Planung mit Pigment (Teil 1/4): Flexibel zur optimalen Unternehmensplanung

Planungsprozesse sind in vielen Unternehmen immer noch ein mühsames Unterfangen. Vor allem, wenn die Planung primär mithilfe einer Tabellenkalkulation erfolgt, ergeben sich ab einem gewissen Punkt eine ganze Reihe von Problemen und Ineffizienzen. So existieren meist zahlreiche unterschiedliche Versionen einer Datei. Zudem droht Chaos bei der Verteilung und Konsolidierung von Daten, wenn verschiedene Abteilungen Daten sammeln, versionieren, abstimmen und zurückschicken. Hinzu kommen ab einer gewissen Datenmenge Performance-Probleme. Auch der Mangel an Flexibilität – etwa bei der Anpassung an sich ändernde Strukturen – macht Spreadsheet-gestützte Planung zu einer großen Herausforderung. Diese mangelnde Flexibilität herrscht übrigens auch jenseits von Tabellenkalkulationen bei vielen konventionellen Out-of-the-Box-Planungslösungen. Pigment setzt hier als modernes und äußerst flexibles Planungstool an, das die Unternehmensplanung zentralisiert, effizient und transparent gestaltet – wie das gelingt, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Schritt für Schritt durch die Planung mit Pigment

Bevor wir uns genauer anschauen, wie die Planung in Pigment konkret erfolgt, ist es hilfreich, einen kurzen Blick auf einige grundsätzliche Vorteile dieser modernen Planungslösung zu werfen. So ermöglicht Pigment als cloudbasiertes Tool für die Unternehmensplanung eine nahtlose Echtzeit-Integration unterschiedlicher Datenquellen wie SAP, Workday oder Salesforce. Dadurch können Unternehmen sämtliche Daten in Pigment zusammenführen und in einem zentralen Modell abbilden. Das vereinfacht die Planung auch über Abteilungen hinweg.

Lassen Sie uns nun einige zentrale Planungsschritte in Pigment im Detail betrachten, um besser zu verstehen, wie die Anwendung in der Praxis funktioniert.

1. Top-Down Planung: Flexibel auf Marktänderungen reagieren

In unserem Beispiel betrachten wir die Planung eines international tätigen Unternehmens. Im ersten Schritt soll es um die Top-Down-Planung gehen, wie sie beispielsweise ein Global Head of Sales vornehmen würde, das heißt, eine globale Planung für die einzelnen Länder oder Regionen. In Pigment lässt sich hierbei über eine intuitive Benutzeroberfläche ganz einfach für jedes Land oder jede Region ein spezifisches Umsatzziel festlegen. Dies geschieht dabei nicht statisch, sondern ist flexibel anpassbar: Ändern sich die Marktbedingungen, kann der Plan leicht überarbeitet und mit den entsprechenden Teams abgestimmt werden.

Mit wenigen Klicks lassen sich hierzu Planwerte direkt aus der Benutzeroberfläche heraus bearbeiten. In Screenshot 1 sehen Sie die Übersicht der Länder und Regionen mit den historischen Daten für die Jahre 2022 sowie 2023 sowie die festgelegten Zielwerte bzw. Wachstumsraten für das Jahr 2024. Über entsprechende Filter lassen sich zudem die Umsatzziele für einzelne Länder oder Produkte anzeigen. Ein großer Vorteil: Gibt der Global Head of Sales hier nun neue Werte für ein Land oder ein Produkt ein, passt sich die gesamte Planung automatisch an. Zudem ist die vollständige Bearbeitungshistorie bei Bedarf jederzeit abrufbar.

Außerdem können Teammitglieder per Kommentarfunktionen direkt im System Feedback geben. Das spart viel Zeit, die normalerweise für die Abstimmung per E-Mail oder mithilfe von Spreadsheet-Dateien erforderlich wäre. Wobei Pigment bisherigen Nutzer:innen von Excel & Co. sogar einen Eingabemodus bietet, der dem von Tabellenkalkulationen ähnelt (Screenshot 2), sodass sie hier in einer vertrauten Umgebung und mit entsprechenden Berechnungsfunktionen arbeiten können. Ein weiteres praktisches Feature besteht darin, mit wenigen Eingaben in Pigment verschiedene Szenarien – etwa zum Best- und Worst-Case – zu erstellen und direkt miteinander zu vergleichen, ganz ohne Dateiduplikate anlegen zu müssen.

2. Bottom-Up-Planung: Individuelle Anpassungen auf Länder- und Produktebene

Nachdem die Top-Down-Ziele festgelegt wurden, folgt üblicherweise die detaillierte Bottom-Up-Planung, bei der Country-Manager:innen die Ziele auf Monats- und Produktebene herunterbrechen. Die Planung setzt hierbei mit Pigment unmittelbar und nahtlos auf der übergeordneten Top-Down-Planung auf. Die altbekannte Suche nach der „finalen Version“ sowie die Übermittlung von entsprechenden Dateien entfällt. In Screenshot 3 ist zu sehen, wie die Zielvorgaben vom Country-Management auf die Monate und Produkte verteilt wurden.

3. Ressourcenplanung: Kapazitätslücken frühzeitig erkennen

Ein weiterer entscheidender Schritt in der Planung ist die Ressourcenplanung, wie sie beispielsweise Sales Operations Manager:innen vornehmen. Denn nach der Umsatzplanung stellt sich in Unternehmen oftmals die Frage: Haben wir überhaupt genügend Mitarbeiter:innen, um die geplanten Umsätze zu erreichen? Pigment bietet hier eine Übersicht über die vorhandenen Ressourcen und hilft bei der Berechnung der benötigten Anzahl von Mitarbeiter:innen, um die gesetzten Umsatzziele zu erreichen. In Screenshot 4 sehen Sie eine Übersicht der Ressourcenplanung, in der die verfügbaren und die benötigten Ressourcen gegenübergestellt werden. Mit Pigment können Sie in Echtzeit analysieren, in welchen Monaten wie viele zusätzliche Ressourcen notwendig sind und wann entsprechende Einstellungen vorgenommen werden sollten. Diese Transparenz unterstützt eine proaktive Planung und sichert die Zielerreichung.

4. GuV-Analyse und Forecasting

Zwar ist Pigment eher ein Planungs- als ein Reportingtool, dennoch bietet es auch hier zahlreiche Möglichkeiten. Die GuV-Analyse in Pigment erlaubt es, Echtzeitdaten mit Forecast-Zahlen zu vergleichen und die Auswirkungen bestimmter Szenarien direkt abzubilden ( Screenshot 5).

Fazit: Vorteile der Planung mit Pigment

Pigment bietet einen modernen Ansatz für die Unternehmensplanung, der die klassischen Herausforderungen vor allem der Spreadsheet-basierten Planung löst und es Unternehmen ermöglicht, effizienter, flexibler und transparenter zu arbeiten. Durch die Möglichkeit, alle relevanten Daten in einem zentralen System zu vereinen und die Planung über verschiedene Abteilungen hinweg zu verknüpfen, zeigt sich Pigment als ein leistungsstarkes Werkzeug für die integrierte Unternehmensplanung. So gestaltet sich die Planung mit Pigment insgesamt deutlich weniger fehleranfällig und verursacht weniger Aufwand.

Vorschau auf Teil 2: Im nächsten Beitrag widmen wir uns der Szenarioplanung mit Pigment. Sie erfahren, wie Sie mithilfe von Pigment verschiedene Szenarien erstellen und vergleichen können, um flexibel auf unterschiedliche Marktentwicklungen reagieren zu können.