Smartes Reporting mit internationalen Daten
Die Daten der Länder werden nun bei RED NOSES aus den unterschiedlichen Datenquellen teilautomatisiert gesammelt, im Data Warehouse verarbeitet und mit Microsoft PowerBI Dashboards dargestellt.
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Effiziente Integration lokaler Daten in vereinheitlichter Gruppensicht |
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Datenvisualisierung auf Dashboards international und mit lokalen Ansichten in Finance, Fundraising und Programmes |
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Optimale MVP-Ausgangslage zur Integration aller elf Partnerorganisationen |
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Umfangreicher Know-how-Transfer zu Datenmodellierung und - Harmonisierung |
Das sagen unsere Experten...
Effiziente Digitalisierung des Reportings
Durch die Erfahrung von crosscom mit Digitalisierungsprojekten in NPOs und der Expertise von pmOne im Umgang mit Daten, konnte die internationale Abstimmung sowie die Datenmodellierung und -harmonisierung für die effiziente Digitalisierung unserer Reporting-Prozesse locker vorgenommen werden. Besonders beeindruckt hat uns, wie wir unsere wichtigsten Ziele bei äußerst geringem Mitteleinsatz erreicht haben. So macht Reporting Spaß!“
Herausforderung
Ausgangslage
Für das Group-Reporting internationaler Organisationen müssen in regelmäßigen Abständen die Daten in den Partnerländern aus verschiedensten Quellen gesammelt, abgeglichen, angepasst und oft auch manuell in Excel-Files eingetragen werden. Dieses Datenhandling fordert hohe Zeit- und Personalressourcen und führt immer wieder zu Übertragungsfehlern. Die teilweise an Agenturen ausgelagerten Daten-Quellen und Softwarelösungen machen es manchmal nur schwer möglich, eine Vergleichbarkeit der Daten zu erzielen. RED NOSES International möchte hier neue Standards setzten und das Quarterly- Reporting in ein modernes und zeitgemäßes System überführen.
Lösung
Mit pmOne hat RED NOSES den Idealen Partner für dieses ambitionierte Projekt gefunden. Gemeinsam mit einem RED NOSES Kernteam hat das pmOne-Team die derzeitigen Prozesse und Datensysteme der Organisation analysiert und das Vorgehen nach agilen Methoden definiert. Ziel war es, Microsoft Power BI als neues Group-Reporting-Tool zu etablieren und damit step-by-step ein Data Warehouse aufzubauen. Dies sollte in NGO-gerechten finanziellen Dimensionen erfolgen und rasch erste Ergebnisse sichtbar machen.
Ergebnis
In kurzer Zeit zu ersten anwendbaren Modellen (MVP)
Als Vorbereitung wurden vom RED NOSES Kernteam die Kennzahlen international abgestimmt und die vorhandenen Systeme der unterschiedlichen Standorte in die Überlegungen miteinbezogen. Das Minimum Viable Product (MVP) sollte die bisherige Excel-Lösung ersetzen und schnellstmöglich eine dezentrale Erfassung für das Group Reporting ermöglichen. In einem kurzen gemeinsamen Kraftakt entwickelte das Projektteam für das PowerBI-Add-In Acterys die erforderlichen Datenmodelle zur Datenintegration und -harmonisierung. Zudem ist es nun möglich, per Excel-Bulk-Upload die vollständigen Daten der unterschiedlichen Quellsysteme effizient in wenigen Schritten hochzuladen.
Quick Wins und eine schier unendlich skalierbare Lösung
Mit der implementierten Lösung erfolgt nicht nur der Upload von Datenfiles in Gruppenstrukturen, auch Analysen auf individuell konfigurierbaren Dashboards erfolgen jetzt in Echtzeit.
So können jederzeit per Mausklick die Daten aus den Bereichen Finance, Fundraising, Programmes visualisiert werden. Auf lokaler Ebene, wie auch auf der zusammengefassten Gruppenebene – und das in der jeweiligen Landessprache!
In den kommenden Sprints werden die elf Partnerorganisationen in den Ländern schrittweise aktiviert und Quellsysteme wie beispielsweise Salesforce CRM über Schnittstellen direkt angebunden.
