Microsoft Excel

Definition: Microsoft Excel

Microsoft Excel ist der Name für das Tabellenkalkulationsprogramm der Microsoft-Office-Suite. Es wurde im Jahr 1985, damals noch als „Microsoft Multiplan“ zunächst nur für den Apple Macintosh vorgestellt. Im Oktober 1987, zeitgleich mit Windows 2.0, erschien dann mit Excel 2.0 die erste Version für IBM-kompatible Rechner. Die aktuelle Version für Windows ist Microsoft Excel 2013 (Version 15.0, erschienen im Januar 2013), für Mac OS die im Oktober 2010 erschienene Version 14.0, Microsoft Excel 2011.

Vorteile von Microsoft Excel

Excel, das Tool zur ursprünglich rein grafisch orientierten Tabellenkalkulation hat sich inzwischen zu einem weltweit verbreiteten und vielseitigen Analysewerkzeug entfaltet. Es verfügt über einfache vorgefertigte Zahlenformate wie Datum, Uhrzeit oder Währungen, aber auch umfangreiche Berechnungen mit komplizierteren Formeln sind möglich. Schon lange gehen die möglichen Funktionen über das simple Formatieren oder Ordnen von Zahlen hinaus, sogar als komplexe Datenbank kann das Programm genutzt werden. Inzwischen hat sich Microsoft Excel zu einem der leistungsstärksten Frontends für Business Intelligence entwickelt.

Grund dafür sind zahlreiche Vorteile, welche Microsoft Excel seinen Anwendern bietet:

 

  • Excel ist ein sehr ausgereiftes Programm.
  • Das Excel-Format wird von nahezu jedem Betriebssystem unterstützt, egal ob Windows oder Mac OS.
  • Die Grundfunktionen von Microsoft Excel sind sowohl leicht als auch schnell erlernbar. Das Arbeiten mit dem Programm ist also auch Neulingen schon nach einer kurzen Einführung möglich.
  • Bei Microsoft Excel können Tabellenblätter oder Dateien leicht verknüpft werden.

Risiken und Grenzen von Excel

Allerdings birgt eine Verwendung von Kalkulationsprogrammen wie Excel einige Gefahren, wenn die Firmenversion nicht ausreichend getestet oder kontrolliert wird. So können zum Beispiel schwerwiegende Fehler aus den Arbeitsmappen an die weitere Berichterstellung weitergegeben werden. Mit diesen Risiken aber auch mit ihrer Vermeidung oder zumindest Minimierung beschäftigt sich die European Spreadsheet Risk Interest Group (EuSpRIG). Zu diesem Zweck gibt es zum einen eine jährlich stattfindende Konferenz, zum anderen wird ausführliches Informationsmaterial zum Thema Spreadsheet Risk Management angeboten.

 

Excel kann allerdings mit der Zeit durch eine stetig steigende Zahl von Verknüpfungen sehr komplex werden. Hier stößt dann auch diese Anwendung an ihre Grenzen. In diesen Fällen ist es meist sinnvoller auf eine datenbankbasierte Lösung auszuweichen. Um jedoch allzu große Umstellungen zu vermeiden, kann Excel dann trotzdem noch als Frontend genutzt werden.

Webinare zu Excel, Reporting & BI

Derzeit keine Webinare zum Thema vorhanden.

Vielfältige Möglichkeiten von Microsoft Excel

Excel ist ein sehr vielfältiges Werkzeug. Natürlich kann man einfache Zahlenkolonnen erstellen sowie verwalten, aber auch die Generierung von stark vernetzten Datenbanken ist möglich. Schon mit Grundkenntnissen, erweitert um einige einfache Tricks und Kniffe, welche man sich unter anderem in speziellen Webinaren aneignen kann, ist in Excel die Verwaltung sowie Analyse großer Datenmassen mit minimalem Zeitaufwand möglich. Beherrscht man zudem auch noch die Microsoft-Programmiersprache „Visual Basic for Applications“ (VBA) oder die Excel-eigene XML Sprache, so wachsen die Chancen, die einem Excel bietet, schier ins Unendliche.

 

Mit Hilfe der Verknüpfung von Excel mit SharePoint ist es sogar machbar, dass mehrere Personen gleichzeitig an derselben Arbeitsmappe arbeiten. Das bietet unter anderem den Vorteil, dass nur eine Version verwaltet, also auf den neuesten Stand gebracht werden muss. Neben der Berichterstellung ist auch eine Freigabe in der SharePoint Umgebung möglich. Wird Excel in der Web-Version geöffnet, so spielt es nicht einmal eine Rolle, welche oder ob überhaupt eine Version von Excel auf dem Rechner installiert ist.

Die Basisfunktionen von Microsoft Excel können durch sogenannte Add-ins erweitert werden. Nach der Installation eines Add-ins erscheint in der normalen Excel-Arbeitsmappe ein weiterer Reiter, unter dem alle Funktionen des Add-Ins aufgelistet sind und ausgeführt werden können. Beispiele für solche Add-Ins sind „Inquire“, mit dem zum Beispiel Dateien verglichen oder Verknüpfungen von Arbeitsmappen erkannt werden können, oder „cMORE Reporting“, eine Lösung für Business Intelligence sowie Big Data.

 

Seit Excel 2007 ist es möglich, pro Tabelle 1.048.576 Zeilen und 16.384 Zeilen, also insgesamt bis zu 17.179.869.184 Zellen mit Inhalt zu füllen. Das kann zu immensen Datenmassen führen. Um diese trotzdem möglichst schnell verarbeiten zu können, ist die In-Memory-Technologie, bei der Arbeitsspeicher als Datenspeicher genutzt wird, von Vorteil. Durch das kostenlose Add-In „PowerPivot“ wird diese Technologie einfach in das bestehende Excel eingebunden.

 

Microsoft Excel dient Business Intelligence Competence Centern, trotz einiger oft angeführter Nachteile wie bedingter Flexibilität oder dem Fehlen von optimalen Formatierungsmöglichkeiten, als eine Art „Selbstbedienungsladen“, aus dem sich jeder holen kann, was für sein aktuelles Projekt von Bedeutung ist. Damit stellt Excel auch ein Werkzeug für „Self-Service Business Intelligence“ dar.

Norbert Engelhardt
Senior Consultant - Information Design & Reporting
pmOne AG
Freisinger Str. 9
85716 Unterschleißheim
+49 89 4161761-0
Norbert Engelhardt
Michael Koch
Senior Consultant
pmOne AG
Im Mediapark 6A
50670 Köln
+49 221 379972-90
Michael Koch