Reporting und Information Design

Reporting: Mehrwert für alle Zielgruppen

Das Reporting (synonym Berichtswesen) umfasst alle Berichte, die in schriftlicher oder elektronischer Form vorliegen, die systematisch erstellt sowie entscheidungsrelevante Informationen enthalten. Das Reporting verfolgt vier wesentliche Ziele:

  • Datenaufbereitung - dabei ist eine Nebenbedingung, dass die Datenaufbereitung konsistent, also widerspruchsfrei ist.
  • Transparenz – das Geschehen im Unternehmen soll vollständig, nachvollziehbar, klar sowie richtig dargestellt werden.
  • Entscheidungshilfe – hierfür ist im Normalfall der Umfang wie auch die Komplexität der zur Verfügung stehenden Daten zu reduzieren.
  • Soll-Ist-Vergleich – die Ist-Daten werden Soll-Zahlen gegenübergestellt, so dass Entscheidungsträger erkennen können, ob geplante Maßnahmen wirken.

Nach den Berichtsempfängern wird zwischen internem oder externem Reporting unterschieden. Ein Standardreporting enthält regelmäßig einmal festgelegte Inhalte, die den Informationsbedarf der Berichtsempfänger decken. Ad-hoc-Berichte sind eine Reaktion auf einmalige Anforderungen von Entscheidungsträgern zur Aufbereitung von Daten.

Reporting
pmOne: Reporting / Information Design mit cMORE

Effizienz im Reporting als Erfolgsbasis

Das Reporting ist in Unternehmen immer wieder eine Quelle von Konflikten. Im Standardberichtswesen sind es häufig eng gesetzte Termine bei gleichzeitig kurzfristigen Änderungswünschen der Berichtsempfänger, die hohen Aufwand bei den Berichtserstellern verursachen. Die Effizienz im Standardreporting wird selten hinterfragt – keine Seltenheit sind gut ausgebildete und gut bezahlte Controller, die sich tagein tagaus mit den Limitierungen von teuer eingeführten Berichtswerkzeugen herum ärgern, um dann regelmäßig auf eine Tabellenkalkulation auszuweichen.

Für das Ad-hoc-Reporting ist typisch, dass notwendige Daten erst beschafft werden müssen, was häufig eine abteilungsübergreifende Koordination notwendig macht. Denn der Berichtsersteller hat nur selten das Know-how für den entsprechenden Zugriff auf die Daten.

Immer wieder überraschend ist, wie unterschiedlich an sich identische Sachverhalte in Unternehmen dargestellt werden. Da wird eine negative Entwicklung schon mal in gelb, blau oder rot hervorgehoben; Zeitreihen beginnen links oder rechts; mal schneidet die X-Achse den Umsatzbalken bei Null oder mal bei Hundert; was eine Fachabteilung als „Umsatz“ bezeichnet ist für eine andere Fachabteilung „Revenue“. Standardisierung im Reporting sorgt für mehr Effizienz. Information Design / Reporting Design liefern empirisch erprobte Anhaltspunkte für eine erfolgreiche Standardisierung.

Flexibilität plus Einfachheit als Erfolgsgarant

Obwohl der Einsatz von Tabellenkalkulation im Reporting allgemein kritisch gesehen aber auch vereinzelt verteufelt wird, hat jede Business Intelligence Anwendung, in der Daten zusammengeführt werden, eine Excel-Schnittstelle. Allerdings ist Excel spätestens seit der Version 2007 viel mehr als eine Tabellenkalkulation.

Die Flexibilität sowie die Einfachheit in der Bedienung in Verbindung mit der allgemeinen Verfügbarkeit machen Excel zu einem unerlässlichen Werkzeug für ein erfolgreiches Berichtswesen. Im Zusammenspiel mit der BI-Plattform von Microsoft wird Excel sogar zu einem Erfolgsgaranten für ein effizientes Reporting. Zwar für das Standardberichtswesen und das Ad-hoc-Reporting ebenso wie für das interne/externe Berichtswesen. Excel ist das am meisten verbreitete Frontend bei Reporting-Werkzeugen – zu Recht.

Informationsaustausch ohne Anarchie

Die besondere Herausforderung des Reporting liegt darin, unterschiedlichen Zielgruppen gerecht zu werden. Die Geschäftsleitung möchte im Normalfall einen kompletten Überblick wie die Möglichkeit, auf alle Daten im Bedarfsfall zuzugreifen. Ein regionaler Vertriebsleiter bekommt in der Regel detaillierte Informationen über seinen Verantwortungsbereich, darf aber in die Zahlen seiner Kollegen nicht oder nur anonymisiert Einblick nehmen. Schließlich gibt es Berichtsempfänger, die zwar die Umsätze sehen dürfen, aber nicht den Deckungsbeitrag. Das Reporting muss Zugriffsberechtigungen berücksichtigen.

Die unterschiedlichen Zielgruppen haben auch verschiedene Anforderungen: Das beginnt bei ausgedruckten Berichten in Papierform und endet noch nicht bei der Darstellung auf Tablet-PCs.

Auch wird das Push-Prinzip im Reporting, also das der Berichtsempfänger auf die Zusendung von Berichten wartet, um das Pull-Prinzip ergänzt: Der Berichtsempfänger möchte ad-hoc auf Berichte zugreifen, die vielleicht zunächst nicht zu seinen „Standardberichten“ gehören, die ihm aber wichtige Informationen geben können. Damit hält das Prinzip der Selbstbedienung bzw. der Self-Service Einzug im Reporting. Berichtsempfänger werden zu Berichtserstellern.
Zugriffsberechtigungen, verschiedene Anforderungen wie auch Self-Service BI dürfen aber nicht zu einer Anarchie im Berichtswesen führen, in der das Recht des Stärkeren gilt. Entsprechende Konzepte sowie passende Werkzeuge bietet die pmOne AG interessierten Unternehmen – preisgekrönt und konzernerprobt.

cMORE-Lösungen liefern Mehrwert für Reporting

Die pmOne AG implementiert Lösungen, die ihr Reporting optimieren. Effizienz, Einfachheit sowie Flexibilität stehen dabei im Vordergrund. Die Technologie von Microsoft, insbesondere der SQL Server, Excel und SharePoint sind die Basis. cMORE liefert den Mehrwert – für alle Zielgruppen, egal ob Berichtsersteller oder Berichtsempfänger.

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Gleich bei der ersten Präsentation war für uns offensichtlich, dass Tagetik sehr stark im Bereich Reporting ist. Was uns besonders beeindruckt hat, war die Flexibilität, was das Berichtswesen angeht und natürlich die Excel-Nähe. Zu diesem Zeitpunkt wussten wir bereits, dass das Controlling von den Möglichkeiten begeistert sein wird.

 

Sascha Lenkiewicz, Head of Group Accounting, Dyckerhoff AG

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