Gerade im Bereich des Reportings spielen klare Strukturen und eine hohe Nachvollziehbarkeit der Datenfreigabe eine wichtige Rolle. Schließlich hängen an den kommunizierten Zahlen oftmals weitreichende Entscheidungen. Außerdem sollen die Prozesse natürlich effizient sein. Wie diese in Unternehmen konkret aussehen, kann sehr individuell sein. Deswegen spielen wir die Abläufe in diesem Blogbeitrag exemplarisch an einem fiktiven (aber sehr realitätsnahen) Beispiel durch. Begleiten Sie uns auf einer kleinen Reise von der alten manuellen Reporting-Welt in eine moderne automatisierte.
Alles im Fluss: Automatisierung von Reporting-Freigabeprozessen in Power Automate
Der Weg zu klaren Strukturen und Nachvollziehbarkeit in der Datenfreigabe
Klarer Fall: Daten sind DER Dreh- und Angelpunkt für Unternehmen. Folgerichtig ist es unerlässlich, vor allem beim wichtigen Schritt der Datenfreigabe klare Strukturen und eine hohe Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Hierbei ist noch immer in zahlreichen Unternehmen ein weitestgehend manueller Prozess der Standard. So ist das auch bei unserem fiktiven Beispielunternehmen, einem mittelständischen Hersteller von B2C-Produkten. Nehmen wir mal an, dieser ist europaweit aktiv und benötigt eine effiziente Methode, um tagesaktuelle Umsätze zu reporten und dabei eine hohe Qualität sicherzustellen.
Die maßgebliche Verantwortung in diesem Szenario liegt bei einem Daten-Analysten, dessen Aufgabe darin besteht, den Umsatz des Vortages zu analysieren und zu reporten. Da es sich bei den Umsatzzahlen um wichtige Data Assets handelt, ist vor der Weitergabe zunächst eine Überprüfung durch den CFO erforderlich. Im Anschluss an die Genehmigung sind die Verkaufszahlen an weitere Stakeholder wie Länderverantwortliche und Produktmanager zu kommunizieren. Zusätzlich ist es dem Unternehmen wichtig, den Genehmigungsprozess zu historisieren, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Das technische Setup umfasst in diesem Beispiel einen Dataflow, der die Umsatzdaten aus einer SQL-Datenbank abruft (siehe Abbildung 1). Der Dataflow speist wiederum zwei Datasets, eines für die Freigabe (Dev_Report) und eines zur finalen Kommunikation (Prod_Report). Wir gehen davon aus, dass der Dataflow und das Dev_Dataset sich täglich aktualisieren, wohingegen das Prod_Dataset erst nach manueller Auslösung die Daten des Vortages lädt.
Abbildung 1 Der Datenfluss des europaweittätigen Herstellers
Die alte Welt: Programmbrüche, Wartezeiten, Fehlerquellen
Der bisher verwendete Prozess der Datenfreigabe sieht dabei wie folgt aus: Der Analyst öffnet den Dev_Report im Power-BI-Service, überprüft die Daten für den letzten Tag und informiert den CFO per E-Mail, falls alles in Ordnung ist. Der CFO gibt die Daten wiederum ebenfalls per E-Mail frei, sodass der Analyst den Prod_Report manuell aktualisieren und eine Benachrichtigung über die Datenaktualisierung an die Stakeholder senden kann. Alternativ können die Stakeholder den Report auch im Service abonnieren. Für die erforderliche Historisierung legt er manuell einen Eintrag in einer Excel-Tabelle an. Ihnen wird es nicht entgangen sein: Dieser Prozess ist augenscheinlich mit Programmbrüchen und Wartezeiten verbunden und bindet dadurch die Ressourcen des Daten-Analysten. Die zahlreichen manuellen Schritte bergen zudem die Gefahr, dass Zwischenschritte übersehen oder nicht mit der notwendigen Sorgfalt durchgeführt werden.
Damit wäre der Ablauf in der alten Reporting-Welt unseres Herstellers weitestgehend beschrieben. Doch wie kann ein zeitgemäßer und effizienter Prozess aussehen?
Automatisierung per Power Automate
Abbildung 2: Der Freigabeflow in Power Automate
Geführter Flow von der Genehmigungsanfrage bis zur Information der Stakeholder
Abbildung 3: Per Flow in Power Automate erstellter Umsatz-Report
Abbildung 4: Kommentare und der Link zum Report werden automatisch in die Kommunikation integriert
Das Sahnehäubchen: Vollständige Integration in die Funktionalitäten der Power Platform
Neben der klaren Struktur und Nachvollziehbarkeit in der Datenfreigabe ermöglicht die Lösung auch eine nahtlose Integration in die weiteren Microsoft-Power-Plattform-Funktionalitäten. So ist der Genehmigungsprozess vollständig personalisierbar, etwa durch die Nutzung verschiedener Antwortoptionen für die Freigabe. Dies bietet zusätzliche Flexibilität für andere Use Cases, wenn es beispielsweise um die Beantwortung von Skonti-Anfragen für Aufträge geht. Besonders praktisch: Im Fall der Skonti-Anfragen und ähnlicher Situationen lassen sich Antwortoptionen in Abhängigkeit von der Auftragsgröße anbieten.
Über den Power-BI-Service ist außerdem eine Automatisierung weiterer Funktionen rund um die Informationsübermittlung an die Stakeholder möglich. So können diese beispielsweise bei Bedarf über die Einrichtung von Data Alerts wichtige Ereignisse oder Trends in Echtzeit verfolgen. Der Alert erfolgt hierbei nur, wenn Kennzahlen einen definierten Bereich verlassen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Umsatzdaten des Vortags pro Verkäufer in Excel zu exportieren und automatisch an die entsprechenden Verkäufer zu verschicken.
Kurz gesagt: Die umfassenden Automatisierungsfunktionen stellen nicht nur eine effiziente und transparente Datenfreigabe sicher, sondern helfen Unternehmen wie unserem fiktiven Hersteller auch bei vielen datengestützten Entscheidungen.
