Mit modernen Tools flexibel zur optimalen Unternehmensplanung

Planungsprozesse sind in vielen Unternehmen immer noch ein mühsames Unterfangen. Vor allem, wenn die Planung primär mithilfe einer Tabellenkalkulation erfolgt, ergeben sich ab einem gewissen Punkt eine ganze Reihe von Problemen und Ineffizienzen. So existieren meist zahlreiche unterschiedliche Versionen einer Datei. Zudem droht Chaos bei der Verteilung und Konsolidierung von Daten, wenn verschiedene Abteilungen Daten sammeln, versionieren, abstimmen und zurückschicken. Hinzu kommen ab einer gewissen Datenmenge Performance-Probleme. Auch der Mangel an Flexibilität – etwa bei der Anpassung an sich ändernde Strukturen – macht Spreadsheet-gestützte Planung zu einer großen Herausforderung. Diese mangelnde Flexibilität herrscht übrigens auch jenseits von Tabellenkalkulationen bei vielen konventionellen Out-of-the-Box-Planungslösungen. Genau hier setzen moderne Lösungen an, die als äußerst flexible Planungstools die Unternehmensplanung zentralisieren und den Prozess hierbei besonders effizient und transparent gestalten.

Schritt für Schritt durch die Planung

Bevor wir uns genauer anschauen, wie die Planung mit modernen Tools konkret erfolgt, ist es hilfreich, einen kurzen Blick auf einige grundsätzliche Vorteile solcher modernen Planungslösungen zu werfen. So ermöglichen die cloudbasierten Tools in der Regel eine nahtlose Echtzeit-Integration unterschiedlicher Datenquellen wie SAP, Workday oder Salesforce. Dadurch können Unternehmen sämtliche Daten zusammenführen und in einem zentralen Modell abbilden. Das vereinfacht die Planung auch über Abteilungen hinweg.

Lassen Sie uns nun einige zentrale Planungsschritte im Detail betrachten, um besser zu verstehen, wie solche Anwendungen in der Praxis funktionieren.

1. Top-Down Planung: Flexibel auf Marktänderungen reagieren

In unserem Beispiel betrachten wir die Planung eines international tätigen Unternehmens. Im ersten Schritt soll es um die Top-Down-Planung gehen, wie sie beispielsweise ein Global Head of Sales vornehmen würde, das heißt, eine globale Planung für die einzelnen Länder oder Regionen. In entsprechenden Tools lässt sich hierbei in der Regel über eine intuitive Benutzeroberfläche ganz einfach für jedes Land oder jede Region ein spezifisches Umsatzziel festlegen. Dies geschieht dabei nicht statisch, sondern ist flexibel anpassbar: Ändern sich die Marktbedingungen, kann der Plan leicht überarbeitet und mit den entsprechenden Teams abgestimmt werden.

Oftmals lassen sich hierzu bereits mit wenigen Klicks Planwerte direkt aus den Benutzeroberflächen heraus bearbeiten. Nehmen wir an, in der zentralen Übersicht sind die historischen Daten der vergangenen Jahre sowie die definierten Zielwerte und Wachstumsraten für das kommende Jahr dargestellt. Durch flexible Filterfunktionen der Planungstools lassen sich Umsatzziele gezielt für einzelne Länder oder Produktkategorien anzeigen. Ein großer Vorteil: Sobald neue Werte für eine Region oder ein Produkt eingegeben werden – etwa durch einen Head of Sales – passt sich die gesamte Planung dynamisch an. Zudem bleibt die vollständige Bearbeitungshistorie jederzeit nachvollziehbar.

Außerdem verfügen viele Lösungen über Kommentarfunktionen, mit denen Teammitglieder sich direkt im System Feedback geben können. Das spart viel Zeit, die normalerweise für die Abstimmung per E-Mail oder mithilfe von Spreadsheet-Dateien erforderlich wäre. Wobei manche Tools bisherigen Nutzer:innen von Excel & Co. sogar einen Eingabemodus bieten, der dem von Tabellenkalkulationen ähnelt, sodass sie hier in einer vertrauten Umgebung und mit entsprechenden Berechnungsfunktionen arbeiten können. Ein weiteres praktisches Feature besteht darin, mit wenigen Eingaben verschiedene Szenarien – etwa zum Best- und Worst-Case – zu erstellen und direkt miteinander zu vergleichen, ganz ohne Dateiduplikate anlegen zu müssen.

2. Bottom-Up-Planung: Individuelle Anpassungen auf Länder- und Produktebene

Nachdem die Top-Down-Ziele festgelegt wurden, folgt üblicherweise die detaillierte Bottom-Up-Planung, bei der Country-Manager:innen die Ziele auf Monats- und Produktebene herunterbrechen. In modernen Tools setzt die Planung hierbei unmittelbar und nahtlos auf der übergeordneten Top-Down-Planung auf. Die altbekannte Suche nach der „finalen Version“ sowie die Übermittlung von entsprechenden Dateien entfallen.

Hier zeigt sich erneut, wie flexibel die Planung mit solchen Lösungen erfolgen kann. Sobald Country-Manager:innen die Gewichtung anpassen – also etwa den möglichen Jahresumsatz mit einer Produktkategorie – ändert sich automatisch die Planung für alle Produktgruppen, deren Planwerte nicht fixiert wurden. Die vom Head of Sales vorgegebenen übergeordneten Werte für die Gesamtplanung werden hierbei stets beibehalten. Auch zusätzliche Produkte lassen sich so auf dieser Ebene problemlos und in kürzester Zeit in die Planung aufnehmen, entweder durch manuelle Eingabe oder durch einen Datenimport von SAP & Co. Kurzum: Diese Flexibilität ermöglicht eine individuelle und äußerst schnelle Anpassung der Planung an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

3. Ressourcenplanung: Kapazitätslücken frühzeitig erkennen

Ein weiterer entscheidender Schritt in der Planung ist die Ressourcenplanung, wie sie beispielsweise Sales Operations Manager:innen vornehmen. Denn nach der Umsatzplanung stellt sich in Unternehmen oftmals die Frage: Haben wir überhaupt genügend Mitarbeiter:innen, um die geplanten Umsätze zu erreichen? Einige Lösungen bieten hier eine Übersicht über die vorhandenen Ressourcen und helfen bei der Berechnung der benötigten Anzahl von Mitarbeiter:innen, um die gesetzten Umsatzziele zu erreichen. Im Idealfall können Sie in Echtzeit analysieren, in welchen Monaten wie viele zusätzliche Ressourcen notwendig sind und wann entsprechende Einstellungen vorgenommen werden sollten. Diese Transparenz unterstützt eine proaktive Planung und sichert die Zielerreichung.

4. GuV-Analyse und Forecasting

Zwar sind die meisten Lösungen eher Planungs- als Reporting-Tools, dennoch bieten sie oftmals auch hier zahlreiche Möglichkeiten. So lassen sich dann beispielsweise in der GuV-Analyse Echtzeitdaten mit Forecast-Zahlen vergleichen und die Auswirkungen bestimmter Szenarien direkt abbilden. Auch hier unterstützen einige Tools wieder mit sehr vielseitigen Darstellungsmöglichkeiten, um beispielsweise mit einem Klick absolute Werte in prozentuale umzuschalten und somit zum Beispiel die Umsatzanteile pro Land aufzuzeigen.

Fazit: Vorteile der Planung mit modernen Tools

Moderne Planungstools bieten einen agilen Ansatz für die Unternehmensplanung, der die klassischen Herausforderungen vor allem der Spreadsheet-basierten Planung löst und es Unternehmen ermöglicht, effizienter, flexibler und transparenter zu arbeiten. Durch die Möglichkeit, alle relevanten Daten in einem zentralen System zu vereinen und die Planung über verschiedene Abteilungen hinweg zu verknüpfen, erhalten Unternehmen leistungsstarke Werkzeuge für die integrierte Unternehmensplanung, das heißt: Die Planung ist insgesamt deutlich weniger fehleranfällig und verursacht weniger Aufwand.