IBCS konform: Mit Zebra BI schneller zu aussagekräftigen Reports
09.06.2022 | Heimo Teubenbacher Reporting Power BI IBCS-Standards Zebra BI
Mit Custom Visuals von Power BI zaubert Zebra BI einheitliche Reports auf Basis der International Business Communication Standards (IBCS)
Die Berichterstattung im Finanzbereich zählt zu den wesentlichen Aufgaben des Controllings. Dass seitenlange Zahlentabellen und farbenfrohe Reports in der Regel die gewünschten Aussagen nur unzureichend darzustellen vermögen, hat sich herumgesprochen. Während Power BI hier eine gute Grundlage darstellt, fehlt es dabei jedoch oftmals an der erforderlichen Standardisierung in der Darstellung. Abhilfe schaffen dabei die von Prof Rolf Hichert entwickelten International Business Communication Standards (IBCS) und das Power BI Add-In von Zebra BI. Dessen Gründer, Andrej Lapajne, hat das Regelwerk im Tool so umgesetzt, dass es auf „Knopfdruck“ zu IBCS konformen Ergebnissen kommt.
Auf die Notation kommt es an
Custom Visuals in Power BI bieten viele Möglichkeiten. Doch für Zebra BI ist relevant, welche dieser Optionen tatsächlich für übersichtliche und aussagekräftige Reports sorgen? Prof. Dr. Hichert hat sich bei seinen Überlegungen zur Standardisierung (IBCS) am Beispiel der Darstellung von Musikstücken orientiert. Es gilt zum einen der Grundsatz: Gleiche Dinge sollten gleich aussehen. So lautet eine seiner zentralen Aussagen: „If we want to make business communication more effective through pattern recognition, then things that mean the same have to look the same.“
Wir empfehlen grundsätzlich, sich an den folgenden fünf Regeln zu orientieren, damit Inhalte und Aussagen besonders gut im Gedächtnis bleiben:
- Die Zeitdimension muss sich immer auf der X-Achse befinden.
- Ein aussagekräftiger Titel hilft bei der schnellen Einordnung der Visualisierungen.
- Es gilt optisch zu unterscheiden zwischen „Actual“, „Forecast“ und „Plan“.
- Abweichungen müssen visuell schnell erfassbar und immer gleich dargestellt sein.
- Besonderheiten müssen (etwa durch Kommentare) sichtbar gemacht werden.
Schnell zum optimalen Standard
Die Standardvisuals von Power BI ermöglichen es, Reports grundsätzlich sinnvoll aufzubauen. Das Custom Visual Zebra BI ermöglicht zusätzlich, unsere oben genannten Empfehlungen IBCS-konform mit wenigen Klicks umzusetzen. So lassen sich zum Beispiel in kürzester Zeit Abweichungen sichtbar machen – und Gleiches immer gleich darstellen. Hier haben sich rot und grün etabliert (siehe Abbildung 1), für Betrachter mit Rot-Grün-Schwäche lassen sich in Zebra BI zusätzliche Varianten übergreifend festlegen. Zudem lässt sich zwischen einer prozentualen oder ganzzahligen Darstellung der Abweichungen wählen, je nachdem, welche Aussage in diesem Kontext relevant ist.
Abb. 1: Darstellung von Ist- und Planzahlen inklusive der Abweichungen (rot/grün) per Zebra BI
Der große Vorteil: Das dahinterliegende Notationskonzept wird automatisch für alle Bestandteile des Reports übernommen. Die Verantwortlichen aus dem Controlling müssen sich lediglich überlegen, welche Aussage/Information im Mittelpunkt stehen soll. Der Aufwand für ein entsprechendes Darstellungskonzept wird minimiert.
Mit einem Klick zu den Details
Ein weiterer Vorteil eines interaktiven Dashboards zeigt augenscheinlich Wirkung: So lässt sich im oben aufgeführten Beispiel mit wenigen Klicks nicht nur ein Blick auf die Performance einzelner Sales-Verantwortlicher werfen, sondern Zebra BI berechnet auch automatisch die Abweichungen (Abbildung 2).
Abb. 2: Darstellung von Ist- und Planzahlen inklusive der Abweichungen (rot/grün) der einzelnen Sales-Verantwortlichen (Liste links unten im Bild).
Den Szenarien sind hier keine Grenzen gesetzt. So lassen sich ebenso schnell die Zahlen aus dem Vorjahr für einen Vergleich hinzuholen - natürlich IBCS-konform. Um Kommentare benutzerfreundlich zu unterstützen, gilt es bereits im Datenmodell Vorkehrungen dafür zu schaffen. Hierfür kann eine MS Power-App verwendet werden, die in der Lage ist, Kommentare zurückzuschreiben.
Abb. 3: Schneller Wechsel zwischen Zahlenkategorien per Cards (links im Bild)
Informationsverdichtung per Cards
Ein hilfreiches Feature für komplexere Reports sind sogenannte Cards. Sind diese Cards einmal erstellt, genügt ein Klick darauf, um die entsprechenden Zahlen analog auf der Berichtsseite darzustellen. Das Beispiel (Abbildung 3) bietet die Möglichkeit, in der Darstellung per Cards schnell etwa zwischen Umsatz-, Kosten- und Gewinn-Darstellung zu wechseln. Diese Informationsverdichtung gehört zu den weiteren Vorteilen von Zebra BI unter Berücksichtung des IBCS.
Fazit: Worauf kommt es an?
Für Controller sollten folgende Punkte im Gedächtnis bleiben: Gute Reports sind einfach und übersichtlich. Vor allem in Sachen Farben gilt hier: Weniger ist mehr. Zudem sollte auf die Skalierung geachtet werden. Manche Geschäftsbereiche wählen hier eine besonders „schöne“, aber manchmal nicht sehr sachgerechte Darstellung. Doch die Vergleichbarkeit sollte beim Controlling immer im Vordergrund stehen.
Die Leistungen von pmOne rund um Finanzreports mit Zebra BI
Power BI & Zebra BI IBCS-konform bei pmOne
Unser Ziel bei pmOne ist es, dass Sie mit Zebra BI die Botschaften des Controllings stark und verständlich rüberbringen. Das bedeutet vor allem, die Inhalte so aufzubereiten, dass anschließend nicht über Zahlen, sondern über Zusammenhänge und Ursachen gesprochen wird.
Wir unterstützen unsere Kunden mit entsprechenden Workshops bei der Konzeption, aber auch bei der tatsächlichen Umsetzung mit Power BI & Zebra BI auf Basis der International Business Communication Standards (IBCS).
Wir haben mit dem Einsatz von Zebra BI sehr gute Erfahrungen gemacht. Dabei können wir mit unserem Controlling-Know-how bei der konkreten Ausgestaltung von Reports auch deutlich über das Technische hinaus unterstützen. Das gilt zum Beispiel, wenn es darum geht, Frühwarnindikatoren für das jeweilige Business zu identifizieren.
