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Planung mit Power BI

07.04.2021 | Heimo Teubenbacher

Planungsprozess Power BI Controlling Acterys

Planung mit Power BI stellt eine wahrhafte Revolution dar, da sich der einfache und schnelle Zugang zu Ist-Daten zunehmend zu einem „Game-Changer“ in der Umsetzung von Planlösungen entwickelt. Insbesondere durch Schwarzer-Schwan-Ereignisse wie der aktuellen Corona-Pandemie sind Unternehmen darauf sensibilisiert, dass sich wirtschaftliche Rahmenbedingungen sehr schnell erheblich verändern können. Mit der flexiblen, integrierten Reporting- und Planungslösung auf Basis von Power BI und Acterys gelingt eine rasche Anpassungsreaktion, um markt- und wettbewerbsfähig zu bleiben. So schaffen Sie im CFO-Office mehr Freiräume für inhaltliche Fragestellungen und eine Rückkehr zu einer vorausschauenden Unternehmenssteuerung.

Haben Sie sich auch schon die Frage gestellt, wie Sie Power BI auch für Ihre Planung nutzen können? Mit den richtigen technischen Voraussetzungen schaffen Sie die perfekte Grundlage.

Das bewährte Self-Service-BI-Tool Microsoft Power BI bietet die optimale Grundlage für Ihre flexible Unternehmensplanung – und das sogar „auf Knopfdruck“: mit dem Power Sync Connector von Acterys können Sie die Datenmodelle von Power BI in ein MS SQL Datenmodell transformieren. Diese sind mit der CPM-Plattform von Acterys für die Planung bereits mit „write back“-Funktionalität hinterlegt. Damit ist eine einfache Integration von Planungsfunktionalitäten in das Reporting für Soll-/Ist-Darstellungen und für Abweichungsanalysen gewährleistet.

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Soweit die Technik, aber wie sieht die Planung mit Power BI in der Praxis aus?

In meiner mehr als 20jährigen Erfahrung als Controller habe ich häufig eine Trennung zwischen Planung und Reporting wahrgenommen, die sich sowohl technisch in der Verwendung unterschiedlicher Tools als auch fachlich durch die Ausprägung von Experten-Teams widergespiegelt hat. Diese strikte Trennung kam mir schon immer zu stringent vor. Denn warum sollte der Aufwand, den man für ein ausgeklügeltes Reporting mit Power BI betreibt, nicht auch selbstverständlich für die Planung nutzbar sein – und umgekehrt genauso? Tatsächlich liegt der Unterschied nur in einer anderen Aufbereitung und Voraggregation der Daten. Und genau dafür bietet der Einsatz neuer Technologien wie die Kombination von Power BI und Acterys Lösungen.

Die Datenbereitstellung und -aufbereitung ist aber nur der erste Schritt. Um mit dem nächsten Schritt den entscheidenden „Blick in die Zukunft“ zu erhalten, benötigt der Controller nicht nur homogene Daten, sondern auch das passende Werkzeug. Und wenn mit Power BI im Controlling bereits ein ausgefeiltes Vertriebsreporting auf Basis von Ist-Daten vorliegt, so ist es doch naheliegend, in demselben Reporting auch die Forecast- und Plan-Werte innerhalb von Power BI zu ergänzen – ohne vorher die gesamte Datenmodellierungsstrecke in einem Planungstool nachbauen zu müssen. Genau das ist mit der Acterys Plattform in wenigen Schritten über die direkte Anbindung von Power BI Datasets und Dataflows an die SQLServer-basierte Plandatenbank möglich. Zudem erlaubt Acterys, einzelne Quellsysteme anzubinden und direkt mit den Struktur- und Bewegungsdaten zu beladen – it’s just a matter of your need – und das sowohl auf MS Azure Cloud als auch on-premise.

Natürlich ist damit noch keine Glaskugel für eine 100-prozentige Vorhersage erfunden. Die direkte Gegenüberstellung von Fakten und Budgets zeigt aber ein Zielbild für die Zukunft, das auf Ist-Daten, Budgets, Planwerten und Simulationsergebnissen basiert. So liefert ein einziges Datenmodell schnelle und aufschlussreiche Erkenntnisse, die als Grundlage für faktenbasierte, strategische Entscheidungen dienen.

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Exkurs: Was wäre, wenn Sie Forecast- und Planungs- und Budgetierungsprozesse von Beginn an perfekt abstimmen?

Die Erinnerung an den jährlich wiederkehrenden Forecast-, Planungs- und Budgetierungsprozess ist für mich „mit Schrecken“ verbunden. Bereits im Frühling musste der Fahrplan für das kommende Jahr stehen. Nur so konnten alle Beteiligten rechtzeitig die notwendigen Vorarbeiten in Angriff nehmen und die Urlaubsplanung konnte sich an den Abgabeterminen orientierten. Im Sommer stand schon die Anpassung und Vorbereitung der Ist-Werte auf der Tagesordnung – natürlich unter Berücksichtigung der sich regelmäßig ändernden Organisationsstrukturen, der Produktmatrix, der Vertriebskanäle, der Kundensegmentierung etc. Dann folgte im Herbst ein aufwendiger unternehmens- bzw. gruppenweiter Planungsprozess – am besten mit einer Top-Down-Planung vorgeschaltet, um die Leitplanken für den Budgetprozess zu verankern. Daher musste im Controlling schon zu Beginn des Planungsprozesses ein voll funktionsfähiges und integriertes Planungsmodell „fertiggestellt“ sein, um die „Was wäre wenn“ - Fragen des Vorstands zu beantworten. Kommt Ihnen das bekannt vor? Wenn Sie wissen, worüber ich spreche, dann „durchleuchten“ Sie Ihre Sales- und Umsetzungsprozesse und integrieren diese in die Planung. Dazu gibt es in Kürze einen separaten Blog-Beitrag mit dem Titel: „integrierte Unternehmensplanung: mehr als Finanzplanung!“

Modulare CFO-Plattform mit einzelnen Planungsmodulen

Es gibt einzelne Planungsmodule von Acterys für Power BI wie zum Beispiel für die Umsatz-, HR-, OPEX- oder CAPEX-Planung. Diese können Sie als integriertes Finanzplanungsmodell in die Bilanz- und GuV-Planung übernehmen. Die vorkonfigurierten Templates für Power BI lassen sich an den konkreten Planungs- und Simulationsbedarf anpassen. Natürlich kenne ich auch die konzeptionellen Herausforderungen bei der Anpassung des Finanzdatenmodells oder der Algorithmen zur Überführung einer Umsatzplanung in eine Produktionsplanung. Aber dafür haben Sie in den jeweiligen Fachbereichen die erforderliche inhaltliche Expertise. Ergänzend sind wir in meinem pmOne-Team sowohl mit den technischen als auch den IT-fachlichen Lösungsansätzen bestens vertraut.

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Der 1. Schritt zu meiner Vision für die Unternehmenssteuerung 4.0 ist möglich: Eine „modulare“ CFO-Plattform: „von der Quelle bis zur letzten Meile“ für Informationsbereitstellung am „Point of Decision“.

  •  Inklusive Datenintegration und -harmonisierung, integriertem Finanz-, Sales- und Operations-Datenmodell
  • Inklusive vordefinierten Finanzprozessen für Planung, Konsolidierung, Reporting und Analyse
  • Plus Add Ons für das Predictive Forecasting – mit insights auch auf mobilen Endgeräten

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Heimo Teubenbacher

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