übernimmt die Werte aus dem ersten Block.

Als abschließende Information habe ich eine Verlaufsgrafik mitaufgenommen, in der die Entwicklung eines oder zweier Bundesländer über einen längeren Zeitraum abgebildet ist. In diesem Zusammenhang verwenden wir einen Scrollbalken, um uns auf der X-Achse (Zeit) zu bewegen.

Zunächst erstellen wir zwei Kombinationsfelder für die Auswahlmöglichkeit der Bundesländer. Wie zuvor können die Felder per Drag & Drop aus dem Menüpunkt „Einfügen“ in der „Entwicklungsregisterkarte“ erstellt werden.

Für dieses Steuerelement müssen wir neben dem Eingabebereich (die abzubildenden Bundesländer) auch die Zellverknüpfung über den Kontextmenüpunkt „Steuerelement formatieren“ hinterlegen.

Nun können wir, ähnlich der Datenüberprüfung in Excel, eine Auswahl treffen. Diese wird in der Zelle Q1 im Sheet „Datengrundlage“ ausgegeben. Darauf aufbauend werden die Quartalsdaten mit Hilfe einer SVerweis*-Formel in Kombination mit der Index-Funktion ermittelt.

Im Anschluss erstellen wir einen weiteren Scrollbalken, der mit den Einstellungen

  • Minimalwert: 1
  • Maximalwert:9
  • Seitenwechsel: 8
  • Zellverknüpfung: X1 im Sheet Datengrundlage


den Wechsel auf der X-Achse (Zeit) ermöglicht.

Nachdem der Scrollbalken mit der Datenquelle verknüpft wurde, ist es möglich, eine Auswahl zu treffen und zwischen den Quartalen zu wechseln.

Im dazugehörigen Excel-File können Sie alle beschriebenen Einstellungen und Formeln nachvollziehen und an Ihre Anforderungen anpassen.


*SVerweis bedeutet, dass die Funktion die Suchspalte senkrecht nach dem Suchbegriff durchsucht. Gesucht wird immer in der ersten Spalte der Matrix.

Norbert Engelhardt

Senior Consultant - Information Design & Reporting

pmOne AG

Norbert Engelhardt hat nach seiner kaufmännischen Ausbildung im Pharmabereich in den Vetriebsinnendienst gewechselt und war über drei Jahre als Analyst für das Controlling im Vertrieb und Marketing tätig. Er verantwortete das übergreifende Berichtswesen sowie die Marktforschung für die Business Unit. Frühzeitig hat er sich mit dem Konzept und dem Aufbau des Berichtswesens beschäftigt, vorzugsweise basierend auf den heutigen Microsoft-Technologien. Im Rahmen der Green Belt Zertifizierung hat er bereits mehrere Projekte als Teilprojektleiter oder Projektleiter begleitet. Seit 2011 ist er als Consultant für Information Design und Reporting für die pmOne AG tätig und der Experte für komplexe Berichtsanforderungen. Norbert Engelhardt ist HICHERT CERTIFIED CONSULTANT (HCC).

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