Controlling: Transparenz muss keine Mehrkosten verursachen

Sie ist wieder da, die Diskussion um die Kosten des Controllings. Angeregt durch Benchmarking-Informationen, diesmal vom renommierten American Productivity & Quality Center (APQC). Die neue Benchmarking-Studie von APQC zeigt gravierende Unterschiede in den Leistungsindikatoren der Rechnungswesen- und Controlling Abteilungen. APQC hat dazu fast 9000 Benchmarks durchgeführt und bedeutende Unterschiede herausgearbeitet. Angesichts des breiten Scopes sind die Aussagen valide. Und den Skeptikern zum Trotz: Auch wenn es durchaus deutliche Branchen- und Größenunterschiede gibt, kann der Vergleich mit den Benchmarking-Ergebnissen Anregungen für Verbesserungen liefern.

Sie ist wieder da, die Diskussion um die Kosten des Controllings. Angeregt durch Benchmarking-Informationen, diesmal vom renommierten American Productivity & Quality Center (APQC). Die neue Benchmarking-Studie von APQC zeigt gravierende Unterschiede in den Leistungsindikatoren der Rechnungswesen- und Controlling Abteilungen. APQC hat dazu fast 9000 Benchmarks durchgeführt und bedeutende Unterschiede herausgearbeitet. Angesichts des breiten Scopes sind die Aussagen valide. Und den Skeptikern zum Trotz: Auch wenn es durchaus deutliche Branchen- und Größenunterschiede gibt, kann der Vergleich mit den Benchmarking-Ergebnissen Anregungen für Verbesserungen liefern.

Kosten

Der Kostendruck macht auch vor Rechnungswesen und Controlling nicht halt. In den letzten Jahren ist vieles versucht worden, um die Abteilungen effizienter zu gestalten. Allerdings wurden und werden diese Bemühungen durch gestiegene Compliance-Anforderungen konterkariert. Dass es Unternehmen gibt, die trotz erhöhter Compliance nur geringe Kostensprünge zu verzeichnen haben, verdeutlicht, dass Transparenz nicht unbedingt teuer sein muss.

Natürlich gilt zu berücksichtigen, dass die Wirtschaftlichkeitsrechnung nur eine Seite darstellt. Eine Reduktion auf die Kosten ist nicht ganz ungefährlich. Denn trotz traditionell starker Kostenorientierung des Controllings kommt es darauf an, einen Mehrwert zu erbringen. Ein Virtual Close, also die täglich Abschlussfähigkeit, kann jedes Unternehmen schaffen; die Qualität dürfte allerdings höchst unterschiedlich sein.

Die Kosten variieren laut der Studie von 0,44 % (Top Quartil) des Umsatzes bis zu 1,21 % (Bottom Quartil). Die Höhe des Umsatzanteils klingt nach einem eher kleineren Kostenblock. Aber je nach Umsatzrendite kann das schon ein ganz ordentlicher Hebel sein.

Interessant hierbei sind die deutlichen Unterschiede, die sich nicht nur auf Umfeldfaktoren wie Branche und Unternehmensgröße zurückführen lassen.
Die Unterschiede bei der Planung und Budgetierung sind noch größer (Faktor 4). Viele Unternehmen haben in der letzten Zeit ihre Planungsprozesse deutlich verschlankt. Beispiele hierzu

  • Es wird nicht jede Kostenart beplant. Stattdessen fokussieren viele Unternehmen auf wenige Treiber wie Wachstum, Mitarbeiterfluktuation etc.
  • Nutzen von Workflow-Funktionen zur Prozessautomatisierung
  • Automatische Verteilung und Verdichtung

Das Ergebnis dieser Bemühungen lässt sich im großen Spread ablesen.

Auch die Kosten der IT-Unterstützung sind nicht zu unterschätzen. Hier variieren die Kosten signifikant um Faktor 3. Es zeigt sich, dass durch eine geeignete Infrastruktur eine Menge Einsparpotential besteht. Als typische Einsparpotentiale gelten

  • Integrierte Planung für Corporate Performance Management
  • Hoher Automatisierungsgrad bis hin zur Verteilung

Wichtig hierbei ist die Betrachtung sogenannter Total Cost of Ownership. Entscheider begehen oft den Fehler, lediglich auf Teilkosten zu schauen. Lizenzkosten stellen eine typische Bewertungsfalle dar. Open Source beispielsweise ist nur scheinbar kostenlos.

Genauso verhält es sich mit der Tabellenkalkulation. Natürlich wird sie bereits weitreichend eingesetzt. Aber ist sie auch geeignet für einen umfassenden Planungsprozess? Erfahrungen zeigen, dass der Einführungsaufwand von Performance-Management-Systemen in der Regel ein Vielfaches der Lizenzkosten ausmacht. Insofern ergeben sich bei einer effektiven Prozessunterstützung durch einen höheren Automatisierungsgrad oder einen hohen Vorfertigungsgrad häufig Einsparungen, die die Lizenzkosten zum Teil sogar überkompensieren im Vergleich zu den vermeintlich günstigeren Lösungen.

Äußerst unterschiedlich schlagen auch die Berichtskosten zu Buche. Hier liegt der Schluss nahe, dass effizient arbeitende Unternehmen sich auf die wirklich wichtigen Berichte konzentrieren.

Zeit

Fast noch wichtiger als die Kosten ist der Faktor Zeit. Die Bedeutung liegt auf der Hand: Geschwindigkeit in der Informationsbereitstellung erhöht die Reaktionsfähigkeit bei konstanter Qualität. Dies trifft insbesondere für interne Informationen zu. Oft ist es sinnvoll, frühzeitig einen ersten Eindruck zu erhalten und dann später die akkuraten Details aufzubereiten.

Auch hier ist ein Trade-Off zwischen Qualität und Geschwindigkeit zu vermuten. Allerdings fließen noch andere Effekte mit ein: Ein straffer und stringenter Prozess sorgt nicht selten für höhere Qualität. So führt ein langer Planungs- und Budgetierungsprozess dazu, dass recht früh im Jahr begonnen werden muss. Zu diesem Zeitpunkt sind die Annahmen über das nächste Jahr noch vage. Je später der Planungsprozess beginnt, desto stabiler sind auch die zugrundeliegenden Annahmen. Und das spiegelt sich letztendlich in der Qualität der Planung wieder.
Auch auf externer Ebene ist Geschwindigkeit wichtig. Der Zusammenhang zwischen Zeit und Unternehmenswert ist einfach: Je länger die Abschlusszahlen auf sich warten lassen, desto höher ist die Unsicherheit bei Stakeholdern, da sie ihre Einschätzung auf Basis anderer Quellen vornehmen. Und das wirkt sich auf die Renditeerwartung aus.

Für die Konsolidierung der Monatsberichte benötigt das langsame Viertel doppel so lange wie das schnellste Viertel. Das zeigt, dass viele Unternehmen ihre Möglichkeiten nicht ausschöpfen:

  • Zwischenbetriebliche Abstimmung nach vorne verlegen. Am besten komplett dezentralisieren, so dass die Abschlusserstellung um den mühsamen Schritt der Abstimmung reduziert wird.
  • Automatisieren der Konsolidierungsvorgänge wie beispielsweise Eliminierungen, Währungsumrechnung.
  • Dezentrale Upload-Funktionen.

Auch sollte die jährliche Budgetierung nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Viele Unternehmen stellen die Budgetierung als zentralen Planungsbestandteil in Frage. Als wesentlich bedeutender hat sich die Top Down-Planung herausgestellt. Dementsprechend kürzen viele Unternehmen diesen Prozess zugunsten einer eher qualitativen Planung ab. Allerdings sind im Benchmark die Zeitunterschiede nicht so gravierend.

Ein häufig vernachlässigter Prozessschritt ist die Geschäftsberichtserstellung mit dem Ziel der Veröffentlichung. In kurzer Zeit muss ein umfassendes Werk von hoher Qualität erstellt werden. Entsprechend finden redundante Prüfungen statt. Späte Änderungen von Berichtszahlen bergen ein hohes Risiko der inkonsistenten Berichtserstattung im Geschäftsbericht. Hier entsprechende Systemunterstützung zu erhalten, kann sehr vorteilhaft sein.

Viel Potential steckt sicherlich auch bei der internen Berichtserstattung. Wenn Management-Berichte bis zu 14 Tagen brauchen, bis sie zur Verfügung stehen, ist das eher bedenklich.

Ressourcenbindung

Die Ressourcenbindung ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Leider wird bei Planung und Reporting viel Zeit auf unproduktive Arbeiten verwendet. Typische Zeitfresser sind:

  • Manuelle Verdichtung
  • Abstimmung
  • Fehlersuche

Bei einer anderen wichtigen Aufgabe, der Analyse, könnte man vermuten, dass mehr Aufwand eher positiv ist. Aber auch hier gilt der Grundsatz der Effektivität. Wenn die Analyse mühselig ist und nicht durch Werkzeuge unterstützt wird, ist der Wirkungsgrad nicht sonderlich hoch.

 

Gravierend sind die Unterschiede bei der Berichtserstellung: Mehr als Faktor 8 Unterschied. Offensichtlich hilft die hohe Automatisierung bei der Berichtserstellung, den benötigten Ressourcenbedarf zu senken. Idealerweise können Berichte vollautomatisiert bereitgestellt werden. Auch der Self Service-Gedanke hilft dabei, den Erstellungsaufwand gering zu halten.

Fazit

Die deutlichen Unterschiede zwischen den Unternehmen überraschen nicht, geben aber zu denken. Zwar sollte man die Zahlen nicht überbewerten, da die Nutzenseite nicht berücksichtigt wurde. Dennoch geben sie Aufschluss darüber, welches Verbesserungspotential besteht, wenn man als Unternehmen noch nicht im Top-Quartil positioniert ist.