Mobile BI - Mehrwert für Fachbereiche oder Spielwiese der IT?

Unter Mobile Business Intelligence (wahlweise auch Mobile BI, Mobile Intelligence oder Mobile Reporting) versteht man den Zugriff auf Geschäftsinformationen und deren Analyse überall und jederzeit mit Hilfe von mobilen Endgeräten wie Smartphones oder Tablet Computern.

Erfolgsfaktoren für Mobile Business Intelligence

Der erfolgreiche Einsatz von Mobile Business Intelligence unterliegt selbstverständlich primär den gleichen Anforderungen, die auch an eine klassische Business Intelligence Lösung gestellt werden. Bekannt sind fünf Faktoren, die ein erfolgreiches Reporting ausmachen:

  • „smarte“ Kennzahlen,
  • geeignete Dashboard-Architektur,
  • Ausrichtung auf den Managementnutzen,
  • Integration in Unternehmensprozesse und -organisation,
  • geeignete Infrastruktur.

Für weitere Informationen sei an dieser Stelle auf eine Studie von BearingPoint und DFCG (‚Dashboards: expectations, practices and results – 3rd Finance-Management Monitor 2010-2011‘) verwiesen.

Insbesondere die geeignete Infrastruktur spielt für den Erfolg und somit den Verbreitungsgrad von Mobile Business Intelligence eine entscheidende Rolle. Neben den serverseitigen Voraussetzungen sind eine passende Hardware, Software und eine geeignete Netzinfrastruktur die Schlüsselkriterien. Der technologische Innovationsprozess dieser drei Kriterien ist geprägt durch eine rasante Entwicklung in den letzten Jahren und bildet die Basis für den Fortschritt bei Mobile Business Intelligence, wie wir ihn heute sehen können.

 

Evolution von Mobile Business Intelligence

Durch Verwendung von Pagern und mit Einführung der SMS (Short Message Service) für das Mobiltelefon Anfang der 1990er Jahre bestand erstmals die Möglichkeit, Unternehmensinformationen ortsunabhängig verfügbar zu machen. Allerdings war man beschränkt auf eine statische Datenbereitstellung ohne Interaktionsmöglichkeit. Diese Lösung brachte geringen Mehrwert bei verhältnismäßig hohem Pflegeaufwand und Kosten. Aus diesem Grund war die Verbreitung sehr gering.

Der nächste Evolutionsschritt wurde durch neue Hardware ausgelöst. Um die Jahrtausendwende fanden die ersten Smartphones ihren Weg zu den Konsumenten. Anders als reine PDA’s (Personal Digital Assistent) boten Smartphones durch die Integration der Funktionalitäten eines Mobiltelefons die Möglichkeit, mobil auf Internetinhalte zuzugreifen. Dies umfasst auch Unternehmensinformationen, die zum Beispiel als Webreport dargestellt werden. Doch leider waren die Möglichkeiten noch sehr begrenzt, da die für die Nutzung vorgesehenen Mobile Browser nicht alle Inhalte korrekt anzeigten bzw. die geringe Auflösung der Smartphone-Displays die visuelle Wahrnehmung beeinträchtigten. Der Hersteller Research In Motion (RIM) erkannte das Potential von Mobile Business Intelligence sehr früh und entwickelte eine spezielle Reportinglösung für seine Smartphones. Diese präsentierte Berichte angepasst an das Endgerät und erlaubte eine optimierte Navigation. Somit zeichneten sich schon vor längerer Zeit zwei Wege für das Unterwegs-Reporting ab, die nach wie vor Gültigkeit haben: Entweder werden die Inhalte mit dem Mobile Browser des Smartphones als Webreporting präsentiert oder über eine spezielle Software, mit der sich die Inhalte an das jeweilige Gerät anpassen.

Der aktuellste und wichtigste Schritt für Mobile Business Intelligence wurde ebenfalls durch neue mobile Geräte ausgelöst, auch wenn der Ausbau der Netzinfrastruktur gleichermaßen wichtig ist und sozusagen parallel von statten ging. Durch die Einführung der dritten Generation von Mobilfunkstandards (HSDPA/UMTS) steht nun ein ausreichend schnelles Netz zur Verfügung, um in Echtzeit mit Firmenanwendungen und -daten zu interagieren. Dennoch waren es die neue Generation von Smartphones und eine neue Gerätegattung – die Tablets –, die mit großen Displays, schnellen Prozessoren, längerer Laufzeit und insbesondere neuartiger, intuitiver Bedienung die letzte Hürde zum Durchbruch für Mobile BI genommen haben. Die intuitive Multi-Touch-Bedienung, nicht zuletzt ein schickes Design und die Verfügbarkeit einer großen Zahl an Anwendungen für diese Geräte (die sogenannten Apps) haben einen regelrechten Hype nach Smartphones und Tablets ausgelöst. Diese große Nachfrage motiviert wiederum bestehende und neue Softwareanbieter, Lösungen für diese Plattform zu entwickeln. Darunter befinden sich auch Anbieter von professionellen Business Intelligence Lösungen. Im Ergebnis in Bezug auf die Mobile Business Intelligence Infrastruktur resultieren ideale Voraussetzungen für eine Umsetzung. Diese basieren auf geeigneten Endgeräten, schnellen und nahezu überall verfügbaren Mobilfunknetzen und der passenden Software.

 

Aktuelle Softwarelösungen

Die aktuelle Lösungslandschaft für Mobile BI lässt sich in drei Kategorien aufteilen: „Browserbasiertes Reporting“, „optimiertes Reporting“ und „natives Reporting“. Beim browserbasierten Reporting handelt es sich um Zugriffe auf Webreports über aktuelle Mobile Browser, aber auch mit speziellen Anwendungen, die selbst keine Reporting-Engine enthalten. Somit können diese Anwendungen keine Berichte erstellen und keine echte Interaktion bieten. Diese Art von Mobile BI wird von allen wichtigen BI-Anbietern unterstützt, bietet aber aufgrund des reduzierten Leistungsumfangs der Mobile Browser nicht die volle Funktionalität und insbesondere nicht die notwendige Interaktion mit den Unternehmensdaten, um alle Vorzüge von Mobile BI auszuschöpfen.

Ähnlich verhält es sich mit dem optimierten Reporting. Auch hier ist für den Zugriff auf die Unternehmensdaten keine gesonderte Software notwendig. Alle Berichte können über den Mobile Browser aufgerufen werden, werden aber speziell für diesen und das mobile Endgerät aufbereitet. Das heißt, die Berichte sind in der Auflösung und Bedienung optimiert und bieten somit eine wesentlich höhere Benutzerfreundlichkeit bei jedoch weiterhin eingeschränkter Interaktion mit dem BI-Content.

Natives Reporting als dritte Kategorie bedeutet, dass eine App für das mobile Gerät als mobiler BI-Client arbeitet und die vollständige Interaktion mit dem BI-Server sicherstellt. Somit müssen Berichte nicht oder nur wenig angepasst werden, da der mobile BI-Client die Darstellung und optimierte Steuerung des Berichtswesens sicherstellt. Darüber hinaus bieten solche Lösungen eine echte Interaktion mit den Unternehmensdaten, indem erweiterte Selektions- und Navigationsfunktionalitäten geboten werden und häufig sogar das Offline-Arbeiten möglich ist.

Betrachtet man den Markt der „…top Enterprise Business Intelligence Lösungsanbieter…“ lässt sich erkennen, dass nur zwei von elf „…Anbietern keine speziellen Mobile BI-Funktionalitäten außer dem Zugriff mit dem Mobile Browser anbieten…“ wie ‚Forrester Research, Inc., The Forrester Wave™: Enterprise Business Intelligence Platforms, Q4 2010, October 20, 2010‘ zeigt. Somit ist eine große Auswahl an optimierten und nativen Reporting Lösungen vorhanden.

 

Herausforderung für Unternehmen

Das Thema Mobile BI wäre zu kurz gefasst, würde es nicht im Kontext Mobile IT betrachtet. Denn Mobilität ist heute allgegenwärtig, und so, wie das Thema Mobilität das Privatleben mehr und mehr verändert, ist es auch für Unternehmen von stetig zunehmender Bedeutung. Dabei umfasst Mobilität eben nicht nur das mobile Büro mit Zugriff auf E-Mails, Termine und Kontakte. Vielmehr gehören auch Lösungen für die Zusammenarbeit (Collaboration-Tools) dazu. Und insbesondere gilt es, sich mit der Frage nach der Verfügbarkeit von und Interaktion mit Unternehmensdaten (Mobile BI) auseinanderzusetzen. Erst wenn all diese Inhalte in einen orts- und zeitunabhängigen Kontext gesetzt werden, kann in der Tat von Mobilität im Unternehmen gesprochen werden.
 
Um diese Mobilität bereitzustellen, haben Unternehmen und insbesondere die IT neue Herausforderungen zu meistern. So zum Beispiel die Bewältigung der Vielfalt mobiler Endgeräte und deren Infrastruktur, die Integration der Mobile Plattformen (iOS, Android, Windows Phone), die Berücksichtigung der Sicherheits- und Administrations- /Wartungsaspekte mobiler Endgeräte, aber auch die Berücksichtigung neuer Kriterien bei der Evaluierung von Software spielen eine Rolle. Um all dies zu bewältigen, empfiehlt es sich für Unternehmen, eine Mobile Strategie zu entwickeln. Und auch wenn sich Unternehmen schon seit einigen Jahren erfolgreich mit Mobilität beschäftigen und diese einführen (meist in Form des mobilen Büros), „…verfolgt nur etwa jedes dritte Unternehmen eine langfristige Mobility-Strategie…“, wie die PAC/Berlecon-Studie ‚Enterprise Mobility 2011‘ vom April 2011 zeigt.

Hier gibt es einen enormen Nachholbedarf. Insbesondere wenn man zum Vergleich die Mobilitätsentwicklung im Privatleben heranzieht. Dies führt unmittelbar zu einem zusätzlichen zeitlichen Druck auf die Unternehmen bei der Einführung einer Mobile Strategie. Denn die Gefahr ist groß, dass die private Mobilitätsentwicklung diejenige in den Unternehmen überholt, wodurch dort wiederum die Einführung einer Mobile Strategie wesentlich erschwert werden würde.

 

Chancen für Unternehmen

Der Mehraufwand ist offensichtlich, durch den evidenten Nutzen jedoch gerechtfertigt. Im Folgenden soll sich nur auf Mobile BI fokussiert werden, das durch seine Einführung neue Möglichkeiten im Unternehmen offenbart. So ist es einleuchtend, dass hiermit die 24x7 Verfügbarkeit von Unternehmensinformationen und die Interaktion mit diesen realisiert wird. Nicht zu unterschätzen ist darüber hinaus der neuartige und intuitive Umgang mit Unternehmensdaten. Erreicht wird er durch neue, benutzerfreundliche Bedienkonzepte der mobilen Endgeräte, die somit in Business Intelligence Einzug halten. Das trägt insgesamt dazu bei, den Informationszugang zu beschleunigen, und in Kombination mit der Förderung von Zusammenarbeit erhöht sich auch die Qualität der Informationen. Bei konsequenter Umsetzung werden die Entscheidungszeiträume verkürzt und somit die Geschäftsprozesse verschlankt, was sich wiederum positiv auf Effektivität und Mitarbeitermotivation auswirkt.

Mobile BI ist kein sich selbst erfüllender Wunsch nach zeit- und ortsunabhängigen Business-Intelligence-Informationen, und nicht alleine die heutzutage verfügbare Hardware, Software und Infrastruktur machen ein Unternehmen fit für die Zukunft. Vielmehr ist Mobile BI die logische Weiterentwicklung traditioneller Business Intelligence und bietet einen Rahmen, Unternehmensprozesse weiterzuentwickeln und zu optimieren. Dies bedarf allerdings einer entsprechenden IT-Strategie sowie einer durchdachten und konsequenten Integration von Mobilität und Business Intelligence (Mobile Strategie).

 

Autoreninformation

Tino Eichler ist Senior Business Consultant bei BearingPoint und verfügt über mehr als fünf Jahre Beratungserfahrung im Bereich Corporate Performance Management. Sein Fokus liegt auf den Themen Controlling und Planung sowie Risikomanagement. Zuvor war er als Consultant im Bereich Mobile Computing tätig.