Automatisierung von Reporting-Freigabeprozessen in Power Automate

13.06.2023 | Jakob Hohenstein

Gerade im Bereich des Reportings spielen klare Strukturen und eine hohe Nachvollziehbarkeit der Datenfreigabe eine wichtige Rolle. Schließlich hängen an den kommunizierten Zahlen oftmals weitreichende Entscheidungen. Außerdem sollen die Prozesse natürlich effizient sein. Wie diese in Unternehmen konkret aussehen, kann sehr individuell sein. Deswegen spielen wir die Abläufe in diesem Blogbeitrag exemplarisch an einem fiktiven (aber sehr realitätsnahen) Beispiel durch. Begleiten Sie uns auf einer kleinen Reise von der alten manuellen Reporting-Welt in eine moderne automatisierte.

Alles im Fluss: Automatisierung von Reporting-Freigabeprozessen in Power Automate

Der Weg zu klaren Strukturen und Nachvollziehbarkeit in der Datenfreigabe

Klarer Fall: Daten sind DER Dreh- und Angelpunkt für Unternehmen. Folgerichtig ist es unerlässlich, vor allem beim wichtigen Schritt der Datenfreigabe klare Strukturen und eine hohe Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Hierbei ist noch immer in zahlreichen Unternehmen ein weitestgehend manueller Prozess der Standard. So ist das auch bei unserem fiktiven Beispielunternehmen, einem mittelständischen Hersteller von B2C-Produkten. Nehmen wir mal an, dieser ist europaweit aktiv und benötigt eine effiziente Methode, um tagesaktuelle Umsätze zu reporten und dabei eine hohe Qualität sicherzustellen.

Die maßgebliche Verantwortung in diesem Szenario liegt bei einem Daten-Analysten, dessen Aufgabe darin besteht, den Umsatz des Vortages zu analysieren und zu reporten. Da es sich bei den Umsatzzahlen um wichtige Data Assets handelt, ist vor der Weitergabe zunächst eine Überprüfung durch den CFO erforderlich. Im Anschluss an die Genehmigung sind die Verkaufszahlen an weitere Stakeholder wie Länderverantwortliche und Produktmanager zu kommunizieren. Zusätzlich ist es dem Unternehmen wichtig, den Genehmigungsprozess zu historisieren, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Das technische Setup umfasst in diesem Beispiel einen Dataflow, der die Umsatzdaten aus einer SQL-Datenbank abruft (siehe Abbildung 1). Der Dataflow speist wiederum zwei Datasets, eines für die Freigabe (Dev_Report) und eines zur finalen Kommunikation (Prod_Report). Wir gehen davon aus, dass der Dataflow und das Dev_Dataset sich täglich aktualisieren, wohingegen das Prod_Dataset erst nach manueller Auslösung die Daten des Vortages lädt.

Abbildung 1 Der Datenfluss des europaweittätigen Herstellers

Die alte Welt: Programmbrüche, Wartezeiten, Fehlerquellen

Ist Nachhaltigkeit einmal als strategisches Ziel definiert, ändert sich auch die Berichts-Verantwortung für diesen Themenbereich. Sie verlagert sich von untergeordneten Abteilungen oder Bereichen wie „Umweltmanagement“ hin auf C-Level-Ebene. Damit ist auch ein systematisches Controlling erforderlich, im Sinne von Messbarkeit, Reporting und Zielerreichung. Die zentrale Steuerungseinheit für Nachhaltigkeit liegt also automatisch im Controlling und beim CFO – den zwei zentralen Stakeholdern von Nachhaltigkeit. Neben den Finanzzahlen werden neue Messgrößen relevant, beispielsweise Emissionen oder alle anderen Kennzahlen, die Nachhaltigkeitsdimensionen abbilden können. Hierfür verwendet man aktuell den Begriff “Green Controlling” (Abb. 2).

Der bisher verwendete Prozess der Datenfreigabe sieht dabei wie folgt aus: Der Analyst öffnet den Dev_Report im Power-BI-Service, überprüft die Daten für den letzten Tag und informiert den CFO per E-Mail, falls alles in Ordnung ist. Der CFO gibt die Daten wiederum ebenfalls per E-Mail frei, sodass der Analyst den Prod_Report manuell aktualisieren und eine Benachrichtigung über die Datenaktualisierung an die Stakeholder senden kann. Alternativ können die Stakeholder den Report auch im Service abonnieren. Für die erforderliche Historisierung legt er manuell einen Eintrag in einer Excel-Tabelle an. Ihnen wird es nicht entgangen sein: Dieser Prozess ist augenscheinlich mit Programmbrüchen und Wartezeiten verbunden und bindet dadurch die Ressourcen des Daten-Analysten. Die zahlreichen manuellen Schritte bergen zudem die Gefahr, dass Zwischenschritte übersehen oder nicht mit der notwendigen Sorgfalt durchgeführt werden.

Damit wäre der Ablauf in der alten Reporting-Welt unseres Herstellers weitestgehend beschrieben. Doch wie kann ein zeitgemäßer und effizienter Prozess aussehen?

Automatisierung per Power Automate

Mit einer automatisierten Lösung können Unternehmen den gesamten Ablauf optimieren und zudem seine Effizienz und Nachvollziehbarkeit verbessern. Im Falle unseres Herstellers kommt Microsoft Power Automate zum Einsatz, eine leistungsstarke Plattform zur Automatisierung von Workflows. Zur Umsetzung ist lediglich ein entsprechender „Flow“ einzurichten. Dieser automatisiert den gesamten Prozess, von der Genehmigungsabfrage, über die Historisierung bis hin zur Information der Stakeholder (Abbildung 2). Der Flow lässt sich direkt in Power BI erstellen und anpassen oder alternativ über die Power-Automate-Webseite. Er ist dann über das Power-Automate-Visual in Power BI eingebunden und lässt sich von dort mit einem Klick starten.

Die Integration von Power Automate in den Datenfluss bringt viele Vorteile mit sich. So entsteht beispielsweise eine nahtlose Verbindung zwischen den verschiedenen Schritten des Prozesses. Zudem lassen sich die Workflows auf der Power-Automate-Seite flexibel anpassen und optimieren. Bei Bedarf bildet das Tool auch alle individuellen Anforderungen des Unternehmens passgenau ab.

Abbildung 2: Der Freigabeflow in Power Automate

Geführter Flow von der Genehmigungsanfrage bis zur Information der Stakeholder

Der Flow beginnt damit, dass der Analyst den Dev_Report im Power BI Service überprüft. Anschließend stellt er über die Schaltfläche eine Genehmigungsanfrage an den CFO, die dieser per Mail oder über eine Teams-Integration beantworten kann. Erteilt der CFO die Datenfreigabe, so erfolgt automatisch die Aktualisierung des Prod_Reports (Abbildung 3) und die Stakeholder werden über den neuen Datenstand informiert.

Abbildung 3: Per Flow in Power Automate erstellter Umsatz-Report

Sofern der CFO einen Kommentar zur Genehmigungsanfrage erstellt, übernimmt das System auch diesen in die Information an die Stakeholder ebenso wie ein Link zum Prod_Report im Power BI Service (Abbildung 4). Eine alternative Möglichkeit besteht darin, dass die Nutzer den Prod_Report im Power BI Service abonnieren und dadurch über Datenaktualisierungen informiert werden. Durch die Umsetzung in Power Automate sind die eingangs genannten klaren Strukturen sowie die Nachvollziehbarkeit vollständig umgesetzt – und es bieten sich weitere Optimierungs-Möglichkeiten.

Abbildung 4: Kommentare und der Link zum Report werden automatisch in die Kommunikation integriert

Das Sahnehäubchen: Vollständige Integration in die Funktionalitäten der Power Platform

Neben der klaren Struktur und Nachvollziehbarkeit in der Datenfreigabe ermöglicht die Lösung auch eine nahtlose Integration in die weiteren Microsoft-Power-Plattform-Funktionalitäten. So ist der Genehmigungsprozess vollständig personalisierbar, etwa durch die Nutzung verschiedener Antwortoptionen für die Freigabe. Dies bietet zusätzliche Flexibilität für andere Use Cases, wenn es beispielsweise um die Beantwortung von Skonti-Anfragen für Aufträge geht. Besonders praktisch: Im Fall der Skonti-Anfragen und ähnlicher Situationen lassen sich Antwortoptionen in Abhängigkeit von der Auftragsgröße anbieten.

Über den Power-BI-Service ist außerdem eine Automatisierung weiterer Funktionen rund um die Informationsübermittlung an die Stakeholder möglich. So können diese beispielsweise bei Bedarf über die Einrichtung von Data Alerts wichtige Ereignisse oder Trends in Echtzeit verfolgen. Der Alert erfolgt hierbei nur, wenn Kennzahlen einen definierten Bereich verlassen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Umsatzdaten des Vortags pro Verkäufer in Excel zu exportieren und automatisch an die entsprechenden Verkäufer zu verschicken.

Kurz gesagt: Die umfassenden Automatisierungsfunktionen stellen nicht nur eine effiziente und transparente Datenfreigabe sicher, sondern helfen Unternehmen wie unserem fiktiven Hersteller auch bei vielen datengestützten Entscheidungen.