Kostenplanung: Technologischer Rückenwind für ein Schifffahrtsunternehmen
Ein großes deutsches Schifffahrtsunternehmen hatte sein Reporting mit Microsoft Power BI bereits auf wachstumsgetriebene Veränderungen und neuen Bedürfnisse erfolgreich umgestellt. Nun galt es, mit Unterstützung von pmOne auch die Planungs-, Forecast- und Budgetierungsprozesse von Excel in Power BI zu überführen. Das Ziel: ein beschleunigter Planungsprozess, detaillierte Planungsmöglichkeiten und der Wegfall aufwändiger und fehleranfälliger manueller Tätigkeiten.
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Reduktion des Planungsauswands von 40 auf 6 Personentage |
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Einheitlicher und fehlerfreier Zugriff in Echtzeit |
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Detailliertere Planung und Befähigung zur eigenständigen Funktionserweiterung |
Das sagen unsere Experten...
Planungs-Prozesse deutlich verbessert
"Mit der Einführung von Acterys und Power BI hat unser Kunde seine Planungs-Prozesse deutlich verbessert. Zugleich konnte die Reederei durch die Excel-Ablöse den Planungsaufwand massiv reduzieren.“
Herausforderung
Von Excel-Vielfalt zu umfassender Konsistenz
Das excelbasierte Arbeiten rund um Planung, Forecasting und Budgetierung erwies sich zunehmend als Herausforderung. So gab es bei der OpEx-Planung (Operational Expenditures, Betriebskosten) für Verbrauch, Personal, Versicherungen, Inspektionen etc. zahlreiche Planungsbeteiligte, die ihre Daten jeweils per Excelsheet zur Verfügung gestellt bekamen und ihrerseits bereitstellten. Dies bedeutete einen erheblichen sowie fehleranfälligen manuellen Aufwand und machte die Konsolidierung der Daten
im Controlling im Laufe der Wachstumsjahre des Schifffahrtsunternehmens zur Herkulesaufgabe. Zudem erlaubte die excelbasierte Planung im Vergleich zum Reporting durch unzureichende Granularität keine detailliertere Planung. Es war also an der Zeit, diese Prozesse einheitlich in eine datenbankbasierte Lösung zu überführen, wobei die inhaltliche Logik der Excelplanung beizubehalten war.
im Controlling im Laufe der Wachstumsjahre des Schifffahrtsunternehmens zur Herkulesaufgabe. Zudem erlaubte die excelbasierte Planung im Vergleich zum Reporting durch unzureichende Granularität keine detailliertere Planung. Es war also an der Zeit, diese Prozesse einheitlich in eine datenbankbasierte Lösung zu überführen, wobei die inhaltliche Logik der Excelplanung beizubehalten war.
Lösung
Ein einheitliches Datenmodell und Auflösen der „Daten-Einbahnstraße“
Das angewachsene Datenvolumen brachte Excel an die Grenzen des Möglichen. Das Versenden von Excelsheets entsprach darüber hinaus nicht mehr den angemessenen Daten-Sicherheits-Anforderungen. Somit galt es zunächst, ein funktionales und effizientes Datenmodell sowie eine zentrale SQL-Datenbank zu erschaffen, auf denen sowohl das Reporting als auch die Planung einheitlich aufsetzen und IT-technisch abgesichert werden konnten. Eine wichtige Aufgabe bestand darin, Eingaben der
Planer sowie anderer Nutzer direkt in die Datenbank zu ermöglichen und damit Voraussetzungen für Excel-unabhängiges Arbeiten zu schaff en. Power BI war bereits als Reporting Werkzeug gesetzt, so kam Acterys zum Einsatz. Mit Acterys können in Power BI Daten erfasst und in die Datenbank zurückgeschrieben werden. Außerdem stellt Acterys alle notwendigen Planungsfunktionen (Vergleiche, Vorschlagslisten, Splashing usw.) zur Verfügung. Während in der Vergangenheit mitten im (langwierigen) Planungsprozess keine Datenänderungen mehr möglich waren, besteht nun durch Acterys volle Flexibilität für die Reederei.
Planer sowie anderer Nutzer direkt in die Datenbank zu ermöglichen und damit Voraussetzungen für Excel-unabhängiges Arbeiten zu schaff en. Power BI war bereits als Reporting Werkzeug gesetzt, so kam Acterys zum Einsatz. Mit Acterys können in Power BI Daten erfasst und in die Datenbank zurückgeschrieben werden. Außerdem stellt Acterys alle notwendigen Planungsfunktionen (Vergleiche, Vorschlagslisten, Splashing usw.) zur Verfügung. Während in der Vergangenheit mitten im (langwierigen) Planungsprozess keine Datenänderungen mehr möglich waren, besteht nun durch Acterys volle Flexibilität für die Reederei.
Ergebnis
Vollständige Transparenz und effiziente Prozesse
Ca. 40 Personentage betrug der Planungsaufwand zum Beginn des Projektes. Mit der Einführung von Power BI und Acterys reduzierte sich dies auf 6 Personentage. Auch die Zeitdauer sank von etwa sechs bis acht Wochen auf zwei bis drei Wochen - mit zunehmender Beschleunigung. Gleichzeitig erhöhte sich die Datenqualität durch den Wegfall manueller Zwischenarbeiten drastisch. Weitere Vorteile bestehen darin, dass das Forecasting nun nicht mehr zeitpunktgebunden, sondern kontinuierlich erfolgt und dass die Planungsdaten in Echtzeit vorliegen. Das bedeutet: Planer und Controlling sehen die konsolidierte Planung unmittelbar nach der Dateneingabe. Insgesamt schafft der neue Prozess deutlich mehr Transparenz sowie einen einheitlichen zentralen Datenzugriff und damit auch ein gesteigertes Vertrauen in Planung bei allen Beteiligten einschließlich Management. Weitere Optimierungspotenziale wie z.B. eine zentrale Datenanalyse der Planungsdaten sind neue Chancen für die Zukunft . Ein weiterer Vorteil: Durch den umfangreichen Know-how-Transfer zur Verwendung von Acterys von pmOne auf das Controlling-Team der Reederei baut das Unternehmen inzwischen eigenständig die Forecast und Budgetierungsfunktionen aus.
