Master Data Management

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Master Data Management

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Einführung: Was ist Master Data Management?

Master Data Management (MDM) ist ein umfassender Ansatz zur Verwaltung von Unternehmensinformationen, der die Konsistenz, Genauigkeit und Kontrolle von kritischen Daten über das gesamte Unternehmen hinweg gewährleistet. Es ermöglicht eine einheitliche, genaue und kontextbezogene Sicht auf Stammdaten, die für Geschäftsprozesse und Entscheidungsfindung unerlässlich sind.

Definition: Was sind Stammdaten (Master Data)?

Master Data (zu deutsch: Stammdaten) sind die grundlegenden, nicht-transaktionalen Daten, die in einem Unternehmen verwendet werden. Sie bilden die Basis für alle Geschäftsprozesse und sind in der Regel über einen längeren Zeitraum stabil. Stammdaten sind meist in verschiedenen Geschäftsbereichen und Systemen eines Unternehmens vorhanden und werden von mehreren Abteilungen genutzt. Stammdaten können in verschiedene Kategorien unterteilt werden, darunter beispielsweise:

Kundendaten: Informationen über KundInnen, wie Name, Adresse, Kontaktdaten, Kaufhistorie und Zahlungsinformationen.

Produktdaten: Informationen über die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens, wie Produktname, Beschreibung, Preis, Lagerbestand und Lieferanteninformationen.

Lieferantendaten: Informationen über Lieferanten, wie Name, Adresse, Kontaktdaten und die von ihnen gelieferten Produkte oder Dienstleistungen.

Daten von MitarbeiterInnen: Informationen über MitarbeiterInnen wie Name, Adresse, Kontaktdaten, Position, Gehalt und Beschäftigungsverlauf.

Standortdaten: Informationen über die Standorte eines Unternehmens, wie Adresse, Größe, Lagerkapazität und Anzahl der MitarbeiterInnen.

Hauptvorteile: Was bringt Master Data Management Unternehmen?

Die Stammdaten sind für die Geschäftsprozesse und Entscheidungsfindung in einem Unternehmen von zentraler Bedeutung und müssen daher sorgfältig verwaltet werden. Dies wird durch Master Data Management erreicht. Es verbessert die Datenqualität, indem es Inkonsistenzen beseitigt und eine einzige, vertrauenswürdige Datenquelle bereitstellt. Dies führt in der Regel zu besseren Geschäftsentscheidungen sowie -prozessen und erhöhter Effizienz. Darüber hinaus fördert Master Data Management die Compliance, indem es die Nachverfolgung und Verwaltung von Daten erleichtert, was insbesondere in regulierten Branchen von Vorteil ist.

Hauptfunktionen: Was muss Master Data Management leisten?

Zu den Hauptfunktionen von Master Data Management gehören Datenintegration, Datenqualitätsmanagement, Datenkonsolidierung und Datenverwaltung. Master Data Management ermöglicht die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen und deren Konsolidierung in einer einzigen, konsistenten Datenquelle. Darüber hinaus kann eine entsprechende Lösung Funktionen zur Datenbereinigung, Duplikaterkennung und -eliminierung sowie zur Gewährleistung der Datenintegrität enthalten.

Allgemeine und technologische Herausforderungen: Wie gelingt Unternehmen die Umsetzung von Master Data Management?

Master Data Management ist ein kritischer Aspekt der Datenverwaltung in Unternehmen, der einige allgemeine und technologische Herausforderungen mit sich bringt:

Datenqualität und Datenintegration: Daten stammen oft aus verschiedenen Quellen sowie Systemen und weisen unterschiedliche Formate, Standards und Genauigkeitsgrade auf. Die Bereinigung, Standardisierung und Integration dieser Daten kann zeitaufwendig und komplex sein – vor allem in großen Unternehmen mit vielen verschiedenen Abteilungen.
Skalierbarkeit und Datenmodellierung: Master-Data-Management-Systeme müssen in der Lage sein, mit der Menge und Komplexität der Daten in einem Unternehmen zu skalieren. Zudem kann die Erstellung eines effektiven und effizienten Datenmodells für Master Data Management je nach den vorliegenden Datenstrukturen komplex sein.
Technologieauswahl: Es gibt zahlreiche Master-Data-Management-Tools und -Technologien auf dem Markt. Hierbei gilt es, die richtige Auswahl für die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zu treffen.
Datenbesitz und Governance: Die Frage, wer für welche Daten verantwortlich ist, kann zu Konflikten führen. Zudem gilt es, die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen sicherzustellen.
Sicherheit: Die Sicherheit von Master-Data-Management-Systemen ist von entscheidender Bedeutung, da sie oft sensible und geschäftskritische Daten enthalten. Hierfür gilt es Prozesse und Technologien einzuführen.

Einsatzbereiche und Zielgruppen: Wo wird Master Data Management im Unternehmen genutzt?

Master Data Management hilft der IT-Abteilung, eine effiziente Infrastruktur zu verwalten und die Kosten für die Datenspeicherung zu senken. Darüber hinaus kann Master Data Management Prozesse in vielen unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens unterstützen. Hierzu gehören beispielsweise:

Geschäftsführung und Management: Eine zuverlässige Datenbasis ermöglicht es Entscheidungsträgern, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von korrekten und konsistenten Daten zu treffen.
Finanzabteilung: Durch korrekte und konsistente Daten kann die Finanzabteilung genaue Finanzberichte erstellen und Audit-Anforderungen erfüllen.
Vertrieb und Marketing: Master Data Management kann dabei helfen, ein einheitliches Bild der KundInnen zu erstellen, um personalisierte Verkaufs- und Marketingkampagnen durchzuführen und zu messen.
Kundenservice: Ein zuverlässiges Stammdatenmanagement ermöglicht es, die Kundendaten aktuell und konsistent zu halten, was den Kundenservice und die Kundenzufriedenheit verbessern kann.
Betrieb und Produktion: Stammdatenmanagement hilft bei der Verwaltung von Produkt- und Materialdaten und kann so zu verbesserten Produktionsprozessen und geringeren Materialverlusten führen
Supply-Chain-Management: Durch genaue und konsistente Daten können Unternehmen ihre Lieferketten besser verwalten und effizienter gestalten.

Implementierung: Wie erfolgt die Einführung von Master Data Management?

Die Implementierung von Master Data Management erfordert eine sorgfältige Planung und Strategie. Dies erfolgt meist durch einen mehrstufigen Prozess, der beispielhaft wie folgt aussehen kann:

In einem Kick-Off-Workshop werden gemeinsam die Ziele des Master Data Managements, die beteiligten Stakeholder, relevante Stammdaten und mögliche Risiken identifiziert.
In der anschließenden Konzeptphase geht es darum, eine individuell angepasste Master-Data-Management-Strategie zu erstellen, inklusive einer Kostenabschätzung.
Die Umsetzung startet nun in der Regel durch eine strukturierte Befragung der Fachbereiche, die Auswahl einer geeigneten Lösung und ein technisches Coaching. Anschließend erfolgen die Datenintegration und -konsolidierung, sowie die Implementierung von Datenqualitätsmanagementprozessen.
In der Folge werden die Stammdaten an einer zentralen Stelle bereinigt, vereinheitlicht und angereichert und als zuverlässige Referenzquelle (Golden Record) bereitgestellt. Das Ergebnis des Prozesses ist eine zentralisierte, qualitativ hochwertige und vollständige Datenbank, die Daten aus verschiedenen operativen und analytischen Systemen umfasst. Damit sind doppelte Versionen und Inkonsistenzen eliminiert.
Anschließend ist eine kontinuierliche Überwachung und Wartung erforderlich, um die Datenqualität und -integrität zu gewährleisten.

Verantwortlichkeit: Wer ist für die Stammdatenpflege zuständig?

Master Data Management ist in der Regel eine unternehmensweite Initiative. Die Zuständigkeit kann je nach Unternehmensgröße und -struktur variieren. Es gibt jedoch bestimmte Rollen, die typischerweise an diesem Prozess beteiligt sind. Oftmals gibt es spezifische Personen, die für das Master Data Management verantwortlich sind (beispielsweise MDM-ManagerInnen oder Data-Stewards). Sie koordinieren die Master-Data-Management-Strategie, stellen sicher, dass die Datenqualität aufrechterhalten wird und arbeiten mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um die Nutzung der Daten zu optimieren.

Die IT-Abteilung spielt wiederum eine wesentliche Rolle bei der technischen Umsetzung. Sie ist verantwortlich für die Auswahl, Implementierung und Wartung der Technologien, die zur Verwaltung der Stammdaten verwendet werden.

Die MitarbeiterInnen der verschiedenen Fachabteilungen, wie z.B. Vertrieb, Marketing, Finanzen, Produktion, etc., sind hingegen häufig Nutzer der Stammdaten und tragen zur Qualität der Daten bei. Sie sind oft auch an der Identifizierung relevanter Daten und der Festlegung von Datenstandards beteiligt.